Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Казанский государственный университет: система коллективной работы с электронными документами

Казанский государственный университет, являясь одним из старейших и известнейших российских учебных заведений, самой историей своего существования призван быть хранителем отечественных традиций, как связанных с культурой, наукой, просвещением, так и издревле сложившимися на Руси принципами и подходами к организации управления. Вместе с тем университет стремится всячески использовать в своей повседневной деятельности передовые технические и технологические достижения, которые наилучшим образом способствуют прогрессу общества и улучшению жизни людей. Отсюда и выбор системы электронного документооборота, органично сочетающей в себе отечественную практику работы с документами и западные информационные и документационные технологии, – системы «ДЕЛО».

Несомненно, проводимые в КГУ мероприятия по созданию системы коллективной работы с документами повлекут за собой и ускоренную модернизацию технических и программных средств университета. А чтение курса лекций по электронному документообороту для студентов КГУ гарантирует серьёзное внимание к проблеме документационного обеспечения управления будущих руководителей, менеджеров, учёных.

Сам факт внедрения системы «ДЕЛО» в Казанском государственном университете, наиболее уважаемом вузе города и региона, может и должен стать настоящим катализатором процессов автоматизации делопроизводства для других учебных заведений, предприятий и организаций Республики Татарстан.


Участники

Заказчик:

  • Казанский государственный университет (КГУ);

Исполнитель:

  • ООО «Татарские Информационные Системы и Средства Автоматизации» (ТИССА).


Ситуация

В канун 200-летия Казанского государственного университета его ведущие специалисты ставят перед собой и решают серьёзные задачи по созданию единого информационного пространства, которое призвано сыграть роль важнейшего фактора для организации взаимодействия КГУ в образовательной, научной и культурной сферах жизни с ведущими вузами, предприятиями и научными центрами нашей страны и мира. Совершенно естественно, что принимаемые решения должны быть основательно проработаны и подкреплены комплексом первостепенных мер, направленных на совершенствование всей системы управления КГУ и основной составляющей этой системы – документационного обеспечения управленческой деятельности.


Решение

В основу системы коллективной работы с документами Казанского государственного университета была положена система «ДЕЛО» компании ЭОС, способная наилучшим образом обеспечить автоматизацию делопроизводственных процессов КГУ в любых формах существования документов (традиционно бумажной, электронной и смешанной бумажно-электронной). С точки зрения специалистов университета, данная система целиком и полностью отвечает предъявляемым требованиям как в части заложенного в ней функционала, так и по своим стоимостным характеристикам. Более того, «ДЕЛО» предоставляет пользователям превосходно отлаженную и многократно апробированную в организациях и учреждениях России и стран СНГ технологию работы с документами.

 
Программные продукты и технологии, использованные в проекте

  • Система «ДЕЛО» компании ЭОС;
  • Операционные системы Linux, MS Windows;
  • Система управления базами данных Oracle.

К эффективному управлению университетом

М.Х.Салахов, ректор Казанского государственного университета, доктор физико-математических наук, профессор, заведующий кафедрой оптики и спектроскопии.

«Решение о внедрении в Казанском государственном университете системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет под собой весьма серьёзные основания и учитывает целый ряд заслуживающих внимания факторов.

Казанский университет, являясь одним из старейших и известнейших российских учебных заведений, самой историей своего существования призван быть хранителем отечественных традиций, как связанных с культурой, наукой, просвещением, так и издревле сложившимися на Руси принципами и подходами к организации управления. Вместе с тем университет стремится всячески использовать в своей повседневной деятельности передовые технические и технологические достижения, которые наилучшим образом способствуют прогрессу общества и улучшению жизни людей. Отсюда и выбор системы электронного документооборота, органично сочетающей в себе отечественную практику работы с документами и западные информационные и документационные технологии.

Мы прекрасно сознаём свою ответственность за сохранение и преумножение интеллектуального и кадрового потенциала страны. Это обязывает наших специалистов искать и находить пути и средства для обеспечения эффективного и компетентного руководства университетом на всех уровнях его управленческой иерархии, налаживанию чёткого взаимодействия с множеством территориальных подразделений и удалённых филиалов. Этих целей также невозможно достичь без применения отвечающей современным требованиям автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности.

Как известно, Казанский университет, его факультеты дали начало открытию и становлению многих вузов Поволжья, связи с которыми остаются актуальными по сегодняшний день. Университет ориентирован на тесное сотрудничество и с другими учебными заведениями, как в регионах России, так и в странах ближнего и дальнего зарубежья. В частности, у нас заключены договоры более чем с 40 иностранными университетами, КГУ участвует в ряде крупнейших мировых программ. И что ещё, как не открытая для интеграции система электронного документооборота, способна наилучшим образом сыграть роль базового объединяющего элемента для всей структуры взаимоотношений этого интернационального высокообразованного сообщества?!

И, наконец, наш университет вот уж почти 200 лет готовит квалифицированных специалистов (со времени основания – более 100 тысяч), не только свободно ориентирующихся в своей конкретной профессии и области знаний, но и готовых взять на себя ответственность за решение самых насущных и актуальных проблем в экономике, политике, государственном строительстве, социальной сфере – причём, на любом уровне, вплоть до общенационального. Для этого необходимо научить наших подопечных искусству работы с документами, искусству управления посредством документов – мы должны дать им знания как всех ретроспективных аспектов, так новейших технологий, применяемых в этой важнейшей сфере человеческой деятельности.

Анализ сложившейся ситуации привёл нас к решению о необходимости создания в университете единого информационного пространства, основой которого, как мы рассчитываем, станет система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота».

Участники проекта

Казанский государственный университет (КГУ)

Казанский государственный университет имени В. И. Ульянова-Ленина был основан как Императорский Казанский университет в 1804 году. Утвердительная грамота и Устав были подписаны 5 (17) ноября 1804 года императором Александром I. Решением Президиума Всероссийского ЦИК от 29 июня 1925 года Казанскому государственному университету присвоено имя В. И. Ульянова-Ленина.

Указом Президента Российской Федерации от 30.07.96 Казанский государственный университет включён в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Университет расположен в центральной части Казани – городе с миллионным населением и почти тысячелетней историей, на берегу реки Волги, в 800 км от Москвы. В течение многих лет он являлся самым восточным высшим учебным заведением России: в его округ входили Поволжье, Пензенская и Тамбовская губернии, Прикамье и Приуралье, Сибирь, Кавказ.

КГУ уже в первые десятилетия своего существования стал крупнейшим центром образования и науки. В нём сформировался ряд научных направлений и школ (математическая, химическая, медицинская, лингвистическая, геологическая, геоботаническая и др.). Предмет особой гордости университета – выдающиеся научные достижения: создание неевклидовой геометрии (Н. И. Лобачевский), открытие химического элемента рутения (К. К. Клаус), создание теории строения органических соединений (А. М. Бутлеров), открытие электронного парамагнитного резонанса (Е. К. Завойский), открытие акустического парамагнитного резонанса (С. А. Альтшулер) и другие.

Со времени основания в университете подготовлено более 100 тысяч специалистов. В числе студентов были выдающиеся учёные, а также представители культуры и общественные деятели: С. Т. Аксаков, М. А. Балакирев, П. И. Мельников-Печерский, Л. Н. Толстой, В. И. Ульянов-Ленин, В. Хлебников и др. С Университетом тесно связаны и такие имена, как И. М. Симонов, К. Ф. Фукс, П. Ф. Лесгафт, В. М. Бехтерев, А. Ф. Самойлов, А. В. Вишневский, Н. О. Ковалевский, Н. А. Головкинский, И. А. Бодуэн де Куртенэ, Х. Д. Френ, И. И. Хальфин, А. К. Казем-бек, Н. Ф. Катанов, Н. Н. Зинин, В. В. Марковников, А. Е. и Б. А. Арбузовы, Н. Г. Чеботарёв, Н. Г. Четаев, А. З. Петров, П. А. и А. П. Широковы и др. С университетом сотрудничали известные деятели татарской науки и культуры: К. Насыри, Ш. Марджани и др.

Казанский университет и его факультеты стали базой для открытия и становления более десяти вузов Поволжья.

За два столетия сложился и университетский городок, ядро которого составляет прекрасный архитектурный ансамбль в стиле русского классицизма XIX века. В университетский учебно-научный комплекс входят также научная библиотека, научно-исследовательские институты химии, математики и механики, 7 музеев, ботанический сад, 2 астрономические обсерватории, центр информационных технологий, издательство, центр и лаборатория оперативной полиграфии, культурно-спортивный комплекс, спортивно-оздоровительный лагерь и другие объекты.

Казанский государственный университет имеет договоры о сотрудничестве более чем с 40 иностранными университетами, участвует в программах IREX, Fulbright, USIA, DAAD, TEMPUS, INCO-Copernicus, «Евразия» и др., является членом Международной ассоциации университетов, Евразийской ассоциации университетов, Союза университетов за демократию.
Ректор Казанского государственного университета – Мякзюм Халимуллович Салахов.

Адрес: 420008, Казань, ул. Кремлёвская, 18
Тел.: (8432) 38-70-69
Факс: (8432) 38-74-18
Электронная почта: public.mail@ksu.ru
Web-сайт: www.ksu.ru

 
Компания "Татарские Информационные Системы и Средства Автоматизации" (ТИССА)

Компания ТИССА работает на информационном рынке Татарстана с 1990 года. Основные направления деятельности – внедрение и сопровождение корпоративных информационных систем, поставка компьютерной техники и периферийного оборудования, сервисное обслуживание программно-технических средств, обучение IT-специалистов.

Заказчики компании: ОАО «Ак Барс» Банк, ОАО «Татэнерго», Аппарат Кабинета министров Республики Татарстан, ОАО «ТАИФ», ОАО «Казаньоргсинтез», УГИБДД МВД Республики Татарстан, министерства и ведомства Республики Татарстан (Министерство финансов, Министерство связи, Министерство транспорта и дорожного хозяйства, Министерство экологии и природных ресурсов, Министерство образования, Министерство социальной защиты, Министерство земельных и имущественных отношений, Госкомитет по статистике), органы Российской Федерации в Республике Татарстан (Министерство по налогам и сборам, Отделение Пенсионного Фонда), Республиканская энергетическая комиссия, ООО «Государственная мобильная связь», администрации городов Казани, Елабуги, Зеленодольска, сеть магазинов «Патэрсон», IKEA, представительство «Данон» и др.

С 1995 года ТИССА – основной поставщик компьютерного и банковского оборудования для крупнейшего банка Республики Татарстан – ОАО «Ак Барс» Банк и его филиалов. За это время поставлено более 3000 компьютеров и серверов DELL, Aquarius, SUN, банкоматы NCR, тысячи единиц периферийного оборудования, 200 лицензий Oracle Enterprise Edition.

Наиболее крупные проекты – разработка и внедрение информационной системы УГИБДД МВД Республики Татарстан (более 60 UNIX-узлов) и Муниципальной Автоматизированной Расчётной Системы (МАРС), предназначенной для сбора коммунальных платежей в городах Казань и Елабуга, внедрение ERP-системы «ПАРУС 8.ХХ» в ОАО «Татэнерго» (1160 лицензий, проект ведётся и в настоящее время), победы в тендерах на поставку компьютеров Aquarius: в 2002 г. – для нужд Департамента казначейства и Минфина Республики Татарстан (709 комплектов), в 2004 г. – для Республиканской больничной кассы (920 комплектов) и пр.

ТИССА – стратегический бизнес-партнёр в Татарстане ведущих зарубежных и российских компаний: DELL, Hewlett Packard, Oracle, SUN Microsystems, ROI INTERNATIONAL, OKI, NCR, Aquarius, IBS, «ЛАНИТ», Rover Computers, EPSON, Lexmark, APC, i-IYAMA, Belinea, РД-TEX, «Ландата», I-Soft, Itersoft Lab, «ПАРУС», «Лаборатория Касперского».

Сервисный центр компании ТИССА авторизован рядом производителей и крупнейших дистрибьюторов компьютерного и периферийного оборудования (DELL, Aquarius, Kraftway, Rover Computers, DEPO, Helios Computers, K-Systems, OKI, Epson, Lexmark, IBS, APC, Genius, RoverScan и др.).

В учебном центре компании ТИССА-УЦ прошли подготовку более 2000 IT-специалистов.

С 1996 года ТИССА – официальный партнёр (со статусом дистрибьютора) «Электронных Офисных Систем» в Республике Татарстан. В послужном списке компании более 25 реализованных проектов по внедрению программных продуктов ЭОС, около 250 автоматизированных рабочих мест административного и делопроизводственного персонала предприятий и учреждений республики.

Продукты компании ЭОС внедрены в целом ряде организаций Республики Татарстан, среди которых:

  1. Аппарат администрации Елабужского района и г. Елабуги;
  2. Аппарат администрации Зеленодольского района и г. Зеленодольска;
  3. Аппарат администрации Ютазинского района;
  4. Министерство связи;
  5. Министерство по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций;
  6. ОАО «ТАИФ»;
  7. Управление Приволжского округа Госгортехнадзора РФ;
  8.  Министерство экологии и природных ресурсов;
  9. Главное Управление министерства юстиции РФ по Республике Татарстан;
  10. Комитет по делам о несостоятельности и финансовому оздоровлению предприятий;
  11. ОАО «Таттелеком»;
  12. «ТАИФ-АРТ»;
  13. Министерство по делам молодежи и спорту;
  14. ОАО «ТАИФ-Телком»;
  15. Министерство сельского хозяйства и продовольствия;
  16. Республиканская Энергетическая Комиссия;
  17. Администрация Лаишевского района;
  18. Нижнекамский Химико-технологический институт;
  19. ГУ Центра Госсанэпидемнадзора г. Казани;
  20. Министерство образования.

О компании ТИССА и автоматизации работы с документами в КГУ

Д.Х.Ахметов, Генеральный директор компании ТИССА.

«Компания ТИССА была основана в 1990 году, в период кардинальных для нашей страны изменений, происходящих в структуре информационных технологий, когда доступность относительно недорогих производительных серверов и персональных компьютеров, развитие сетевых инфраструктур и появление новых подходов к обработке и хранению значительных массивов данных позволило многим потенциальным потребителям всерьёз задуматься о создании собственных корпоративных информационных систем.

Сегодня нашу компанию с полным правом можно назвать системным интегратором или «поставщиком решений». Как показывает практика, именно законченные решения, или полный спектр услуг в области IT-технологий, в первую очередь, интересует корпоративного заказчика.

Изначально наша компания, ядро которой составили высококвалифицированные сотрудники ряда оборонных НИИ и Казанского государственного университета им. В. И. Ленина, была ориентирована на создание сложных информационных систем на основе реляционной СУБД Informix (а затем – Oracle) и операционной системы UNIX.

Однако во второй половине 90-х годов с появлением отечественных информационных систем промышленного качества мы постепенно перешли от собственных разработок к внедрению готовых решений. При этом нашим основным приоритетом по-прежнему оставалась ориентация на крупных корпоративных заказчиков.

Так, решая задачи заказчиков в части документационного обеспечения управленческой деятельности, после тщательного анализа рынка систем корпоративного уровня, существовавших на тот период, мы остановили свой выбор на системе электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» и вышли на взаимодействие с компанией ЭОС. Время показало, что мы не ошиблись.

На сегодня система «ДЕЛО» внедрена нами в 6 министерствах Республики Татарстан, в аппаратах глав администраций ряда районов Республики Татарстан, в крупных государственных и коммерческих структурах региона.

Конечно, успешное внедрение сложного прикладного и системного программного обеспечения, которым мы активно занимаемся, было бы невозможно без подготовки квалифицированных пользователей. С этим связано создание при нашей компании в 1992 году учебного центра, сначала как одного из структурных подразделений, а затем как самостоятельной организации.

ТИССА имеет и свой сервисный центр, который авторизован многими ведущими производителями компьютерного и периферийного оборудования.

К проекту внедрения системы «ДЕЛО» в КГУ у нас сложилось особое отношение, ведь многие из сотрудников компании ТИССА не один десяток лет проработали в стенах университета, хорошо знакомы как с его административной структурой, так и с людьми, которые эти структуры возглавляют.

У нас есть все основания надеяться, что данный проект, затрагивающий пока лишь «верхушку айсберга» административного аппарата университета, уже в ближайшее время получит дальнейшее развитие и охватит все факультеты КГУ на уровне деканатов, а затем и кафедр. В этом случае эффект от автоматизации будет максимальным. Уверен, что внедрение системы «ДЕЛО» значительно облегчит работу специалистов университета с документами и позволит высвободить время для их плодотворной научной работы».


В. Э. Баласанян, Генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы».

«Компания «Татарские Информационные Системы и Средства Автоматизации» (ТИССА) с 1996 года является нашим официальным партнёром в Республике Татарстан.

Высокая квалификация специалистов компании ТИССА подтверждена сертификатами ЭОС, а также других ведущих мировых и отечественных фирм. Компанией накоплен огромный опыт, касающийся как внедрения систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, так и работы в целом ряде смежных областей (бухгалтерский учёт, учёт затрат, логистика, управление финансами, бюджетирование, учёт заработной платы, управление персоналом и др.). Всё это, а также методологически обеспеченный подход к реализации проектов, наличие собственных сервисного и учебного центров, разветвлённая партнёрская сеть, множество выигранных тендеров делают компанию ТИССА одним из основных игроков на информационном рынке Татарстана, с которым нам приятно иметь дело.

У компании весьма солидный список заказчиков. В нём представлены властные структуры республики, крупнейшие государственные и коммерческие предприятия, банковские учреждения.

И хотя мы всегда готовы прийти и приходим на помощь своим партнёрам, как правило, участие ЭОС в проектах компании ТИССА ограничивается консультациями по «горячей линии». И то лишь в наиболее сложных нестандартных ситуациях. Внедрение и сопровождение программных продуктов, гарантийная поддержка и обучение персонала заказчиков выполняются исключительно силами сотрудников компании ТИССА.

Проект по автоматизации делопроизводства и документооборота в Казанском государственном университете, безусловно, относится к числу важнейших и, в своём роде, показательных проектов, выполненных компанией ТИССА.

Вообще, мне представляется символичным внедрение системы «ДЕЛО» именно в КГУ, который в ноябре 2004 года отметит своё 200-летие. Это учебное заведение, хорошо знакомое с исконно русскими принципами ведения делопроизводственной деятельности, сегодня примеривается к электронному документообороту. И в этом нет противоречий. Надеюсь, что разработанная нами система «ДЕЛО» позволит наилучшим образом решить любые задачи, стоящие перед специалистами Казанского государственного университета в части документационного обеспечения управления».

 

О компании ЭОС и системе электронного документооборота «ДЕЛО»

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Компания «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» («Электронные Офисные Системы» или ЭОС) была основана в 1994 году. В её состав вошли специалисты, занимавшиеся автоматизацией делопроизводства в высших органах государственной власти. Сегодня ЭОС удерживает лидирующие позиции на рынке систем электронного документооборота и делопроизводства России и стран СНГ. Системы, созданные ЭОС, в полной мере учитывают как традиции и культуру российской школы делопроизводства, так и передовые западные методики управления документами, в них использованы новейшие информационные технологии ведущих мировых и отечественных производителей.

Инструментом создания программных систем ЭОС являются средства разработки клиентских приложений в среде Windows, основанные на современных Internet-, CASE- и RAD-технологиях. Комплект приложений создан с использованием технологии «клиент-сервер». Для обеспечения удалённого доступа к информации через Internet/Intranet используется набор компонентов (COM), позволяющий выполнять запросы пользователей и обеспечивающий необходимую навигацию по базе данных (с применением технологии MS ASP).

У компании свыше 600 заказчиков, более 40 тысяч пользователей применяют на своих рабочих местах её программные продукты. Среди организаций, выбравших систему "ДЕЛО" - основной продукт ЭОС, - Государственная Дума, Совет Федерации, Счётная палата, Судебный департамент, банк "Петрокоммерц" и другие. Крупнейшие проекты компании - это корпоративные системы документооборота учреждений Банка России, предприятий "Татнефти", органов ГАС "Выборы". Ряд субъектов Российской Федерации (Республика Башкортостан, Алтайский край, Республика Мордовия, Республика Саха (Якутия), Московская область, Архангельская область, Липецкая область) приняли систему "ДЕЛО" как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровней.

Компания имеет развитую сеть региональных партнёров и стратегические соглашения с фирмами Microsoft, Oracle и Xerox.

Особенности системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» позволяет автоматизировать все основные технологические функции документооборота и делопроизводства, среди них:

  • централизованная и децентрализованная регистрация документов;
  • управление электронными образами (файлами) документов;
  • передача документов на рабочие места сотрудников организации (с учётом заданной маршрутизации);
  • поиск документов по любому реквизиту (сочетанию реквизитов) регистрационной карточки, полнотекстовый поиск;
  • автоматическое формирование картотек подразделений;
  • формирование личных папок пользователей для хранения документов;
  • группировка документов в папки кабинетов с возможностью осуществления коллективной работы с ними;
  • работа с проектами резолюций;
  • ведение номенклатуры дел;
  • приём/отправка документов по электронной почте;
  • регистрация отправки исходящих документов (с учётом возможности формирования реестров исходящей корреспонденции);
  • контроль исполнительской дисциплины в части своевременного исполнения документов и резолюций;
  • регистрация перемещений оригиналов и копий бумажного документа;
  • ведение журналов (ознакомления сотрудников с документами, уничтожения оригиналов документов и их бумажных копий);
  • получение стандартных справок и отчётных форм.

Кроме того, система «ДЕЛО» даёт возможность осуществлять и функции администрирования:

  • создание справочников (подразделений, должностных лиц, организаций и др.);
  • управление формированием картотек подразделений;
  • назначение прав доступа пользователей к документам (группам документов), к картотекам;
  • задание прав пользователей на регистрацию, редактирование и удаление документов, на ввод резолюций от имени определённого должностного лица (группы лиц) и т. п.

 
Организационные рамки проекта (границы автоматизации)

Организационные рамки проекта на первом этапе внедрения системы «ДЕЛО» охватывали Ректорат и Аппарат управления КГУ.

 Рис. 1. Структура Ректората и Аппарата управления КГУ.


Функциональные рамки проекта

Функциональные рамки проекта включали в себя реализацию таких процессов, как:

  • единая регистрация поступающей корреспонденции (с последующим её направлением на рассмотрение руководству или в структурные подразделения);
  • единая регистрация исходящей корреспонденции и внутренних документов, циркулирующих в подразделениях КГУ;
  • регистрация движения документов внутри организации – с учётом резолюций, отчётов об исполнении, согласования (визирования) документов;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой номенклатурой дел;
  • контроль своевременности и корректности исполнения документов, поручений, резолюций и указаний руководства;
  • поиск документов по различным критериям;
  • получение статистических отчётов по документообороту.


Нормативно-методическое обеспечение работ

Теоретической основой для внедрения системы «ДЕЛО» в КГУ явились следующие нормативно-правовые акты:

  1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (N 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г.);
  2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (N 1-ФЗ от 10 января 2002 г.);
  3. Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении (на основании приказа Минобразования России N 2286 от 24.07.2000 г.).

Осуществление проекта

Функциональный состав системы

Функциональный состав внедряемой в КГУ системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота включал в себя

1) аппаратный комплекс:

  • сервер баз данных;
  • персональные компьютеры, объединённые в корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе «ДЕЛО»;

2) комплекс системных программных средств:

  • операционная система сервера (Linux);
  • операционная система персональных ЭВМ (Windows 2000);
  • реляционная СУБД (Oracle);
  • система подготовки отчётов (MS Office);

3) комплекс прикладных программных средств системы «ДЕЛО».

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю многофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Ретроспектива основных этапов реализации проекта

  • 2 марта – состоялась презентация системы «ДЕЛО» ключевым пользователям КГУ (ректор, проректоры, начальники управлений, главный бухгалтер);
  • 4 марта – подготовлен и передан на утверждение руководству КГУ проект договора на внедрение первой очереди системы;
  • 9 – 19 марта – проведено обследование существующих документопотоков, сложившейся схемы документооборота и правил делопроизводства, имеющейся программно-технической базы и её соответствия требованиям, необходимым для корректного функционирования внедряемой системы;
  • 12 марта – подписан договор на внедрение первой очереди системы;
  • 19 марта – 5 апреля – проанализированы и обобщены собранные в результате обследования материалы, подготовлен проект технического задания (ТЗ) на внедрение системы «ДЕЛО»;
  • 5 апреля – проект ТЗ передан на согласование руководству КГУ. В ТЗ отмечены «узкие места» (требующие модернизации компьютерного оборудования, сетевой инфраструктуры, программного обеспечения), даны рекомендации относительно технологии дальнейшего развития проекта;
  • 5 апреля – выполнена инсталляция серверной части системы «ДЕЛО»;
  • 5 апреля – начался процесс модернизации технических средств и программного обеспечения КГУ в соответствии с данными в ТЗ рекомендациями;
  • 23 апреля – проведена презентация макета системы «ДЕЛО», полностью соответствующего технологической схеме документооборота Ректората и Аппарата управления КГУ.
  • 29 апреля – подготовлен и передан на утверждение руководству КГУ второй вариант ТЗ, учитывающий пожелания и замечания заказчиков (уточнён состав всех групп документов подразделений, участвующих в документообороте);
  • 17 мая – ТЗ подписано ректором КГУ;
  • 18 – 22 мая – на рабочие места пользователей установлена клиентская часть системы «ДЕЛО»;
  • 25 мая – 21 июня – проведено обучение пользователей;
  • 21 июня – подписан акт сдачи-приёмки системы в промышленную эксплуатацию.

Выполнение проекта

Группа, которая была занята внедрением системы «ДЕЛО» в подразделениях КГУ, входит в состав отдела офисных систем компании ТИССА. Руководитель группы – Г. С. Ефимова. У всех специалистов группы солидный опыт участия в проектах подобного рода.

Со стороны Казанского государственного университета выполнение проекта курировал начальник Управления информатизации КГУ В. Ю. Михайлов. Ответственным за внедрение и сопровождение системы «ДЕЛО» в университете была назначена Л. В. Трифонова – ведущий программист Центра информационных технологий КГУ (ЦИТ КГУ), руководитель группы внедрения и сопровождения информационных систем в КГУ. Непосредственное участие в работах по созданию единого информационного пространства университета на базе системы электронного документооборота принимала Ф. М. Абдуллина – администратор БД Oracle отдела сетевого администрирования ЦИТ КГУ. С глубоким пониманием дела отнеслись к работе по подготовке ТЗ Н. К. Замов (проректор КГУ по общим вопросам и организации учебного процесса), ряд других специалистов вуза. Серьёзное внимание проекту постоянно уделяло высшее руководство университета и, прежде всего, ректор КГУ М. Х. Салахов.

 На совещании у проректора по общим вопросам и организации учебного процесса. Слева направо: Н. К. Замов – проректор по общим вопросам и организации учебного процесса, Л. В. Трифонова – ведущий специалист ЦИТ КГУ, Г. С. Ефимова – ведущий специалист ООО «ТИССА»

 Специалисты Казанского государственного университета и раньше сталкивались с проблемами, которые сегодня призвана решить система «ДЕЛО». Отсюда и соответствующие понимание и всяческое содействие, оказываемое многими подразделениями КГУ рабочей группе, занимавшейся внедрением системы коллективной работы с документами.

На первом этапе реализации проекта по внедрению в подразделениях Казанского государственного университета системы «ДЕЛО» предусматривалось проведение работ по обследованию организационной и административной структуры КГУ, существующих документопотоков, сложившейся практики делопроизводства и имеющейся программно-технической базы. Результаты этой работы были положены в основу подготовленного впоследствии технического задания и предложений по дальнейшему развитию автоматизированной системы электронного делопроизводства и документооборота.


Основные задачи обследования:

  • выяснение общих принципов ведения делопроизводства в КГУ;
  • изучение административной структуры университета;
  • изучение основных процессов, существующих в сложившейся системе документооборота;
  • изучение схем взаимодействия подразделений КГУ при реализации этих процессов;
  • выявление основных групп документов, участвующих в документообороте;
  • изучение структуры документов, участвующих в документообороте;
  • экспертиза оснащённости автоматизируемых подразделений программно-техническими, коммуникационными средствами и их соответствие требованиям, необходимым для корректной работы внедряемой системы;
  • подготовка предложений по группировке документов, участвующих в документообороте;
  • подготовка предложений по оптимизации и последующей автоматизации документооборота.

Обследование входящих в организационные рамки проекта подразделений КГУ включало в себя такие шаги, как:

  • изучение общей информации, предоставленной специалистами университета;
  • сбор реквизитов, шаблонов номеров документов, образующих реальный документооборот;
  • анкетирование и интервьюирование ключевых сотрудников вуза;
  • анализ и обработка собранной информации.

В распоряжение компании ТИССА специалистами КГУ были представлены:

  • описание структуры университета;
  • принятая в КГУ номенклатура дел;
  • образцы некоторых документов, участвующих в документообороте.

К.К.Костылёв, заместитель Генерального директора ООО «ТИССА» – генеральный директор ООО «ТИССА-Учебный Центр», кандидат физико-математических наук.

«Сбор информации о документообороте выполнялся методом интервьюирования ключевых должностных лиц КГУ.

Нашими специалистами были детально изучены маршруты следования документов в подразделениях университета, проанализированы входящие и исходящие документопотоки, а также конкретные операции, осуществляемые персоналом КГУ при работе с документами.

Как показал анализ собранной информации, часть документопотока подразделений университета достаточно хорошо структурирована, регистрация документов ведётся в соответствии с утверждённым регламентом.

Наряду с этим, в отдельных подразделениях многие документы всё ещё регистрируются в журналах (на бумажных носителях), что существенно затрудняет процедуру их поиска. Кроме того, в ходе экспресс-обследования выяснилось, что имеется ряд документов, которые вообще не регистрируются, и, соответственно, не могут впоследствии участвовать в общем документообороте университета.

Собранный в результате проведённого обследования информационный материал позволил нам получить достаточно полную картину документооборота КГУ в рамках границ автоматизации, которые были определены руководством университета на данном этапе внедрения системы «ДЕЛО».

Так, при изучении полученной информации были выявлены группы документов, которые предусматривают создание проектов документов. Эти проекты передаются на рассмотрение в различные подразделения КГУ. После визирования и утверждения, проект документа может быть зарегистрирован в системе «ДЕЛО» как готовый документ.

При настройке системы «ДЕЛО» нашими сотрудниками были созданы необходимые картотеки документов. Для всех видов и групп документов разработаны шаблоны регистрационных номеров документов, определено место регистрации документов.

В ходе обследования было установлено, какие из реально существующих в подразделениях КГУ тематических рубрикаторов могут быть использованы в соответствующих справочниках системы «ДЕЛО», какие рубрикаторы следует создать заново. Нами были определены и группы документов, регистрационная карточка которых должна иметь дополнительные реквизиты.

От специалистов университета был получен также ряд сведений, касающихся технических характеристик вычислительной техники, которую предполагалось использовать для функционирования системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

В частности, серверное, сетевое оборудование и большинство мест, предназначенных для пользователей системы, в основном удовлетворяло требованиям. Те же рабочие места, на которых компьютерное оборудование отсутствовало или не удовлетворяло необходимым требованиям, предстояло дооснастить. Соответствующие рекомендации были нами даны специалистам КГУ».

На рисунке 2 приведена схема движения проекта договора от его возникновения в подразделениях КГУ – вплоть до утверждения.

 
Рис. 2. Схема движения проекта договора.

Естественно, что после столь тщательно проведённого обследования входящих в организационные рамки проекта подразделений КГУ и схем реально функционирующих в них документопотоков, процессы инсталляции ПО системы «ДЕЛО» и последующего обучения специалистов университета стали для рабочей группы компании ТИССА делом техники.

 Группа внедрения системы «ДЕЛО» в Казанском государственном университете. Слева направо: Г. С. Ефимова, К. К. Костылёв, О. В. Комарова, И. М. Сунгатуллин

Следует учесть, что внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в КГУ осложнялось тем, что в университете полным ходом шла подготовка к празднованию 200-летия, которое состоится в ноябре. Так, в главном здании осуществлялся ремонт, и службы постоянно переезжали с места на место. Но в итоге все возникающие трудности были успешно преодолены.

Помимо предусмотренного планом первого этапа выполнения проекта по автоматизации рабочих мест административного и делопроизводственного персонала Казанского государственного университета, КГУ дополнительно получил в своё распоряжение 20 бесплатных лицензий на программное обеспечение системы «ДЕЛО». ПО, предназначенное для оснащения учебного класса университета, предоставлено компанией ЭОС в рамках предпринятой в 2003 году масштабной маркетинговой акции содействия отечественному образованию «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!».

В компьютерном классе КГУ. Студенты осваивают систему «ДЕЛО»

Оснащённый системой «ДЕЛО» учебный класс предполагается использовать для практического закрепления лекционного материала, прочитанного студентам экономического факультета (по курсу «Административно-офисные технологии») и студентам факультета ВМК (факультет вычислительной математики и кибернетики; конкретное название лекционного курса пока не определено).

 В управлении делами КГУ. Слева направо: Н. П. Набиева (сидит) - документовед, И. Р. Лукашина - ведущий документовед, Г. С. Ефимова – ведущий специалист ООО «ТИССА», Н. В. Елистратов – начальник управления делами КГУ

 21 июня 2004 года система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Казанского государственного университета была принята в промышленную эксплуатацию.

 


Перспективы развития проекта

В ходе проведённого обследования административной структуры и документооборота КГУ, изучения предоставленного специалистами университета материалов была выявлена значительная часть документов, которая не будет контролироваться автоматизированной системой при её развёртывании только в Ректорате и Аппарате управления.

Кроме того, в КГУ циркулирует значительный документопоток, проходящий через контур «Ректорат – Аппарат управления», но адресованный подразделениям (например, факультетам, кафедрам), не включённым в границы автоматизации. Следовательно, необходима автоматизация и этих объектов.

Внедрение системы «ДЕЛО» на уровне факультетов и кафедр позволит:

  • упорядочить технологию работы с документами и перейти на единую систему делопроизводства и документооборота в рамках университета в целом;
  • ускорить общее движение документов;
  • наладить механизмы контроля исполнения документов и работы с ними административного и делопроизводственного персонала;
  • вести аналитическую обработку документационной информации;
  • организовать в подразделениях полноценный внутренний документооборот;
  • обеспечить сотрудникам университета доступ (с учётом соответствующего разграничения прав) к документационной базе данных системы;
  • избежать дублирования информации при работе с документами, исключить возможность утери документов.

Таким образом, в результате внедрения системы электронного документооборота на уровне факультетов и кафедр (это целесообразно осуществить в несколько этапов) у руководства КГУ появится полная и оперативная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов, циркулирующих во всей организации.

Как ожидается, с использованием системы «ДЕЛО» и, соответственно, совершенствованием технологии документационного обеспечения управленческой деятельности КГУ вся структура управления университета станет предельно простой и понятной, логически обоснованной.

Окажется реальной для выполнения и главная цель, поставленная специалистами КГУ на ближайшую перспективу, предполагающая создание единого информационного пространства для организации взаимодействия университета в образовательной, научной и культурной сферах жизни с ведущими вузами, предприятиями и научными центрами нашей страны и мира.

Л.В.Трифонова, ведущий программист Центра информационных технологий Казанского государственного университета – руководитель группы внедрения и сопровождения информационных систем в КГУ.

«Начальный этап реализации проекта охватывал всего 15 рабочих мест, обеспечивающих автоматизацию документооборота на уровне Ректората КГУ. Однако, на мой взгляд, у данного проекта хорошие перспективы развития. Так, в общеуниверситетскую систему электронного документооборота возможно включение факультетов, кафедр, а также территориально-распределённых подразделений КГУ.

По мере расширения масштабов внедрения системы «ДЕЛО» нам будет необходимо отработать технологии массового ввода и последующей автоматической регистрации бумажных документов, шифрования информации, использования электронно-цифровой подписи, реализовать целый ряд других возможностей, имеющихся в системе.

Несколько слов о внедрённой в подразделениях Казанского государственного университета системе «ДЕЛО». Данный программный продукт московской компании ЭОС был выбран нами из числа других представленных на отечественном рынке как оптимальный и с точки зрения заложенного в нём функционала, и по ценовым характеристикам. Продукт хорошо проработан (а нам есть, с чем сравнивать), обеспечен качественной поддержкой и, самое главное, постоянно совершенствуется, учитывая все сегодняшние реалии и тенденции развития документационного обеспечения деятельности предприятий и организаций – наиболее важной составляющей в сфере управления.

Несомненно, проводимые в нашем университете работы по созданию системы коллективной работы с документами повлекут за собой и модернизацию технических и программных средств КГУ. А чтение курса лекций по электронному документообороту на базе системы «ДЕЛО», которые планируется организовать для студентов экономического факультета, гарантирует внимание к важнейшей составляющей проблемы автоматизации управленческой деятельности будущих руководителей, менеджеров, учёных.

Да и сам факт внедрения системы «ДЕЛО» в Казанском государственном университете, наиболее уважаемом вузе города и региона, может и должен стать неким катализатором процессов автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности для других учебных заведений, предприятий и организаций Республики Татарстан».

 Пользователи системы «ДЕЛО». На снимке слева С. В. Горбачёв – начальник планово-финансового управления, на снимке справа – секретари проректора по экономическим вопросам И. В. Аверкиева и С. А. Давыдова

Дополнительные сведения

Другую информацию о компании ТИССА, о выполненных ею проектах можно получить на веб-сервере http://www.tissa.com.ru или в офисе компании.

Почтовый адрес: 420111, г. Казань, а/я 500
Адрес: 420061, г. Казань, ул. Н. Ершова, д. 28А
Телефоны (факсы): (8432) 729-743, 729-763, 729-773
E-mail: tissabir@bancorp.ru


Андрей Шашков,
Константин Костылёв

Сентябрь 2004 года


Отрасль: Учебные заведения.

Регион: Татарстан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ