Организация документооборота и автоматизация работы предприятия

    Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия >>> «ДЕЛО» – самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 3000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 280 000. Семнадцать субъектов РФ приняли программы автоматизации органов власти различных уровней на базе системы «ДЕЛО».

  Преимущества СЭД «ДЕЛО»

• Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал, доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.
  
  
• Готовность к работе в МЭДО. Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С 2009 года ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию. Подробнее  
  
  
• Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика), делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

 Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи

• Канцелярия – Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
  
  
• Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.
  
  
• Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений
  
  
• Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов
  
  
• Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения
  
  
• Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа
  
  
• Работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры)
  
  
• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах
  
  
• Оповещения и уведомления – рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений
  
  
• Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов
  
  
• Создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов
  
  
• Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск
  
  
• ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет)
  
  
• Юридически значимый документооборот предприятия – организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров
  
  
• Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе
  
  
• Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

  Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»

• Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули.
  
  
• Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
  
  
• Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.
  
  
• Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени.
  
  
• Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
  
  
• СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными документами.
  
  
• Легкость установки и настройки (в том числе силами заказчика) и короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.
  
  
• Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД.
  
  
• Масштабируемость – система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от единиц до тысяч пользователей.

 Опции

• «Мобильный кабинет» - работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы и др.).
  
  
• «АРМ Руководителя» - работа с электронными документами в кабинете и вне его на одном устройстве (планшетный компьютер или ноутбук).
  
  
• «Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
  
  
• «Юридически значимый документооборот предприятия». С помощью этого криптографического комплекса в профильных компаниях, а также в случаях, когда это актуально, возможно придать полноценную юридическую значимость электронному документообороту, внедрение которого было проведено.
  
  
• «Поточное сканирование». Массовый перевод бумажных документов в виртуальный вид избавляет сотрудников от рутинных операций по регистрации каждого документа.
  
  
• «ДЕЛО-Web». Web-доступ ко всем данным и функциям позволяет сотрудникам так же полноценно работать с документами, находясь в командировке или вне офиса, как и за своим рабочим столом.
  
  
• «ДЕЛО-1С». Интеграция СЭД «ДЕЛО» и 1С дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.
  
  
• «Управление процессами». Специалисты в области процессного управления с помощью этой опции проектируют и создают произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
  
  
• «Оповещения и уведомления». Данная опция служит для своевременного извещения сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д. через электронную почту.
  
  
• Наличие доступного API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми используемыми организацией информационными системами и бизнес-программами.
  
  
  

  Надежность и эффективность СЭД «ДЕЛО»

      Надежность и бесперебойность функционирования системы: доказательством тому – наши клиенты, работающие в системе долгие годы и постоянно расширяющие масштабы использования. При этом СЭД «ДЕЛО» внедряется в минимальные сроки.

     «ДЕЛО» – коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.

     Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

      СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

  Компетенция ЭОС

    Система  «ДЕЛО» - это законченный тиражируемый коробочный продукт, призванный решать задачи автоматизации делопроизводства различных организаций. Простота внедрения системы и удобство работы в «ДЕЛО» обеспечиваются уникальными качествами системы.

    Профессионалы, работающие в компании ЭОС, обеспечивают высочайшее качество, как самой системы, так и ее интеграции, поддержки и обучения:

• Качественное внедрение электронного документооборота на базе программы «Дело» и обучение работе с ней пользователей и администраторов многократно проверенно на практике >>>.
  
  
• Квалифицированные и специалисты, имеющие большой опыт внедрения, и консультанты >>>.
  
  
• Служба техподдержки клиентов ЭОС >>>.
  
  
• Собственный Учебный центр ЭОС >>>.

    На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации – электронная программа документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности в любой организации.