Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

Чтобы принять решение о необходимости внедрения системы документооборота, нужно ответить на вопросы:

  • Окупят ли преимущества электронного делопроизводства затраты на проект?

  • Перевесят ли преимущества перехода на электронный документооборот его возможные недостатки?

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. Вы получаете:

  • сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям;

  • долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы

Электронный документооборот позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

  • высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов;

  • уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

  • сокращения затрат на доставку бумажных документов;

  • экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

  • после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

  • стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

  • 20 % – поиск и ожидание поступления документов;

  • 20 % – согласование и утверждение документов;

  • 10% – передача документов между подразделениями;

  • 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Операция

Время для бумажного документа

Время для электронного документа

с учётом времени ожидания принятия решения

Доставка входящего документа сотруднику

5 часов

3 минуты

Доставка входящего документа конечному исполнителю

15 часов

4 часа

Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя

16 часов

5 часов

Ознакомление с документами

20 часов

1,5 часа

Выпуск организационно-распорядительных документов

27 часов

6 часов

Согласование исходящего документа

17 часов

8 часов

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

  • сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;

  • увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;

  • повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

  • улучшения исполнительской дисциплины;

  • повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);

  • внедрения эффективных механизмов совместной работы;

  • гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД
Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

  • Уменьшаются затраты.

  • Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

  • Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

  • Увеличивается скорость реагирования на запрос.

  • Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

  • Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

  • Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

  • Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

  • Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

  • Более быстрое и качественное принятие решений.

  • Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

  • Повышение привлекательности для инвестиций.

  • Облегчение внедрения системы управления качеством.

  • и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

  • Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

  • Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

  • Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

  • Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.

  • ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Хотите узнать больше об использовании СЭД для повышения эффективности вашего бизнеса? Закажите презентацию системы у себя в офисе!

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ