Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Выбор системы электронного документооборота (СЭД) - факторы и советы

  • Требования по соответствию документооборота определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, ведомственным инструкциям, международным стандартам, уровню организации хранения информации.

  • Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

     
  • Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры, численность персонала, наличие многоуровневых резолюций, вышестоящий организаций. Необходимость управления организационными мероприятиями (совещаниями и т.д.)

  • Наличие территориально распределенных подразделений, фактор мобильности сотрудников. Эти факторы накладывают определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных, к наличию у СЭД опций шифрования, веб-клиентов, мобильных клиентов и т.д. 

  • Нагрузочные требования, быстродействие. В крупных организациях следует учитывать фактор быстродействия СЭД при активном использовании, большом объеме базы данных и числе пользователей.

  • Потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможность интеграции с уже о работающими в организации системами поддержки этих процессов (CRM, HR, бухгалтерия, государственные услуги и т.д.).

  • Перспективы перехода на полностью или частично электронный документооборот (как во внутреннем, так и во внешнем взаимодействии). Учитывается поддержка СЭД электронной подписи и криптопровайдеров.

  • Требования по объему хранения. Если объем хранения документов достигает нескольких терабайтов, лучше выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM – Hierarchal Storage Management). При такой организации хранения активно используемые данные размещаются на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация переносится на медленные и дешевые носители. 

  • Наличие бумажного архива большого объема, требующего ввода в СЭД. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов, для других могут быть приобретены дополнительные опции или внешнее ПО.

  • Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия. 

  • Необходимость развитых средств поиска информации. Поддержка, наряду с поиском по реквизитам, полнотекстового поиска, а также языков имеющихся в организации документов.

     
  • Требования по срокам хранения документов. Наличие в организации документов постоянного (вечного) хранения, требующих в дальнейшем передачи в государственные архивы.

     
  • Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота. Учитывается необходимость переноса базы данных из действующей СЭД.

  • Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования, подключения к единым системам документооборота (территориальным, отраслевым и пр.). 

  • Требования по безопасности (обязательное шифрование, организация доступа в соответствии с должностными обязанностями, персональные данные и т. д.). Если в информационной инфраструктуре организации уже используются какие-либо механизмы доступа, учитывается возможность их применения в системе документооборота.

  • Внедрение, поддержка, сроки развертывания. Учитывается время на внедрение и доработку, возможность внедрения и развития СЭД собственными силами либо доступность услуг по внедрению и поддержке. 

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

20апреля

Интеграция EOS for SharePoint и конструктора документов в финансовой компании

Узнать больше

16марта

EOS for SharePoint и корпоративный портал в инжиниринговой компании

Узнать больше

02марта

Практические кейсы по EOS for SharePoint от «Медиалюкс», партнера ЭОС и исполнителя проектов: онлайн-семинары для Казани и Перми.

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ