EOS4SP

EOS4SP – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103).

EOS4SP упорядочивает задачи, файлы и обсуждения, позволяя тратить меньше времени на координацию работы и поиск информации.

Возможности

Управление бизнес-процессами
EOS4SP воплощает концепцию управления бизнес-процессами BPM, согласно которой компания автоматизирует не только операции с документами, но и внутренние рабочие процессы и регламенты.


Оптимизация движения документов (технология Workflow)
Используя конструктор бизнес-процессов создаются жесткие и гибкие маршруты, учитывающие существующую логику взаимодействия.

Система автоматизирует бизнес-процессы и контролирует своевременность исполнения задач на каждом этапе.

Мониторинг и контроль
EOS4SP реализует четкую структуру рабочих процессов, предоставляет информацию по процессам в режиме Online.

Оповещает о наступлении контрольных сроков и просроченных задачах. Руководитель, используя аналитические отчеты может оценить эффективность и объем выполняемых работ.

Система оповещает пользователей о поступлении новых задач и документов, оповестит пользователя о контрольных сроках и важных событиях. 

Быстрое создание документов
Договоры, акты, доп. соглашения, регистрируются в системе из электронной почты, со сканера или загружаются в ручном режиме с использованием шаблонов документов.

В EOS4SP ведется реестр договоров, классификация договоров формируется по категориям, организациям, подразделениям, контрагентам.

В карточке договора хранится комплект файлов, акты или дополнительные соглашения, которые заключались по этому договору.

Сократите время формирования документов для сопровождения сделки – используйте готовые шаблоны, загруженные в систему или конструктор документов.

С помощью конструктора документов пользователь может создавать любые комплекты документов необходимые для оперативной работы.

Гибкие маршруты согласования
Договоры согласуются в рамках бизнес моделей по маршрутам, существующим в компании, с соблюдением сроков и участниками процесса.

Система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора.

Руководитель имеет возможность подписывать договор квалифицированной электронной подписью, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания. Все электронные документы, отправляемые и получаемые через систему EOS4SP, могут подписываться электронной цифровой подписью и обладать юридической силой.

Электронный документ отправляется контрагенту из системы через сервис обмена или электронную почту.

Контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, обсуждения задач, предоставляет аналитические отчеты.

Интеграция с другими системами
Открытый API позволяет обмениваться данными с другими системами. Синхронизировать справочники, информацию по контрагентам, получать необходимую информацию из других систем.

Например, 1С: Предприятие, Microsoft Axapta/Navision, SAP, операторами ЭДО и др. 

Обработка и регистрация документов
В системе возможно создание и регистрация любых документов, с прикреплением необходимых файлов любого формата и объема. 

Поступающие документы заносятся в систему со сканера, электронной почты или из сервиса обмена.

Регистрация документа может происходить как в ручном режиме, так и в автоматическом с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки.

После занесения информации документ регистрируется в системе. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в соответствии с нормами российского делопроизводства.

Номер документу присваивается автоматически либо в ручном режиме, в зависимости от настроенных правил работы.

Ввод и контроль поручений
EOS4SP автоматизирует работу с поручениями, проектами резолюций, инициативными поручениями, контролирует сроки исполнения.

Информация о сроках, и результатах исполнения поручений доступна для ознакомления всем участникам работ.

В системе предусмотрен механизм контроля исполнения и оповещение сотрудников об изменении статуса, истечении сроков исполнения поручений, задач, документов.

Ознакомление с документами и поступающей информацией
Задачи по документам поступают на рабочее место сотрудника для ознакомления и исполнения. В системе ведется журнал передачи, в котором фиксируются действия пользователя. Системные уведомления позволят сотрудникам контролировать поступающую информацию и не пропустить ничего важного.


Рабочее место пользователя
Работа с поступающей информацией происходит на Рабочем месте пользователя. Рабочее место наглядно отображает данные по задачам и документам, назначенным сотруднику.

Интерфейс системы позволяет минимизировать затраты времени на восприятие и анализ информации из ECM-системы.

Система позволяет настроить шаблон рабочего места пользователя в зависимости от его функциональной роли в рабочих процессах: регистратор, контролёр, руководитель, сотрудник.

Работа руководителя в системе
При рассмотрении документов руководитель сам создает задачи и поручения для исполнителей, либо поручает данную работу помощнику.

Помощник может заранее подготовить проекты резолюции (предварительный вариант решения) по всем документам, а руководителю останется только утвердить их.

С помощью мобильных приложений руководители, могут оперативно решать поступающие задачи.

Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.

Доступ сотрудников к оперативной информации, возможность совместной обработки документов, позволяют отслеживать информацию по текущим проектам и задачам компании.

Преимущества​
Все документы – как на ладони
Система отображает все статусы по задачам и документам — таким образом исчезает необходимость в дополнительных встречах и многочисленных электронных письмах. EOS4SP интегрирует движение документов в сквозные бизнес-процессы и избавляет сотрудников от рутинных операций.
Конструктор ЕСМ
Чтобы настроить EOS4SP, не нужны программисты. Создайте ECM систему со своими бизнес-процессами, уберите лишнее и добавьте необходимое! Повысьте оперативность принимаемых управленческих решений за счет оперативного получения необходимой информации.
Экономьте время на координацию работы
Работая в EOS4SP, каждый член команды знает, что делать и как его работа связана с задачами коллег. Новые участники могут сразу же получить доступ к необходимой информации — файлы, история обсуждений, взаимодействия сотрудников хранится в системе.
Распределяйте ресурсы
Ресурсов никогда не хватает на все, что запланировано, поэтому жизненно необходимо использовать все возможности команды. Просматривайте отчеты о рабочей загрузке, чтобы видеть доступность сотрудников, и перераспределяйте работу при необходимости.
Управляйте задачами
Разбивайте крупные проекты на выполнимые этапы, ставьте задачи отдельным подразделениям и сотрудникам, прикрепляйте файлы и заранее определяйте сроки исполнения. Наблюдайте за работой отдельных сотрудников, контролируйте прогресс.
Управляйте совещаниями и заседаниями
EOS4SP оптимизирует этапы организации и подготовки проведения совещаний. Автоматизирует согласование повестки, заочное голосование, оповещение участников. Фиксацию принимаемых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.
Организуйте электронный архив документов
Архив позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных экземплярах. Управляйте номенклатурой хранения, формируйте дела в соответствии с установленными законом сроками хранения. Списывайте документы в архив из системы документооборота. Формируйте описи, перечни, акты, отчетные формы.
Преимущества внедрения и использования
EOS4SP повышает прозрачность работы предприятия благодаря наведению порядка в потоках документации. При помощи СЭД вырабатываются и четко соблюдаются единые принципы работы с документами, избавляя сотрудников от рутины работы, характерной для бумажного документооборота. Такой подход позволяет больше времени и сил уделять основным бизнес-задачам компании.

Возможности

Управление бизнес-процессами
Управление заседаниями и совещаниями
Корпоративный портал
Управление договорами
Долговременный архив документов
Мобильные приложения
Делопроизводство
Оказание государственных услуг. Обращения граждан
СЭД-бот EOS for SharePoint
Управление документами
Управление тендерами и закупками
Отчетность и аналитика

Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?

Наши клиенты

Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться

Система EOS4SP, которая была внедрена в Собрании депутатов Ненецкого автономного округа компанией ЭОС, показала себя как инновационное, гибкое и качественное решение для автоматизации процессов управления документами. Широкий функционал решения позволил не только организовать документооборот внутри Собрания, но и автоматизировать работу с поручениями и создать электронный архив.Благодаря этому была упрощена работа наших сотрудников, оптимизированы маршруты хождения документов, ускорены процессы их согласования, налажен контроль за выполнением поручений.Мы признательны специалистам компании ЭОС за всестороннюю поддержку как в ходе реализации проекта, так и после его завершения.

Служба технической поддержки всегда открыта для наших запросов. Квалификация специалистов, работающих в ней, не вызывает сомнения. Ответы сотрудников техподдержки всегда грамотны, предельно точны и подробны.

Мы надеемся на продолжение сотрудничества с компанией ЭОС. Мы следим за выходом новых версий решения EOS4SP и других продуктов ЭОС и оцениваем перспективы их использования в дальнейшем.

За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.

Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.

Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.

За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.

Внедрение системы ДЕЛО позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.

В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «ДЕЛО» (далее - СЭД «ДЕЛО»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «ДЕЛО» была чётко отлажена. СЭД «ДЕЛО» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.

Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.

Презентация системы EOS4SP