«eDocLib:Хранение и оцифровка»
Комплексное решение «Хранение и оцифровка»
Электронные архивы бумажной документации становятся все более востребованными средством для организации оперативной работы с информацией. Внедрение электронного архива сокращает время извлечения необходимой информации из архива до нескольких секунд и значительно повышает эффективность использования архива.
Для обеспечения быстрого и интуитивно-понятного доступа и наглядного предоставления необходимой информации системы управления контентом предоставляют различные поисковые инструменты, возможности доступа к информации с помощью многоуровневой структуры каталогов и рубрик, гиперссылок («связок») между документами и другие возможности. Другим важным элементом электронного архива является модуль загрузки данных в систему, включая механизмы импорта данных, сканирования и распознавания.
Простота и удобство
Благодаря широким возможностям по настройке и конфигурированию, заложенным в платформе eDocLib, решение «Хранение и оцифровка» может быть в предельно сжатые сроки адаптировано в соответствии с особенностями используемых архивных объектов и типовыми сценариями использования информации. В число настраиваемых без программирования возможностей относятся:
-
конструирование учетной карточки, содержащей необходимый набор метаданных о хранимом документе,
-
дерево рубрик архива,
-
различные виды представления документов для разных категорий сотрудников,
-
конструирование дополнительных поисковых форм для наиболее удобного доступа к информации, в том числе с использованием дополнительных фильтров, плавающих диапазонов дат и т.п.
Для обеспечения максимально простой и удобной работы пользователей с информацией в решении «Хранение и оцифровка» предусмотрена интеграция с распространенными офисными приложениями, например, доступ к архиву данных может осуществляться непосредственно из «Проводника» Windows или почтового клиента Microsoft Outlook. Максимальная простая и удобная загрузка новых данных в систему обеспечивается набором инструментов для импорта файлов, сканирования и распознавания.
Скорость и эффективность
Для наиболее быстрого и эффективного наполнения архива электронными образами бумажных документов и накопленными электронными документами решение «Хранение и оцифровка» предоставляет целый ряд различных возможностей. Для загрузки информации, хранящейся в файловых папках, может быть использована специальная утилита импорта документов, позволяющая не только быстро загрузить в систему соответствующие файлы, но и импортировать в систему действующую структуру поддиректорий и определенный набор метаданных (например, «Автор» или «дата создания»). Для эффективной оцифровки больших объемов бумажных документов может быть использован модуль «Поточное сканирование», обеспечивающий сканирование, распознавание и автоматическую регистрацию документов, закладываемых в сканер единой пачкой.
Зачастую, сканируемые документы содержат набор значимых данных, которые необходимы для дальнейшей работы с документами, но формат документов не предполагает единой жесткой структуры (например, различные финансовые документы, договора, страховые полисы и т.п.). В этом случае, благодаря используемой в решении «Хранение и оцифровка» технологии извлечения данных из неструктурированных документов ABBYY FLexiCapture, возможна организация автоматического заполнения карточек документов с помощью информации, извлекаемой из образа сканируемого документа. Таким образом, удается существенно увеличить скорость обработки новых документов и минимизировать ручной ввод.
Современные технологии, мобильность, облачные вычисления
Решение «eDocLib:Хранение и оцифровка» построено на платформе Microsoft.NET и изначально спроектировано для использования через веб-интерфейс. Таким образом, доступ к системе электронного архива может быть обеспечен с любого устройства, подключенного к Интернет, в том числе со смартфонов, коммуникаторов и планшетных устройств. Проведенные нагрузочные тестирования и опыт реализации масштабных проектов подтверждают высокую производительность и практически неограниченную масштабируемость решения. Решение «Хранение и оцифровка» протестировано на возможность размещения в облачных сервисах, в том числе по публичной, частной и гибридной модели использования. Ряд технологических партнеров – операторов связи, обеспечивают доступность комплексного решения «Хранение и оцифровка» как веб-сервиса по модели SaaS.
