Сегодня мир становится мобильным, руководители редко бывают на рабочем месте, а продолжать работу с документами, давать распоряжения надо. Удаленная работа сотрудников уже стала нормой: для этого используются смартфоны, коммуникаторы, ноутбуки или планшеты. Системы электронного документооборота не стали исключением в общем тренде мобильности.

Возможности удаленного доступа и работы с помощью мобильных устройств становятся все более важной составляющей современных корпоративных информационных ресурсов и систем электронного документооборота. Компания ЭОС, представившая в 2009 году первое на российском рынке решение для мобильной работы в корпоративной системе электронного документооборота, на сегодняшний день предлагает своим пользователям широкую линейку приложений, позволяющих осуществлять полноценную работу в корпоративных информационных системах с помощью мобильных устройств на любой из популярных платформ – Windows, Android или iOS.

  Подсистема «АРМ Руководителя»

Использование подсистемы «АРМ Руководителя» даёт возможность руководителям разных уровней работать с документами как с помощью обычных компьютеров, так и с помощью мобильных планшетных устройств. Подсистема «АРМ Руководителя» реализует все сценарии работы с документом с использованием любого компьютера. Необходимые условия: операционная система Windows7 и наличие Office2010.

Ключевая особенность подсистемы «АРМ Руководителя» состоит в том, что, выделяя из всего многообразия функций системы «ДЕЛО» функции руководителя, подсистема позволяет заниматься только содержательной работой с электронным документом и принятием управленческих решений.

Подсистема «АРМ Руководителя» предоставляет эти функции системы «ДЕЛО» в удобном интерфейсе, специально адаптированном под специфику руководящей работы.

Используя «АРМ Руководителя», руководящий работник избавлен от делопроизводственных операций (таких как контроль исполнения, отчетность, технологические функции обработки документов). Данные операции выполняются соответствующим персоналом – пользователями «стандартных» рабочих мест системы «ДЕЛО».

Таким образом, данное решение позволяет существенно упростить работу в системе «ДЕЛО» для руководителей и сделать их работу более эффективной, оперативной и удобной.

Особенности работы руководителей в подсистеме «АРМ руководителя»:

• ежедневная работа с большим объемом документов, поступающих на рассмотрение, согласование и подписание
• работа в офисе и вне офиса (в дороге, в командировке и т.д.)
• получение информации в наглядном и понятном представлении – прежде всего, сам документ и достаточный минимум информации о нём
• работа в системе, где все интуитивно просто и понятно – присутствует только достаточное количество функций, необходимых руководящему работнику.

Чтобы повысить эффективность и оперативность работы руководителя, обеспечить доставку актуальной и необходимой информации в максимально удобном и наглядном виде, мы предлагаем новое решение «АРМ Руководителя».

«АРМ Руководителя» позволяет:

• получать электронные документы на рассмотрение, подписание, согласование
• накладывать на документы текстовые, графические и аудиорезолюции
• быстро искать нужные документы (из тех документов, что уже были получены руководителем в подсистеме).

Кроме того, «АРМ Руководителя» даёт возможности накладывать резолюции, визировать и подписывать документы с помощью ЭЦП, а также автоматизировать работу помощников руководителя.

Преимущества «АРМ Руководителя»

• Простота и удобство интерфейса. В связи с использованием специального облегчённого интерфейса рабочего места руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.
• Удобство работы. Возможность работы на одном и том же устройстве как в офисе, так и вне его.
• Удобство ввода информации. «АРМ руководителя» поддерживает не только клавиатуру и мышь, но также новейшие технологии работы с помощью сенсорного экрана, multitouch, рисования/аннотирования с помощью цифрового пера и записи аудиоинформации.
• Возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет или локальной сети. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО».

  Решения для планшетов iPad

Как и «АРМ Руководителя», решения на планшетах iPad реализуют сценарии работы с документом для руководителей. Ключевые особенности решений на iPad состоят в том, что эти решения позволяют заниматься только содержательной работой с электронным документом и принятием управленческих решений. Два представленных ниже решения на iPad предоставляют эти функции системы «ДЕЛО» в двух различных удобных интерфейсах, адаптированных под специфику руководящей работы.

Используя решения на iPad, руководящий работник избавлен от делопроизводственных операций и технологических функций обработки документов. Эти операции, как и при использовании «АРМ руководителя», выполняются соответствующим персоналом – пользователями «стандартных» рабочих мест системы «ДЕЛО».

Таким образом, решения на iPad позволяют упростить работу в системе «ДЕЛО» для руководителей и сделать их работу эффективной, оперативной и удобной.

 Решение «Портфель руководителя»

Решение «Портфель руководителя», разработанное компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей решения «АРМ Руководителя», реализует функциональность мобильной работы с документами и позволяет оперативно получать документы на визирование, согласование и подписание, накладывать необходимые резолюции (в том числе и голосовые), осуществлять поиск среди уже полученных документов, а также, при необходимости, использовать для визирования и подписания документов электронную подпись. Использование «Портфель руководителя» возможно как при подключении к локальной сети или сети Интернет, так и в автономном режиме.

 Решение iSelf

Решение iSelf, совместная разработка ЭОС и компании Flexis, обеспечивает наглядный и интуитивно-понятный интерфейс, привычный для пользователей iPad, предоставляющий возможность реализации всех типовых сценариев обработки электронных документов с простотой и удобством бумажных, включая редактирование документов с помощью возможностей рукописного ввода, наложение резолюций ( в том числе графических и голосовых, а также с помощью выбора типовых резолюций из списка). Продуманный интерфейс приложения позволяет оперативно получить необходимую аналитическую информацию по документу, сделать подборку необходимой информации с помощью системы фильтров, выбрать подходящих исполнителей поручений и ознакомиться с результатами их выполнения.

iSelf позволяет:

• получать электронные документы на рассмотрение, подписание, согласование,
• накладывать на документы текстовые и аудиорезолюции,
• использовать стандартные тексты и выбирать исполнителей из списка с фотографиями,
• визировать и подписывать электронные документы,
• вносить правки в проекты документов с помощью фукционала iPad (зачёркивать, подчёркивать в тексте документа, вписывать свои комментарии, включая аудио-запись)
• быстро искать нужные документы (из тех документов, что уже были получены руководителем в подсистеме) по полнотекстовому поиску или с помощью фильтров.

Особенности работы руководителей на iPad:

• ежедневная работа с документами, поступающими на рассмотрение, согласование и подписание,
• работа в офисе и вне офиса (в дороге, в командировке и т.д.) на привычном планшете iPad,
• получение информации в наглядном и понятном представлении: сам документ и достаточный минимум информации о нём,
• работа в системе, где все интуитивно просто и понятно – присутствует только достаточное количество функций, необходимых руководящему работнику.

Преимущества решений на iPad:

Простота и удобство интерфейса. В связи с использованием специального интерфейса на планшете iPad руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

Удобство работы. Возможность работы на планшете iPad как в офисе, так и вне его.

Удобство ввода информации. Решения на iPad поддерживают все привычные варианты работы на планшете.

Возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Internet. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО».

  Подсистема «Мобильный кабинет»

Подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к сети, с ноутбука, из Интернет-кафе и при помощи мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, а также мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе, работающие на платформе Android. Операционная система – любая.

Данное решение:

• даёт возможность сотрудникам организаций работать с документами посредством электронной почты, скачивая её непосредственно на мобильное устройство
• дает возможность не прерывать работу с системой «ДЕЛО» при нахождении сотрудника вне офиса.

Особенности работы в подсистеме «Мобильный кабинет»:

• сотрудники, использующие «Мобильный кабинет», работают с документами, поступающими на рассмотрение, согласование, подписание и ознакомление
• такие сотрудники часто работают с системой вне офиса (в дороге, в командировке и т.д.)
• подсистема «Мобильный кабинет» даёт возможность сотруднику посредством специальных сообщений электронной почты выдавать поручения другим сотрудникам, отчитываться по исполнению поручений, визировать и подписывать документы, вносить изменения и пересылать документы, добавлять к документам голосовые метки и фотографии непосредственно с мобильного устройства
• подсистема «Мобильный кабинет» может работать с уже имеющимся у сотрудника любым устройством, способным подключаться к интернету и имеющему браузер или почтовый клиент.

Подсистема «Мобильный кабинет» – альтернатива кабинету системы «ДЕЛО-Web» при нахождении сотрудника вне офиса

Данная подсистема нужна широкому кругу сотрудников, которые часто работают вне офиса, находясь на различных объектах. В офисе такие сотрудники используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне офиса – подсистему «Мобильный кабинет» на своём мобильном устройстве.

Кроме того, данная подсистема будет необходима сотрудникам, у которых нет необходимости в использовании полнофункциональной версии системы «ДЕЛО», однако им нужно оперативное оповещение об изменениях в системе документооборота, которое они получают посредством электронной почты и мобильных устройств. В этом случае подсистема «Мобильный кабинет» может быть использована также и внутри офиса на стационарным компьютере.

Работая в «Мобильном кабинете» через интерфейс электронной почты, сотрудник может:

• получать и отправлять документы (пересылка документов)
• просматривать файлы документов и данные документа (такие как автор, дата, номер и т.п.)
• просмотреть и утвердить проект резолюции
• завизировать документ
• подписать документ
• ввести отчет об исполнении поручения
• ввести новую резолюцию
• добавить свои файлы (в процессе пересылки, исполнения, визирования и подписания).

После отправки электронной почты с мобильного устройства и получения почты сервером системы «ДЕЛО» произошедшие изменения фиксируются в системе «ДЕЛО».