Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Виды систем электронного документооборота

Управление документами: зачем нужны СЭД?

В наши дни большинство документов изначально создаются в электронном виде. Те же, что попадают в организацию на бумаге, часто подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об управлении документооборотом, то должны иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть электронный документооборот. 

Виды и способы организации электронного документооборота могут быть разными – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем. Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности компании. Если идти дальше, нужно внедрять схему, которая позволит упорядочить работу и с бумажными документами, и с электронными. Это позволяют сделать системы электронного документооборота различных видов.

Цель электронного документооборота – эффективность!

Времена, когда внедрение СЭД могло быть данью моде, ушли в прошлое. Сейчас организации, переходящие на электронный документооборот, в первую очередь думают об эффективности. Повышение эффективности возможно двумя способами – через увеличение результата и уменьшение затрат. Современные СЭД используют оба эти способа.


Так, снижению затрат способствуют:

  • Сокращение затрат на бумажные документы (распечатку, копирование, пересылку и пр.).

  • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам западных консалтинговых компаний, доля затрат времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.

На результативность деятельности организации при внедрении СЭД влияют:

  • Ускорение информационных потоков (более оперативная информационная поддержка менеджмента – выше скорость принятия решений).

  • Изменение корпоративной культуры (повышение информационно-технологической подготовленности персонала, способствующее лучшему восприятию инноваций).

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Внедряя систему электронного документооборота, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:

  • повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений и отдельных сотрудников;

  • автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;

  • обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации и знаниям;

  • протоколирование деятельности организации в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений и т.д.;

  • сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);

  • упрощение и удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.

Факторы, влияющие на выбор СЭД 

Любая организация, выбирающая СЭД, руководствуется определенными критериями. На выбор СЭД влияют факторы , характеризующие саму организацию и ее документооборот. Они касаются особенности организационной структуры и бизнес-процессов, имеющихся требований к документообороту, видов контента, необходимого функционала системы, способов внедрения, поддержки СЭД, ее развития, интеграции и т.д. Подробнее

Общая классификация систем документооборота

Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.

По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:

  • Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

  • Электронные архивы. Это системы с развитыми средствами хранения и поиска информации. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.

  • Workflow-системы. В центре таких систем – бизнес-процессы, которые они и автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.

  • ЕСМ-системы. Это комплексные системы управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление документами; управление образами документов (Document Imaging); управление записями; управление потоками работ (Workflow); управление веб-контентом (WCM); управление мультимедиаконтентом (DAM); управление знаниями (Knowledge Management); управление коллективным взаимодействием (Collaboration). 

Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов систем электронного документооборота.

Как же выбрать «правильную» СЭД?

Итак, выбор системы документооборота – сложный процесс и зависит от многого. Если это коммерческая компания, решающий вес имеет возможный экономический эффект от внедрения СЭД. Если это государственное учреждение, акцент делается на поддержку всех задач, решаемых организацией, и особенностях этих задач, связанных со спецификой деятельности. Учесть все факторы и помочь вам с выбором всегда готовы специалисты нашей компании. 

Системы документооборота компании ЭОС

ЭОС предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых вы можете подобрать оптимальное решение:

  • «ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота. 

  • EOS for SharePoint - система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point. 

  • eDocLib - универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.

  • «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.


Обратитесь в ЭОС, и мы вам поможем выбрать СЭД под ваши задачи.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ