Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Решения ЭОС в области телекоммуникации и связи. ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь» (КМС)

Заказчик

ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь» (КМС)

Проект

Создание автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи».

Сроки реализации

с 2001 г. по настоящее время.

Проект осуществляют компании: «Кемеровская Мобильная Связь», «Корпоративные системы - Консалтинг» (Барнаул) – региональный представитель компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва).

Ситуация к началу реализации проекта

В начале 2001 года руководство «Кемеровской Мобильной Связи» признало целесообразным разработку и внедрение системы автоматизированного документооборота для головного офиса предприятия в Кемерово и филиала в Новокузнецке. Технология, положенная в основу такой системы, должна в полной мере учитывать сложившуюся схему документопотоков и принятые в КМС правила работы с документами.

Специфика деятельности предприятия предполагает ведение большого числа договоров аренды, подряда, обслуживания, а также дилерских договоров. Необходимо иметь чётную оперативную картину, характеризующую данные договоры как по составу документов, так и по этапам и срокам их исполнения.

Ежегодно в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи» обрабатываются свыше 5 тысяч документов.

Цели проекта

  • Обеспечить условия, дающие возможность поэтапного перехода КМС на внутренний безбумажный документооборот.
  • Обеспечить единую регистрацию в системе «ДЕЛО» всех документов головного офиса предприятия в Кемерово и филиала в Новокузнецке.
  • Обеспечить контроль исполнения всех документов и поручений к ним.
  • Организовать обмен документами (на уровне входящий/исходящий) по электронной почте между головным офисом и филиалом.
  • Организовать совместную работу административного и делопроизводственного персонала КМС над проектами документов и согласование внутренних документов, имеющих хождение в электронном виде.
  • Обеспечить справочный доступ к базе документов предприятия через Интранет.

Выбор системы

Из состава ведущих специалистов «Кемеровской Мобильной Связи» была создана рабочая группа, которой поручили провести выбор базовой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

В результате сравнительного анализа функциональных возможностей систем «1С: Архив», Optima Workflow, «ДЕЛО» и ряда других отечественных и зарубежных разработок выбор был сделан в пользу системы «ДЕЛО» компании ЭОС.

Внедрение системы в структурных подразделениях КМС было поручено региональному партнёру ЭОС – компании «Корпоративные системы» (Барнаул).

Реализация проекта. Ход выполнения работ

  • январь-июль 2001 г. – изучение представленных на рынке российских и зарубежных решений в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Выбор программного комплекса «ДЕЛО» компании ЭОС в качестве основы для построения в КМС автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. Выбор исполнителя проекта – им стала компания «Корпоративные системы». Обследование документооборота головного офиса КМС в Кемерово, разработка проекта, инсталляция и настройка системы «ДЕЛО», временная привязка, запуск в эксплуатацию системы в головном офисе и удалённых подразделениях в Кемерово (в общей сложности 13 рабочих мест).
  • август- октябрь 2001 г. – постоянная привязка системы «ДЕЛО» в головном офисе и удалённых подразделениях в Кемерово. Поставка системы «ДЕЛО» для Новокузнецкого филиала КМС (7 рабочих мест).  Инсталляция и настройка системы «ДЕЛО», запуск в эксплуатацию системы в Новокузнецком филиале КМС, обеспечение документообмена с головным офисом компании по электронной почте.
  • апрель 2002 г. – поставка дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО» и опции «Сканирование» для головного офиса КМС.
  • январь 2003 г. – реорганизация документооборота компании, перевод всех пользователей на работу с установленной в головном офисе КМС единой базой данных системы.
  • июль-август 2004 г. – настройка системы на работу с проектами документов (с использованием возможностей системы «ДЕЛО» версии 8.5.3), ведение учёта и контроля исполнения договоров; переподготовка пользователей.
  • 2005 г. по настоящее время – проект завершен. Систему используют все должностные лица. В настоящее время осуществляется периодическое обновление системы и её техническая поддержка.

Результаты проекта

С внедрением системы «ДЕЛО» стал возможен безболезненный, без внесения радикальных изменений в привычную схему документооборота и схему управления предприятием переход на автоматизированную систему работы с документами.

В системе ведётся регистрация договоров и всех связанных с ними документов: заказов, дополнительных соглашений и т. п. (при этом ясна полная история появления и взаимосвязи данных документов).

Работая с регистрационными карточками договоров, специалисты финансовой службы могут отслеживать все необходимые сведения, касающиеся сумм, статуса исполнения, сроков, исполнителей договоров со стороны КМС. Кроме того, система даёт возможность планировать отчисления по договорам на основании сроков оплат и выполнения работ. Кураторы договоров всегда видят оперативную картину по состоянию и планам исполнения работ, оплат, изменениям в договорах и т. п. Результатом этого стали как автоматизация наиболее близких к финансовой службе «Кемеровской Мобильной Связи» процессов учёта и ведения договоров, так и уменьшение количества бумажных документов и их поэтапная замена на электронные.

В.А.Игнатьев, генеральный директор компании «Кемеровская Мобильная Связь»:

«Как показывает накопленный нами опыт, применение системы электронного документооборота значительно расширяет возможности руководства по управлению предприятием, делает процесс управления эффективным, логически обоснованным, понятным и предсказуемым, исключает вероятность возникновения на предприятии какого-либо хаоса и неразберихи. Кроме того, упрощаются процедуры подготовки документов и принятия по ним решений. Персоналу, имеющему дело с документами, доступны различные информационные массивы данных, позволяющие безотлагательно поднять всю историю работы с каждым документом, получить любые справочные сведения, сформировать необходимые отчётные формы. Руководство при этом получает возможность вести контроль исполнения документов, на какой бы стадии ни находились данные документы в текущий момент.

Всё это самым непосредственным образом сказывается на повышении конкурентоспособности «Кемеровской Мобильной Связи».


Отрасль: Услуги связи и телекоммуникации.

Регион: Кемеровская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

25сентября

ЭОС на «PKI-Форум Россия 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ