Эффект от внедрения СЭД ДЕЛО

    По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. 

      По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

     Экономия времени на различные операции:

• 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
• 20 % – согласование и утверждение документов;
• 10% – передача документов между подразделениями;
• 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

    Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%. 

     Из таблицы следует, что при использовании СЭД экономится 72,5 % времени.

      Для анализа эффективности внедрения СЭД «ДЕЛО» рассмотрим следующие параметры:

• Сокращение затрат на бумажные документы.
• Повышение производительности труда.

 Сокращение затрат на бумажные документы

     Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

 Повышение производительности труда

   Определим финансовые потери из-за рутинной работы.

   Рассмотрим модель «Рабочее время»:

N – число сотрудников в организации;

T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

Z – средняя зарплата в месяц

   Итого, потери = N*T*Z

   При штате в 1 000 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $

   Потери=1000*0,2*300 = 60 000$ в месяц

   Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволяет справится СЭД «ДЕЛО». 

   Внедрив СЭД «ДЕЛО», Вы сокращаете затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Из чего же складывается эта цифра?

  Сокращение затрат:

• на копирование и печать документов;
• на доставку информации в бумажном виде;
• на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
• на бумагу;
• на хранение информации в бумажном виде;
• на  продолжительность (более быстрое выполнение работ за счет сокращения сроков согласования и поиска документов);
• уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

   Как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

       Итак, при использовании СЭД «ДЕЛО» Вы получаете:

• Экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды.
• Ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.
• Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.
• Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.
• Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами – СЭД «ДЕЛО» обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

     Из этих преимуществ  следует эффективность работы всей организации.

 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»:

• Уменьшаются затраты.
• Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
• Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
• Увеличивается скорость реагирования на запрос.
• Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
• Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.
• Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
• Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
• Более быстрое и качественное принятие решений.
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
• Повышение привлекательности для инвестиций.
• Облегчение внедрения системы управления качеством.
• и многое другое.

    Экономическая эффективность от внедрения СЭД «ДЕЛО» очевидна и мы готовы помочь Вам повысить доходность вашего бизнеса.

Эффективность внедрения системы «ДЕЛО»  для различных категорий пользователей организации:

• Руководителей. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.
• Должностных лиц (исполнителей). Система электронного документооборота «ДЕЛО» предоставляет «виртуальное рабочее место», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.
• Служб документационного обеспечения. Система электронного документооборота «ДЕЛО» является профессиональным решением для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.
• Помощников руководителей и секретарей-референтов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет поддерживать качественное информационное и документационное обеспечение руководства.
• ИТ-специалистов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» имеет гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

• Подробнее