«Приемная Руководителя»

Реализованные проекты

Система «Приемная Руководителя» предназначена для автоматизации работы Приемной руководителя по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием.

Преимущества

Для руководителя

система не требует обучения и специальных знаний компьютера;
оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;
контроль исполнения поручений;
эффективное планирование, ведение и напоминание о мероприятиях и других событиях рабочего графика;
удобный и естественный интерфейс;
возможность общения с сотрудниками приемной, не используя голосовую связь.

Для сотрудников Приемной

экономия времени на исполнение указаний руководителя;
сокращение времени на рутинные операции;
быстрая и удобная регистрация мероприятий и контактов с помощью системы различных справочников;
возможность прикрепления к регистрационным карточкам мероприятий произвольного количества файлов в любом формате представления;
исключение потери информации;
быстрый поиск по любым реквизитам мероприятия, контакта и тексту прикрепленного документа;
формирование отчетности;
возможность изменения структуры информационных ресурсов без программирования.

Основные функции

Формирование и ведение плана мероприятий

В системе можно формировать план мероприятий в произвольный временной период.
Система «Приемная Руководителя» обеспечивает наглядное представление списка мероприятий, упорядоченных по дням недели. Руководитель может устанавливать поручения исполнителям и контролировать исполнение.
В системе можно прикрепить документы по мероприятиям и визитам в любом формате – видео, звуковом, текстовом и в других.
Программный продукт «Приемная Руководителя» позволяет получать отчеты по мероприятиям, составлять планы ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
Система обладает удобным интерфейсом. Настройка экрана, размер и вид шрифта производится по желанию пользователя.
Реализован механизм предупреждения о начале мероприятия.

Ведение плана визитов

Система производит оповещение о пришедших или позвонивших лицах с получением информации от руководителя о приеме или соединении с человеком.
Для решения руководителю достаточно выбрать из справочника соответствующее значение – «соедините», «пригласите», «позвоню сам». Выбранные решения могут быть дополнены или изменены после ввода.
Система позволяет осуществлять полноценный поиск информации по всем реквизитам, относящимся к посетителям и мероприятиям.
Для более удобного и быстрого выбора нужного значения или человека, реализована система справочников должностных лиц.
Для оперативного общения руководителя с сотрудниками приемной есть чат. Для общения в системе и быстрого обмена информацией можно выбрать одного адресата или группу адресатов.

Реализованные проекты

Первая версия системы «Приемная Руководителя» успешно работает:

- в Министерстве внутренних дел РФ

В МВД РФ системой ежедневно пользуется лично Министр внутренних дел, сотрудники его приемной, а также все заместители министра. Система функционирует с 2001 года.

Руководители приемных министра и его заместителей в полной мере и ежедневно используют возможности системы в части ведения распорядка дня и, особенно в части приема посетителей и звонков.

В МВД РФ отмечают, что данная автоматизированная система существенно облегчила работу приемной, ускорила работу по приему посетителей и звонков. А также облегчила работу по планированию мероприятий и встреч.

- в Государственной Думе Федерального Собрания РФ

В Государственной Думе РФ система «Приемная Руководителя» функционирует с 2004 года.

С системой ежедневно работает лично Председатель Государственной Думы, руководитель секретариата, заместитель руководителя секретариата, а также сотрудники приемной.

В Государственной Думе РФ используются все функции системы в полном объеме. Председатель Думы в системе ведет свой рабочий график, планирует встречи и мероприятия, в которых необходимо принять участие. Прием посетителей и все входящие звонки фиксируются и отрабатываются именно в системе «Приемная Руководителя».

Информация для ИТ-специалистов

Система реализована на платформе Microsoft .Net, имеет четырехзвенную архитектуру и функционирует в сети Intranet/Internet организации, что значительно упрощает установку и эксплуатацию. Благодаря наличию полнофункционального API и документированной структуре базы данных система может быть интегрирована с программным обеспечением сторонних производителей и уже имеющимися информационными системами. В тоже время с учетом специфики хранящейся в системе информации возможна установка системы на отдельном фрагменте сети руководителя и его помощников.