Внедрение

Системы, разработанные компанией ЭОС, снабжены подробной документацией, просты в настройке и эксплуатации и могут быть легко установлены и внедрены силами самих покупателей.

Однако компания ЭОС, имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота, кадрового учета и автоматизации архивов организаций, предлагает перечень услуг, позволяющих внедрить систему в более короткие сроки и получить максимальный эффект от ее использования.

Предлагаемый перечень услуг по внедрению включает следующие виды работ:

1. Установку программного обеспечения.
2. Настройку системы.
3. Проведение обучения по различным курсам (на площадях заказчика).

Сроки внедрения системы зависят от множества факторов, в числе которых:

• количество приобретаемых рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система;
• необходимый заказчику функционал системы;
• точная настройка системы в соответствии с требованиями заказчика.

Процесс внедрения системы состоит из следующих этапов:

• обследование организационной структуры заказчика;
• описание основных бизнес-процессов, схем движения документов;
• выявление узких мест в действующей модели документооборота заказчика;
• выработка рекомендаций для оптимальной схемы документооборота обследованной организации;
• установка программного обеспечения;
• настройка системы, формирование справочников и классификаторов системы, определение пользовательских прав;
• обучение персонала организации-заказчика;
• опытная эксплуатация системы;
• окончательная настройка системы с учетом особенности работы пользователей, выявленных в процессе обучения и опытной эксплуатации.

На этапе обследования и анализа действующей модели документооборота заказчика, построения модели работы с документами с применением автоматизированной системы используется подготовленный компанией перечень типовых вопросов по организации делопроизводства в данной организации. Для составления целостной картины о существующей схеме документооборота исследуются структура организации и деятельность ее подразделений, виды используемых документов и маршруты их движения и согласования, полномочия участников деловых процессов и определение их ролевых функций в системе, существующие в организации функции контроля и формы отчетности.

Результаты анализа и рекомендации по построению оптимальной модели документооборота могут быть по желанию организации-заказчика оформлены в виде специального отчета.

Установка и настройка сетевого программного обеспечения, СУБД, программного обеспечения на сервере и рабочих местах пользователей могут осуществляться силами специалистов организации-заказчика или с привлечением специалистов компании ЭОС.

Базовые (обязательные для заполнения) и дополнительные справочники системы могут быть сформированы заказчиком самостоятельно после или в процессе прохождения курса технолога, в противном случае для заполнения справочников системы и ее настройки могут привлекаться специалисты компании ЭОС. Это касается и регистрации пользователей системы и описания их прав доступа.

В процессе опытной или промышленной эксплуатации системы можно воспользоваться услугами компании ЭОС для оказания помощи в виде консультаций пользователей. «Авторский надзор» предусматривает присутствие специалиста компании на территории заказчика в период опытной или промышленной эксплуатации в течение полного рабочего дня или на протяжении четырех часов ежедневно.