Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Процесс внедрения, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия – сложный многоэтапный процесс. 

При любой стратегии проект проходит ряд обязательных этапов.

Определение целей и стратегии

Цели организации

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота

 

Стандартные проблемы – это

  • потери документов,

  • существенные затраты времени на их прохождение,

  • «непрозрачное» и сложное согласование,

  • поиск информации,

  • доставка служебной корреспонденции в подразделения,

  • низкая исполнительская дисциплина,

  • «непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники

  • службы ДОУ,

  • ИТ-подразделения,

  • договорного отдела,

  • HR-специалисты,

  • а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД. 

В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота. 

Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика. 

На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

Обследование документооборота

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:

  • анализ организационной структуры компании;

  • выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;

  • уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);

  • выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);

  • анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;

  • аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);

  • определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;

  • формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:

  • требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;

  • описание участков автоматизации;

  • требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;

  • описание способов обеспечения безопасности;

  • перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Установка СЭД

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Выгоды от мобилизации бизнеса

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.

Остались вопросы по внедрению электронного документооборота? Оставьте заявку, и наши специалисты предложат решение под ваши требования, предоставят демо-версию и дадут бесплатную консультацию.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ