Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Решения ЭОС в топливно-энергетическом комплексе. ОАО «ТАТНЕФТЬ»

Заказчик:

ОАО «ТАТНЕФТЬ»

Проект:

Создание комплексной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота холдинга.

Сроки реализации:

c 2000 г. по настоящее время.

Проект осуществляют:

компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва)
«ТатАСУнефть» (Казань).


Ситуация к началу реализации проекта

В связи с реорганизацией структуры ОАО «Татнефть» и построением холдинговой вертикально интегрированной компании, остро встал вопрос упорядочения процессов работы с документами и усиления контроля их прохождения и исполнения.

Принято решение о внедрении комплексной системы автоматизации делопроизводства и документооборота в подразделениях и на всех предприятиях холдинга.

Цели проекта

Повышение эффективности управления холдингом за счет:

  • Упорядочения процессов делопроизводства и перехода к единой безбумажной технологии документооборота.
  • Повышение эффективности контроля исполнения.
  • Улучшения информационного обеспечения принятия решений.


Выбор системы

В качестве основы взята разработка компании ЭОС – система «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

По оценкам специалистов ОАО «Татнефть», из систем, представленных на IT-рынке, именно система «ДЕЛО» в наибольшей степени отвечает поставленным задачам, так как:

  • в полной мере учитывает специфику российского делопроизводства;
  • поддерживает как классическое "бумажное" делопроизводство, так и "смешанный", и электронный документооборот;
  • обладает высокой степенью гибкости и легко настраивается на различные варианты организации делопроизводственных процессов;
  • дает возможность обеспечить автоматизированный обмен документами для холдинговых структур;
  • реализует необходимые механизмы разграничения доступа и обеспечения конфиденциальности информации;
  • использует наиболее передовые технологии.


Реализация проекта. Ход выполнения работ

Первый этап: август 2000 г. – август 2001 г.

Комплексная поставка системы «ДЕЛО» для 20 серверных компонент и неограниченного числа рабочих мест. Внедрение системы в исполнительном аппарате ОАО «Татнефть» и управлении «ТатАСУнефть» (до500 мест).

Второй этап: март 2001 г. – июль 2002 г.

Установка и внедрение системы «ДЕЛО» в 38 подразделениях ОАО «Татнефть» (2034 рабочих места). Организация обмена документами по электронной почте с Центральным аппаратом. Установка клиентского ПО Oracle и «ДЕЛО», обучение пользователей, ввод в эксплуатацию и годовой консалтинг.

Третий этап: июль 2002 г. – декабрь 2002 г.

Внедрение системы в 8 подразделениях ОАО «Татнефть» (свыше 300 рабочих мест). Поставка ПО 15 дополнительных серверных компонент системы «ДЕЛО», техническое сопровождение и авторский надзор за внедрением.

Четвертый этап: 2003 – 2005 гг.

Система «ДЕЛО» внедрена в исполнительном аппарате и всех основных структурных подразделениях. В 2004 г. «Татнефть» в целом перешла на безбумажный документооборот при сохранении традиционного делопроизводства. Мероприятия по расширению использования системы «ДЕЛО» позволили охватить единой технологией работы с документами удаленные предприятия холдинга «Татнефть» в Москве, Киеве, Санкт-Петербурге, Нижнекамске, Альметьевске. Введены в эксплуатацию опциональные программные комплексы системы «ДЕЛО»: «ЭЦП» и «WEB-доступ». Проведено тестирование и апробация опции «Визирование проектов документов» системы «ДЕЛО».

Пятый этап: 2006 г. по настоящее время.

Система «ДЕЛО» внедрена практически во всех дочерних предприятиях и филиалах ОАО «Татнефть». На сегодняшний день общее количество рабочих мест системы «ДЕЛО» превысило 3500. Внедрена подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО», опции «Поточное сканирование» и «ЭЦП и шифрование».

Результаты проекта

В базе системы «ДЕЛО» зарегистрировано 1122000 документов. За счет этого удалось:

  • Взять под централизованный контроль весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости холдинга и эффективности принятия решений.
  • Наладить централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.
  • Наладить сквозную систему контроля исполнения.
  • Создать электронный архив документов с удобными возможностями поиска и просмотра взаимосвязей документов.
  • Сократить сроки подготовки проектов документов за счет параллельного визирования электронных проектов документов.

Начато использование системы «ДЕЛО» и для ведения некоторых бизнес-процессов, не относящихся к компетенции ДОУ, но реализованных посредством первичных учетных документов. Например, в «ТатАСУнефть» для опытной проработки управления был взят процесс обслуживания аппаратно-программных комплексов. При этом полный цикл операций (от регистрации заявки заказчиком до калькуляции стоимости работ) был перенесен в систему «ДЕЛО».

Р.Р.Ахметзянов, Начальник управления информационных технологий ОАО «Татнефть»:

«Динамичное продвижение «Татнефти» по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, помимо мощной финансовой составляющей, должно опираться на гибкую организационно-управленческую структуру, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими в компании и на предприятиях холдинга. Без действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, без чёткого контроля таких решений, без обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками корпоративного бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Одной из важнейших мер по повышению управляемости компании и всех её подразделений оказалось принятие решения о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В качестве основы для реализации проекта специалистами ОАО «Татнефть» была выбрана система «ДЕЛО», разработанная известной московской компанией ЭОС.

Выбор этот не случаен. «ДЕЛО», как никакая другая отечественная или зарубежная система автоматизации делопроизводственного процесса, в полной мере учитывает исторически сложившуюся, традиционную и, вместе с тем, уникальную, чисто российскую специфику организации работы с документами, в которой децентрализованная схема движения документов соседствует с жёстким централизованным контролем как исполнения каждого конкретного документа, так и всего движения в целом».

Из истории...

Р. М. Гайнутдинов, Генеральный директор ООО «Научно-Производственная Фирма «ИнфоИнжиниринг».

«О существовании интереса у руководства ОАО «Татнефть» к системе автоматизированного делопроизводства и документооборота было известно давно. Свои услуги компании предлагали поставщики фирмы «Оптима», ими зимой-весной 2000 г. было начато внедрение системы в одном из управлений «Татнефти» (которое остановлено сразу после начала работ с системой «Дело»).
Ещё в 1998 – 1999 гг. представителями компании ЭОС проводились презентации «Дела» в ОАО «Татнефть».

В апреле 2000 г., после беседы с начальником «ТатАСУнефть» Р. Р. Ахметзяновым и другими специалистами и должностными лицами «Татнефти», мне было предложено организовать пилотное внедрение «Дела» в управлении «ТатАСУнефть» (на 50 рабочих мест), результатом которого могло стать решение о распространении системы в масштабах всего ОАО.

Условия работ (без авансового финансирования, без каких бы то ни было гарантий оплаты, с постоянным нахождением внедренцев в Альметьевске) не встретили поддержки в компании «ТИССА», где я был тогда коммерческим директором. За решение этой задачи взялась только что созданная Научно-Производственная Фирма «ИнфоИнжиниринг».

Работы были начаты 2 мая 2000 года. По их завершении проведена серия показов системы специалистам ОАО «Татнефть» (Самойлову В. В. – в то время начальнику отдела автоматизации управления информационных технологий, Нугманову В. Г. – в то время начальнику управления информационных технологий, Лавущенко В. П. – Заместителю генерального директора ОАО «Татнефть» по экономике и др.).

В июле 2000 г. состоялись трёхсторонние переговоры, в которых приняли участие Р. Р. Ахметзянов («ТатАСУнефть»), В. Э. Баласанян (ЭОС) и Гайнутдинов Р. М. (НПФ «ИнфоИнжиниринг»). На переговорах были согласованы условия реализации проекта построения системы «Дело» для аппарата ОАО «Татнефть» (на 500 рабочих мест), приказ о реализации которого был подписан генеральным директором ОАО 3 августа 2000 г. В тот же день был заключён договор с компанией ЭОС на поставку, внедрение и авторское сопровождение системы «Дело», в тот же день начались непосредственно работы по внедрению, с привлечением на условиях субподряда НПФ «ИнфоИнжиниринг».

В конце 2000 г. по результатам внедрения «Дела» в аппарате ОАО «Татнефть» и в управлении «ТатАСУнефть» руководством ОАО было принято решение о проведении работ во всех подразделениях и дочерних предприятиях компании, что закреплено приказом генерального директора ОАО «Татнефть» от 27.04.2001 г.

В августе 2001 г. у Заместителя Генерального директора ОАО «Татнефть» по экономике Лавущенко В. П. состоялось совещание, рассмотревшее перспективы развития проекта внедрения системы автоматизированного делопроизводства и документооборота «Дело» в ОАО «Татнефть» на 2001-2003 гг. В совещании приняли участие от ОАО «Татнефть» Самойлов В. В., Ахметзянов P. P., от компании ЭОС – Баласанян В. Э., от фирмы «ИнфоИнжиниринг» – Гайнутдинов P. M. В числе других принятых решений признано необходимым подготовить предложения по дальнейшему развитию системы «Дело» в соответствии с новыми требованиями к её функциональности и с учётом перехода ОАО «Татнефть» к холдинговой структуре, по интеграции систем «Дело» и SAP R/3, по обеспечению информационной безопасности (электронно-цифровая подпись, криптозащита и пр.), по унификации офисного оборудования, используемого делопроизводителями, по интеграции его с программным обеспечением системы «Дело».

С января 2001 г. по декабрь 2001 г. внедрение системы «Дело» в подразделениях ОАО «Татнефть» проводилось в основном силами НПФ «ИнфоИнжиниринг». С июня по декабрь 2001 г. для обеспечения установки «Дела» на рабочих местах (для 559 пользователей) в удалённых от Альметьевска подразделениях «Татнефти» (уровень цехов, отделов) были привлечены сотрудники НПО «БизнесИнфоСервис» (весной 2001 г. НПО «БизнесИнфоСервис», в силу разных причин, отказался от дальнейшего участия в проекте). С весны 2002 года к работам по внедрению активно подключились специалисты управления «ТатАСУнефть», до этого выполнявшие, в основном, только функции администрирования базового ПО и обслуживания серверного оборудования.

Всего заказчиком, помимо 500 рабочих мест в аппарате ОАО и в управлении «ТатАСУнефть», в декабре 2001 г. были приняты в эксплуатацию 1270 мест для 16 автономных систем «Дело» подразделений «Татнефти». За 2002 год «Дело» установлено еще на 300 рабочих местах в 11 подразделениях, в т.ч. в 2 подразделениях (114 мест) внедрение выполнено силами специалистов «ТатАСУнефть».

Сам процесс внедрения системы «Дело» в подразделениях ОАО «Татнефть» имеет весьма интересные особенности.

Представьте себе территорию площадью примерно 250 на 250 километров, на которой располагаются более 15 городов и посёлков с крупными подразделениями ОАО, при них – в радиусе до 100-120 километров – многочисленные цеха и отделы.

В части подразделений «Татнефти» языком внутреннего общения, наряду с русским, является татарский язык, что придаёт особый колорит взаимоотношениям людей.

Построение автоматизированной системы для сотрудников «Татнефти» неминуемо сопряжено с дополнительными нагрузками. Вследствие этого деятельность внедренцев иногда наталкивалась на скрытое недовольство и даже неприятие. Приходилось – где доброжелательностью, где увещеванием, где предъявлением директив руководства ОАО – добиваться понимания и содействия в проведении работ. Чаще же мы встречали такой радушный приём, что, казалось, нас здесь давно ждали.

Группа внедрения САДД «Дело» в ОАО «Татнефть», сентябрь 2001 года. Слева направо: В. Кожевникова («ИнфоИнжиниринг»), В. Гусаров («БизнесИнфоСервис»), Р. Бурганов («БизнесИнфоСервис»), Е. Хазиахметова («ИнфоИнжиниринг»), А. Москвин («БизнесИнфоСервис»), А. Валиуллина («ИнфоИнжиниринг»), Р. Гайнутдинов (Генеральный директор фирмы «ИнфоИнжиниринг», руководитель группы внедрения). За кадром остался А. Бураков («БизнесИнфоСервис»).

Осуществление проекта проходило достаточно успешно, хотя первоначально обнаружилось, что почти повсеместно делопроизводство находится на низком уровне, компьютерная подготовка персонала явно недостаточна, разнороден парк персональных электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и состав установленного базового программного обеспечения – исправлять ситуацию требовалось параллельно с проведением основных работ.

Имелись и другие проблемы. Участники группы, являясь жителями Казани, фактически вынуждены были работать вахтенным методом, отправляясь домой (за 350 километров) лишь на выходные дни. Для выездов на объекты часто приходилось пользоваться личным автотранспортом. Жизнь «на колёсах» всегда сопряжена с опасностью. Так суровые погодные условия стали причиной аварии, в которую попал Влад Гусаров (специалист НПО «БизнесИнфоСервис») по пути в одно из подразделений «Татнефти». Влад лишился своей автомашины и несколько недель пролежал в реанимации. Часть сотрудников группы одновременно с выполнением заданий по проекту защищали дипломы в Казанском авиационном институте (КГТУ им. Туполева).

Однако, квалификация людей, молодость, энергия и огромный интерес к выполняемому проекту позволили группе успешно преодолеть все трудности, накопить уникальный опыт и знания.

С завершением внедрения «Дела» на местах взаимодействие с пользователями не заканчивается. Постоянно ведётся мониторинг системы, специалистами НПФ «ИнфоИнжиниринг» и управления «ТатАСУнефть», обеспечивающими консультационную поддержку пользователей по «горячей» линии, выборочно просматриваются новые зарегистрированные в системе документы, выявляются и исправляются ошибки, а также факты невыполнения пользователями необходимых функций при работе с документами, обновляются справочники и пр.

Впереди – очередные подразделения «Татнефти», где ещё только предстоит внедрение системы «Дело»!»

В.В.Самойлов, Начальник управления «ТатАСУнефть» ОАО «Татнефть».

«Татнефть» сегодня – это современная высокотехнологичная компания, признанная в деловых кругах, предприятие самых передовых методов как в разработке нефтяных месторождений, так и в создании эффективной системы управления, которая является основой её успешного развития.

Приказом по ОАО генеральным подрядчиком выполнения работ по внедрению системы «Дело» назначено управление «ТатАСУнефть». Всё техническое обеспечение проекта, а также взаимодействие участников организовано на базе нашего управления.

Первоначальное число закупаемых заказчиком лицензий на ПО САДД «Дело»:

  • серверных компонент – до 20 единиц;
  • клиентских компонент – не ограничено.

В настоящее время количество используемых серверных компонент увеличено до 35.

План-графиком («Приложение к приказу N 101 от 27.04.2001 г.») определена очерёдность и сроки проведения работ по распространению «Дела» в территориальных подразделениях и дочерних предприятиях ОАО «Татнефть».

В течение 2000 – 2001 годов системой охвачено 18 самых крупных подразделений ОАО, более чем 1800 рабочих мест в 10 городах Республики Татарстан и городе Москве.

По состоянию на конец октября 2002 года внедрение «Дела» проведено ещё в 9 подразделениях «Татнефти» на более чем 250 рабочих местах. До конца года планируется установить систему ещё в 8 подразделениях (ориентировочно, на 450 рабочих местах).

На 2003 год намечено внедрение САДД ещё в 20 – 30 подразделениях и дочерних предприятиях холдинга «Татнефть».

Общее количество рабочих мест системы «Дело» не ограничивается, и определяется заказчиком, исходя из необходимости решения поставленных задач как в области управленческого, так и в области технологического делопроизводства и документооборота. При этом учитывается оснащённость рабочих мест пользователей компьютерной и оргтехникой, наличием доступа к корпоративной сети передачи данных.

Специалистами управления «ТатАСУнефть», компании ЭОС и фирмы «ИнфоИнжиниринг» проводится текущее администрирование СУБД системы «Дело», администрирование её справочников. Соответствующими службами «ТатАСУнефть» обеспечивается функционирование высокопроизводительного серверного и сетевого оборудования, базового ПО. Одновременно нами решаются проблемы оптимизации системы документооборота ОАО в целом, включая процессы контроля исполнения директив руководства ОАО, обеспечения перехода на безбумажные технологии ведения внутреннего делопроизводства и прочее.

Дальнейшее развитие САДД «Татнефти» должно осуществляться как за счёт более осмысленного использования уже заложенных в системе функций, так и за счёт создания новых подсистем и опций, есть будущее и у процесса интеграции «Дела» с успешными решениями отечественных и зарубежных производителей программных и аппаратных средств. Представляется важным создать в ОАО единую информационную среду управления всеми видами документов, предоставить пользователям необходимые процедуры их обработки и хранения, в полной мере задействовать технологии, как сочетающие в себе бумажный и электронный документооборот, так и непосредственно электронные. Отметим некоторые из перспективных задач развития системы.

  • Необходимо существенно расширить возможности механизма контроля исполнения документов (и для документов в целом, и для их частей – отдельных решений, поручений, резолюций и т. п. – с учётом требуемой периодичности), распространив его на средний и нижний уровни иерархии управления предприятием, сократить трудоёмкость процесса получения отчётов по состоянию исполнительской дисциплины.
  • Необходимо обеспечить полноценную последовательно-параллельную маршрутизацию передачи документов внутри организации – c учётом сроков обработки документов, прав доступа к ним должностных лиц. Следует автоматизировать процессы подготовки, согласования (визирования) проектов документов, а также процесс подписания (утверждения) документов.
  • Необходимо предусмотреть возможность автоматизации коллективной работы над проектами документов на стадиях создания проектов, обсуждения, согласования и утверждения – с учётом контроля сроков и автоматической регистрации утверждённых проектов в системе.
  • Необходимо обеспечить в САДД возможность создания, хранения, изменения, обработки, просмотра и печати документов с произвольным набором реквизитов (например, счетов, договоров, счетов-фактур, накладных и т. п.). Для описаний таких документов должны быть доступны операции импорта (экспорта) данных в другие системы (из других систем), включая публикацию в Internet. Делопроизводители должны получить в своё распоряжение стандартные средства (такие, например, как «Microsoft Excel») для подготовки требуемой формы представления данных документа.
  • Необходимо предоставить пользователям инструмент создания программ (например, программ формирования отчётов) по обработке данных, хранящихся в базе данных системы, реализовав интерфейс прикладного программирования (API).
  • С целью повышения уровня информационного обеспечения деятельности руководства и работников предприятия следует организовать в системе архивное хранилище ретроспективной информации (содержащей исполненные документы) с обеспечением эффективного доступа к ней, поиска необходимых документов (с использованием технологии Internet/Intranet).
  • Необходимо обеспечить работу системы в распределённом режиме, то есть реализовать в ней алгоритмы автоматической транспортировки и выравнивания (реплицирования) данных всех отдельно инсталлированных в подразделениях и дочерних предприятиях ОАО «Татнефть» экземпляров системы «Дело», что уже в ближайшее время позволит добиться высокой масштабируемости, существенного упрощения администрирования системы, резкого сокращения объёма хранимых отдельными экземплярами системы документов.
  • САДД ОАО «Татнефть» должна быть снабжена самыми современными аппаратно-программными средствами защиты информации. Требуют своего решения вопросы увеличения надёжности хранения паролей, увеличения их длины и способов получения. В процессах генерации, хранения и ввода паролей необходимо исключить «человеческий фактор».
  • Следует также автоматизировать процессы идентификации пользователей в системе, передачи ключевой информации, необходимой для цифровой подписи и шифрования.

Мы надеемся, что наработанный опыт внедрения и эксплуатации системы, а также опыт взаимодействия участников проекта позволят нам эффективно использовать систему «Дело» для решения задач документационного обеспечения деятельности холдинга «Татнефть».

Инженерная выставка ОАО «Татнефть», на которой среди внедряемых управлением «ТатАСУнефть» систем продемонстрирована и система «Дело», август 2000 г. Слева направо: В. Н. Ананьев – Начальник отдела АСУ управления «Прикамнефть», В. Г. Нугманов – тогда Начальник управления информационных технологий ОАО «Татнефть», Н. Г. Ибрагимов – Главный инженер ОАО «Татнефть», В. В. Самойлов – тогда Начальник отдела автоматизации управления и информационных технологий ОАО «Татнефть».

 

Официальные вехи

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в ОАО «Татнефть» проводится на основании положений приказов ОАО «Татнефть» N 564 от 23.12.1999 г. «Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО "Татнефть"», N 229 от 03.08.2000 г. «Об автоматизации делопроизводства и документооборота в ОАО "Татнефть"», N 101 от 27.04.2001 г. «О внедрении системы "Дело" в подразделениях и дочерних предприятиях ОАО "Татнефть"» и «Регламента ведения делопроизводства в ОАО "Татнефть" с использованием системы "Дело"» от 03.12.2001 г., в которых определены функциональные требования и пути развития технической и нормативной базы делопроизводства и документооборота в ОАО.

В качестве действующих нормативов по делопроизводству рассматривались ГОСТ Р 6.30-97 с поправками 2000 г., Приказ Росархива N 68 от 27.11.2000 г. «Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству..."», Распоряжение Правительства РФ N 1547-р от 31.10.2000 г.

В соответствии с приказом N 229 от 03.08.2000 г. был заключён договор ОАО «Татнефть» с компанией ЭОС на поставку и годовое техническое сопровождение ПО «Дело» и внедрение системы «Дело» в исполнительном аппарате и управлении «ТатАСУнефть» с авторским надзором и аудитом проекта.
В соответствии с приказом N 101 от 27.04.2001 г. заключены договоры ОАО «Татнефть»

  • с компанией ЭОС на техническое сопровождение ПО «Дело», авторский надзор и аудит проекта на срок 24 месяца;
  • с ООО «НПФ «ИнфоИнжиниринг» на внедрение системы «Дело» в территориальных подразделениях и дочерних предприятиях ОАО «Татнефть»;
  • с ООО «НПО «БизнесИнфоСервис» на установку системы на рабочих местах пользователей в некоторых территориальных подразделениях ОАО «Татнефть»;
  • с компанией ЭОС на закупку дополнительных серверных компонент.

3.12.2001 г. Генеральным директором ОАО «Татнефть» был утвержден «Регламент по ведению делопроизводства в ОАО «Татнефть» с применением системы «Дело», разработанный совместными усилиями специалистов ОАО «Татнефть», компании ЭОС и НПФ «ИнфоИнжиниринг».

О технологии автоматизированного делопроизводства и документооборота, разработанной компанией «Электронные Офисные Системы»

Фрагмент из статьи Александра Казуто «Система "Дело": от бумажного к электронному документообороту» (журнал «Информ-Ревю», N 1 (54), январь 2001 г.)

«...На первом этапе автоматизируются собственно делопроизводственные функции: регистрация, контроль исполнения документов и т. д. на базе ведения картотек регистрационных карточек (РК) документов. Внедрение системы происходит максимально безболезненно, позволяя сохранить без изменения правила обработки бумажного документопотока. При этом внедрение происходит поэтапно, сверху вниз, беря начало в канцелярии (управлении делами) и секретариатах Руководства и заканчиваясь в структурных подразделениях различного уровня. Таким образом, не наступает общего для всего предприятия момента перехода на автоматизированное ведение делопроизводства, что свойственно большинству других систем и неминуемо приводит к неразберихе и даже хаосу в случае внедрения в больших организациях.

На втором этапе осуществляется переход к электронному документообороту, технологию которого поддерживают следующие функциональные возможности системы "Дело":

  • регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
  • сканированием распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки С-Pen;
  • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
  • разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
  • предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
  • рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Intranet-Internet технологий;
  • отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;
  • архивное хранение электронных документов организации, обеспечивающее WEB-доступ к документационной информации.

При получении электронного документа по электронной почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами "Дело" документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически, а электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, a при получении его электронного образа – возврат в систему "Дело" с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования. Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента – наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника, и которые либо ждут начала исполнения (в папке "Поступившие"), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке "На исполнении"), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке "На контроле").

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документационной базе данных системы "Дело".

Защищенный ЭЦП и шифрованием исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот.

По истечении срока хранения электронного документа он и его РК в виде текстового документа размещается в архивной библиотеке, организованной средствами lntranet-технологии. При этом обеспечиваются полнотекстовый поиск электронных документов с поддержкой морфологических особенностей русского языка; навигация пользователя по документам, связанным гипертекстовыми связями; многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, позволяющая разграничивать доступ пользователей к различным категориям документов... »

Функциональный состав системы

 Функциональный состав САДД «Дело» ОАО «Татнефть» включает в себя:

1) аппаратный комплекс:

  • сервер баз данных;
  • персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе «Дело»;
  • многофункциональные офисные аппараты ввода/вывода «Xerox 665» и «Hewlett-Рackard 1220»;

2) комплекс системных программных средств:

  • операционная система сервера баз данных («UNIX / HP-UX»);
  • система управления базами данных («Oracle Workgroup Server 8.0.5.11»);
  • операционная система персональных ЭВМ («Windows 95/ 98/ 2000/ Me /, NT 4.0»);
  • система генерации отчётов (используется программное обеспечение «MS Word» версии 6.0 и выше);
  • системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный «Web-сервер» делопроизводства через «MS Internet Explorer», встроенные системы обмена документами по электронной почте через «MS Outlook-97»);

3) комплекс прикладных программных средств.

Комплекс прикладных программных средств создан на базе программного продукта «Дело-96», разработанного компанией «Электронные Офисные Системы», первоначально в версии 5.2.31 на базе «Oracle 8.0.5 for MS Windows NT4.0», затем – 7.3.17, 7.3.18, 7.3.23, 7.3.24, 7.5.2, 8.0.3 (на базе «Oracle 8.0.5 for HP-UX»).

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость.

Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю многофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Условия взаимодействия САДД с другими аналогичными и смежными системами согласованы договорами NN 292/77-01, 292/106-01 и определены в Технической документации на систему «Дело».

Осуществление проекта

Хроника выполнения работ

  • 03.08.2000 – 02.08.2001. Комплексная поставка ПО системы «Дело» (на основании договора между компанией «ЭОС» и ОАО «Татнефть»).
  • 08.2000. Поставка ПО системы для 20 серверных компонент и неограниченного числа рабочих мест.
  • 08.2000 – 12.2000. Внедрение системы в исполнительном аппарате ОАО «Татнефть» и управлении «ТатАСУнефть» (до 500 мест). Годовое техническое сопровождение с поставкой новых версий, консалтингом администраторов и выполнением регламентных работ. Авторский надзор за внедрением системы в ОАО «Татнефть».
  • 03.08.2001 – 02.08.2003. Техническое сопровождение ПО «Дело» и авторский надзор за внедрением системы «Дело» в ОАО «Татнефть» (на основании договора между компанией «ЭОС» и ОАО «Татнефть»).
    Годовое техническое сопровождение с поставкой новых версий, консалтингом администраторов и выполнением регламентных работ.
    Авторский надзор за внедрением системы в ОАО «Татнефть».
  • 04.01.2001 – 31.07.2003. Внедрение системы «Дело» в подразделениях ОАО «Татнефть» (2001 г. – 16 подразделений, 2002 г. – 9; на основании договора между фирмой «ИнфоИнжиниринг» и ОАО «Татнефть»).
  • 2001 г. Установка и настройка серверной компоненты системы, с настройкой базовых справочников и пр. (16 систем).
  • 2001 г. Создание справочников по пользователям (с описанием прав, функций, доступа, кабинетов и пр.; 16 систем, 1270 пользователей).
  • 2001 г. Установка клиентского ПО «Oracle» и «Дело», обучение пользователей, ввод в эксплуатацию и годовой консалтинг (711 пользователей).
  • 2001 г. Перенастройка серверной части системы «Дело» исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» для обеспечения взаимной пересылки документов между территориальными подразделениями.
  • 2001 г. Установка рабочих мест системы «Дело» исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» в территориальных подразделениях (с установкой «Oracle»-клиент; 36 мест в 22 подразделениях).
  • 05.2002 – 08.2002. Установка и настройка системы, настройка справочников и установка клиентских мест (с обучением пользователей, с вводом в эксплуатацию в управлении «Татнефтегазпереработка»; 17 мест).
  • 07.2002 – 12.2002. Внедрение системы в 8 подразделениям ОАО «Татнефть» (план на конец года – 300 рабочих мест).
  • 07.2002. Поставка ПО 15 дополнительных серверных компонент системы «Дело» (в комплексе с годовым техническим сопровождением и авторским надзором за внедрением; закреплено договором между компанией «ЭОС» и ОАО «Татнефть»).
  • 04.01.2001 – 31.07.2003. Внедрение системы «Дело» в подразделениях ОАО «Татнефть» (на основании договора между фирмой «БизнесИнфоСервис» и ОАО «Татнефть»).
  • 06.2001 – 12.2001. Установка клиентского ПО «Oracle» и «Дело», обучение пользователей, ввод в эксплуатацию и годовой консалтинг (559 пользователей в 7 подразделениях вне г. Альметьевска).

Некоторые моменты подробнее

...Несмотря на небольшой срок опытно-промышленной эксплуатации системы «Дело» в исполнительном аппарате ОАО «Татнефть», отмечены ощутимые результаты.

  • налажена централизованная регистрация всей входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов с осуществлением электронной рассылки, контролем исполнения резолюций и определением стадии их исполнения для каждого зарегистрированного документа (в том числе и за пределами исполнительного аппарата, в территориальных подразделениях ОАО «Татнефть», где установлены рабочие места системы), с последующим поиском в электронном архиве по различным атрибутам;
  • реализована возможность ведения регистрируемой (и централизованно контролируемой) служебной переписки между должностными лицами внутри исполнительного аппарата, с осуществлением рассылки и последующим атрибутивным поиском;
  • реализована возможность работы над проектами документов (с обеспечением их согласования) одновременно многими должностными лицами – пользователями системы «Дело».

...Практически все секретариаты и подразделения исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» успешно освоили навыки работы с системой «Дело». Некоторая разница в освоении может быть объяснена степенью подготовленности пользователей, оснащённостью рабочих мест, а также вниманием, которое уделяется документообороту со стороны руководителей подразделений.

Таким образом, переход ОАО «Татнефть» на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, а также делопроизводственный процесс в подразделениях, что позволило повысить общий уровень управляемости ОАО и эффективности управленческих решений.

...Кроме автоматизации документооборота, в ОАО начато использование системы «Дело» для ведения некоторых технологических процессов, не связанных с делопроизводством, но реализованных посредством первичных учётных документов. Это позволит планировать и упорядочивать процессы, сделать их прозрачными как для участников, так и для контроля сверху.

Для опытной проработки управлением «ТатАСУнефть» был взят процесс обслуживания аппаратно-программных комплексов. Предложенный специалистами управления полный цикл операций (от регистрации заявки заказчиком до калькуляции экономистами стоимости работ согласно акту сдачи-приёмки) с точным соблюдением установленного регламента был перенесён в систему «Дело». Начата подготовка реализации данного технологического процесса в исполнительном аппарате и территориальных подразделениях «Татнефти», что даст возможность заказчикам – пользователям системы «Дело» – непосредственно пересылать заявки в диспетчерскую службу «ТатАСУнефти», отслеживать ход исполнения своей заявки, согласовывать решения, принимаемые при проведении ремонтных работ, составлять акты приёмки работ, получать счета на оплату выполненных работ и т. д.

На базе НГДУ «Азнакаевскнефть» и НГДУ «Заинскнефть» осуществляется перенос в систему «Дело» процесса распределения (на основе суточных заявок из цехов и служб) автотранспортной техники.

...Рабочей группой «ТатАСУнефть» рассматривались «одноуровневая» (см. рис. 1) и «двухуровневая» (см. рис. 2) схемы построения корпоративной САДД «Дело».

 

В силу объективных причин, выбор пал на «двухуровневую» схему. В ней в качестве «первого» уровня применяется САДД исполнительного аппарата ОАО (около 30 тыс. документов в год), которая обеспечивает учёт, хранение, контроль исполнения и рассылку документов как по территориальным подразделениям, так и между ними. Системы «Дело» подразделений (около 7 – 11 тыс. документов в год в каждом из подразделений), совокупно образуя «второй» уровень корпоративной системы, обеспечивают автономный документооборот подразделений. Кроме того, каждая из отдельно взятых систем «Дело» предоставляет возможность образовать «внутренние» уровни документооборота, образуя совокупность т. н. «картотек», учитывающих иерархию уровней (как правило, не менее 4 – 5) в конкретном подразделении. 

«Двухуровневая» схема документооборота, реализованная в ОАО «Татнефть», по сравнению с «одноуровневой», имеет недостатки и преимущества.

Недостатки:

  • отсутствует сквозной канал прохождения документа от исполнительного аппарата до конечных делопроизводителей в цехах и отделах территориальных подразделений (поступившие документы вручную перерегистрируются во внутренней системе), что несколько усложняет задачу централизованного контроля перемещения и исполнения документов;
  • при перерегистрации части документов (1 – 2 %) происходит повторное сохранение электронных копий в БД подразделения, что влияет на размер требуемого дискового пространства единой СУБД;
  • для администраторов СУБД актуальна задача слежения (мониторинга) за большим количеством БД подразделений и дочерних предприятий;
  • при подготовке регулярных отчётов по ОАО системным технологам приходится вручную сводить данные документооборота подразделений;
  • сохраняются незначительные традиционные различия в методологии делопроизводства и документооборота подразделений.

Преимущества:

  • обеспечена требуемая автономность систем документооборота подразделений (с сохранением сложившихся в подразделениях особенностей и традиций, не противоречащих нормативам делопроизводства ОАО «Татнефть» и ГОСТу);
  • сохранена существующая технология документооборота по ОАО в целом;
  • гарантирована недоступность БД исполнительного аппарата для делопроизводителей подразделений (кроме секретаря в приёмной руководителя или руководителя канцелярии подразделения);
  • обеспечены возможность рассылки документов по подразделениям аппарата, территориальным подразделениям и дочерним предприятиям с контролем исполнения директив руководства ОАО, а также регистрация, учёт и хранение электронных копий документов в соответствии с требованиями действующих нормативов;
  • обеспечен дифференцированный подход при внедрения системы в подразделениях (по составу и темпам проведения работ, по учёту особенностей и традиций делопроизводства и пр.);
  • обеспечена мобильность системы (систему любого подразделения, при необходимости, можно быстро перенести с единого сервера на локальный с сохранением всей структуры документооборота, самих документов и приёмов работы – что актуально для меняющейся структуры ОАО).

Выбранная «двухуровневая» схема построения САДД соответствует поставленным заказчиком целевым задачам, позволяя, при надёжной информационной безопасности и высокой устойчивости к аппаратным и программным сбоям, эффективно выполнять все основные функции и операции, заложенные в нормативных и директивных документах, а также в документации на ПО системы «Дело».

Организация проводимых работ обеспечивает необходимые условия по срокам, качеству и объёмам внедрения системы с учётом текущих и перспективных требований заказчика и рекомендаций разработчика, осуществляющего авторский надзор и аудит проекта.

Генеральный директор компании ЭОС В. Э. Баласанян (в центре) с группой внедрения САДД «Дело» в ОАО «Татнефть», 31 октября 2000 г. Слева направо: сотрудники фирмы «ИнфоИнжиниринг» В. Кожевникова, А. Валиуллина, Е. Хазиахметова, Р. Гайнутдинов (Генеральный директор фирмы «ИнфоИнжиниринг»,руководитель группы внедрения).

Проблемы и их преодоление

Процесс создания корпоративной автоматизированной системы документооборота и делопроизводства ОАО «Татнефть» (это свыше 4000 пользователей в более чем 70 подразделениях и дочерних предприятиях), естественно, сталкивается с многочисленными сложностями. Однако, проекту уделяется пристальное внимание со стороны высших менеджеров ОАО, его координирует управление информационных технологий центрального аппарата компании, работы обеспечиваются силами специализированного управления «ТатАСУнефть». Благодаря этому компании ЭОС и фирме «ИнфоИнжинирнг», выполняющим основные работы, удаётся выполнять поставленную задачу: систему «Дело» уже используют в своей работе более 2000 сотрудников ОАО, и расширение её продолжается.

Наличие проблем – неизбежность для любого проекта, тем более для проекта такого уровня. Это не признак его слабости или силы, это своего рода характеристика прочности взаимоотношений между участниками, указывающая на их умение и стремление оперативно преодолевать все возникающие проблемы. Как ни странно, но без них не было бы и движения вперёд.

Приведём в этом разделе основные из проблем, а также – рекомендации (впоследствии нашедшие воплощение в соответствующих приказах, распоряжениях и т. п.) рабочей группы, координирующей проект внедрения системы «Дело» в ОАО «Татнефть», по их разрешению.

Объективные проблемы:

  • изменения структуры исполнительного аппарата и подразделений ОАО влекут за собой постоянные изменения в настройках системы;
  • переоснащение большей части рабочих мест новой компьютерной техникой требует повторной установки и наладки системного ПО;
  • сказывается нехватка компьютерной и оргтехники для части основного делопроизводственного персонала в отделах и цехах территориальных подразделений ОАО;
  • наблюдается неустойчивая связь с сервером САДД «Дело» через корпоративную сеть передачи данных для части подразделений и пользователей;
  • невозможно обеспечить централизованный контроль действий пользователей отдалённых подразделений.

Субъективные проблемы:

  • элементарные функции работы с документами с использованием системы «Дело» воспринимаются частью делопроизводителей как дополнительная нагрузка к прямым производственным обязанностям;
  • контроль ведения документооборота в исполнительном аппарате со стороны отдела делопроизводства затруднён (отдел загружен, в основном, текущей работой);
  • не обеспечен строго регламентированный доступ в систему «Дело» пользователей удалённых подразделений (пароли, картотеки, грифы и т. д.) из-за отсутствия соответствующих директивных документов с определением ответственности в случае неправомочных действий;
  • функции системы «Дело», позволяющие повысить эффективность делопроизводства и документооборота (атрибутивный поиск, тематический рубрикатор, статистические отчёты, контроль исполнения резолюций, контроль движения документа и пр.), остаются невостребованными пользователями;
  • многие руководители подразделений стремятся работать в автономной, закрытой системе внутреннего документооборота, без возможности сквозного контроля свыше;
  • пользователями выдвигаются противоречивые требования по организации взаимодействия систем делопроизводства подразделений;
  • в каждом подразделении существует своя система присвоения регистрационных номеров, связанная с устоявшимися правилами и традициями.

Понимая, что решение выявленных проблем потребует достаточно длительного времени и усилий по согласованию и реализации организационных мероприятий, имея в виду жёсткие сроки внедрения, определённые в приказах N 229 от 03.08.2000 г. и N 101 от 27.04.2002 г., а также учитывая преимущества схемы, опробованной в исполнительном аппарате ОАО и управлении «ТатАСУнефть», руководством ТатАСУнефть, по согласованию с компанией ЭОС, было принято решение продолжить работы по схеме «одно подразделение – одна БД», с использованием БД исполнительного аппарата как платформы для пересылки документов в приёмные и канцелярии территориальных подразделений.

Но всё же главной при внедрении остаётся технологическая проблема: организация делопроизводства в подразделениях не в полной мере отвечает нормативам ОАО «Татнефть» («Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО «Татнефть» – Приказ N 546 от 23.12.1999 г.) и требованиям ГОСТа.

Выявлено:

  • во многих подразделениях отсутствует специальная служба или ответственное лицо, осуществляющие все необходимые функции канцелярии (некоторые из этих функций поручаются сторонним службам, что ведёт к несогласованности в работе с документами);
  • регистрация и учёт документов временного хранения зачастую производятся вместе с документами длительного и постоянного хранения;
  • отсутствует учёт перемещения оригиналов и копий документов;
  • не ведётся централизованный систематизированный контроль исполнения резолюций;
  • не все документы списываются в дело после окончания их рассмотрения; 
  • численность делопроизводственного персонала не соответствует выдвигаемым функциональным требованиям и возрастающему объёму обрабатываемой бумажной документации;
  • техническая оснащённость отдельных рабочих мест делопроизводственного персонала (например, архива) остаётся на архаичном уровне.

Представляется целесообразным:

  • организовать в каждом подразделении (в пределах действующего штатного расписания) единую службу документационного обеспечения, выполняющую полный перечень функций делопроизводства канцелярии, секретариата, экспедиции, архива, машбюро, администратора системы «Дело» и пр.;
  • обязать подразделения разработать и ввести в действие собственные инструкции по делопроизводству с применением системы «Дело».

Серьёзное влияние на общее состояние делопроизводства «Татнефти» оказывает недостаточное организационное обеспечение архивного дела подразделений. А именно в архиве заканчивается жизненный цикл любого документа, где после экспертизы документы сортируются на хранимые и уничтожаемые. Именно в архивах подразделений должна вестись сводная номенклатура дел, используемая при регистрации исходящих документов и при списании документов. В настоящее время номенклатура дел зачастую не ведётся или ведётся с нарушением нормативов. Налицо архаичные ручные методы. На сложившуюся неблагоприятную ситуацию повлияли также масштабная структурная перестройка «Татнефти» и упразднение Альметьевского филиала Государственного архива Республики Татарстан, обеспечивавшего методологический контроль ведения архивного дела в ОАО.

В связи с поступившим в ОАО «Татнефть» в мае 2001 года директивным письмом Госархива Республики Татарстан необходимо срочно разработать и ввести в действие единую для ОАО «Татнефть» инструкцию осуществления делопроизводства, включающую и архивное дело, содержащую новые, более жёсткие требования к документационному обеспечению деятельности (в соответствии с положениями «Типовой инструкции по делопроизводству» для хозяйствующих субъектов, утверждённой Приказом Росархива N 68 от 27.11.2000 г.).

С целью повышения уровня архивного делопроизводства необходимо рассмотреть возможность использования дополнительной компоненты системы «Дело» – подсистемы «Архивное дело», позволяющей автоматизировать все основные операции по работе с документами в архиве подразделения.

Построение САДД «Дело» в ОАО «Татнефть» ведётся одновременно с реализацией масштабных проектов в области информационных технологий: внедрения систем SAP R3, «Экспертиза договоров», «Управление персоналом», «OIL-server» и пр. Специалистами компании ЭОС и фирмы «ИнфоИнжинирнг» начата проработка вопроса интеграции «Дела» с этими системами, параллельно рассматриваются вопросы обеспечения криптозащиты, использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и ряд других.

Перспективы развития проекта

Система управления документооборотом любой организации, в силу своей специфики являющаяся отражением общих управленческих процессов, должна постоянно совершенствоваться, реагируя как на изменения, происходящие в самой организации, так и на изменения мировых тенденций развития информационных технологий.

Архитектурные решения

Выбор двухуровневой схемы построения системы автоматизированного делопроизводства и документооборота ОАО «Татнефть» на начальных этапах осуществления проекта был вполне обоснованным, более того – единственно возможным.

Дальнейшее же развитие системы может идти в двух направлениях.

Первое направление предполагает механическое объединение документационных массивов всех подразделений ОАО «Татнефть» в общую базу данных (с однократной регистрацией, обеспечением сквозного контроля исполнения документов, с едиными правилами их обработки). Подобный вариант имеет ряд существенных недостатков, среди которых

  • низкая масштабируемость системы (количество пользователей, обслуживаемых одним физическим сервером, не может быть безграничным);
  • неудовлетворительная адаптируемость системы к изменениям в структуре управления организации, сложность администрирования системы;
  • затруднительный доступ пользователей системы к документам.

Названных недостатков лишено второе направление развития, основанное на построении корпоративной распределённой системы, использующей многосерверную репликационную модель организации документооборота.

В общем случае, распределённая модель представляет собой произвольное количество экземпляров системы «Дело», инсталлированных на различных серверах различных локальных сетей и обеспечивающих за счёт автоматической транспортировки и выравнивания (реплицирования) данных имитацию работы с одним экземпляром «Дела». Достоинства данного варианта очевидны, к их числу относятся:

  • гибкая настройка на организационную структуру организации;
  • учёт особенностей работы с документами отдельных подразделений;
  • возможность быстро реагировать на изменения принципов управления предприятием;
  • исключительно высокая масштабируемость;
  • надёжность системы, устойчивость её к возможным сбоям;
  • распределённое администрирование системы;
  • удобство работы пользователей при поиске и анализе документов.

Именно это направление развития было принято за основу построения системы автоматизированного делопроизводства и документооборота ОАО «Татнефть» на современном этапе.

Переход к безбумажным технологиям

Постепенный переход к безбумажным технологиям требует выполнения определённых организационно-технических мероприятий и выпуска соответствующих нормативных актов, определяющих правила работы с отдельными категориями документов.

Уже сегодня в действующей версии системы имеются все необходимые программно-технические инструменты для осуществления внутренней переписки между подразделениями ОАО «Татнефть» исключительно посредством электронных документов.

Представляется целесообразным перевести в электронный вид значительную часть входящей корреспонденции, поступающей в исполнительный аппарат «Татнефти» и, возможно, в управления ОАО.

Существующие в настоящее время технологии сканирования и распознавания текстов позволяют организовать высоконадёжный промышленный процесс ввода данных с бумажных документов.

Перспективным решением в плане сокращения бумажных документопотоков является использование системы документооборота ОАО «Татнефть» в процессах подготовки, согласования и утверждения документов.

Дополнительные возможности системы «Дело»

Повышение эффекта от использования САДД «Дело» может быть достигнуто без существенных финансовых затрат – путём реализации организационных и методических мероприятий. Следует определить и довести до делопроизводственного персонала расширенный круг задач, выполнение которых с использованием системы «Дело» станет более результативным. Руководством ОАО изучается возможность использования уже заложенных в нынешней версии «Дела» подсистем (таких, как «Архивное дело», «Кадры» и «Поточное сканирование документов»), опций (электронно-цифровой подписи и шифрования и др.), учитываются и перспективные решения, предусмотренные в разрабатываемой 9-ой версии системы «Дело». Отметим некоторые из этих перспективных решений.

  • Работа в распределённом режиме.
  • Маршрутизация движения документов и подсистема «Управление проектами».

Версия обеспечит полноценную последовательно-параллельную передачу документа по маршруту внутри организации.

Маршрутизация позволяет определять стандартные пути движения для отдельных категорий документов, обеспечивая возможность непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Подсистема «Управление проектами» предназначена для автоматизации коллективной работы над документами на стадиях создания проекта, обсуждения, согласования и утверждения. Подсистема призвана обеспечить эффективное ведение версий проектов документов, контроль сроков разработки и согласования и автоматическую регистрацию проектов в системе «Дело» после их утверждения.

  • Контроль исполнения документов.

Функция контроля в системе будет перенесена на новый, специализированный объект – контрольную карточку, создаваемую по мере необходимости.

  • Подсистема «Виды документов».

Назначение подсистемы – обеспечить потребителя возможностью создания, хранения, изменения, обработки, просмотра и печати документов произвольной внутренней структуры.

Версия позволит пользователям подсистемы создавать любое количество разнообразных видов документов, а для каждой группы документов – вводить дополнительный набор реквизитов, конкретизирующий описания документов этой группы.

В подсистеме будет обеспечен поиск документов по значениям реквизитов, а также будет реализован интерфейс прикладного программирования (API), который позволит пользователям создавать программы обработки данных (например, программы формирования отчётов) для определённых видов документов.

  • Средства аутентификации.

Версия предполагает использование аппаратно-программных решений компаний «Рускард» и «Алладин», интеграция со средствами защиты которых проводится в настоящее время компанией ЭОС.

  • Подсистема «Архивное хранилище».

Разработка этой подсистемы предполагается для обеспечения хранения ретроспективной информации и доступа к ней.

Планы

Согласно утверждённым планам, в течение 2002 – 2004 гг. системой должны быть охвачены все основные структурные подразделения (42) и дочерние предприятия (более 30) нефтяной компании, что позволит обеспечить:

  • переход на ведение делопроизводства в ОАО «Татнефть» в полном соответствии с ГОСТом и нормативами;
  • мгновенную рассылку документов по всем территориальным подразделениям ОАО;
  • централизованную защиту информации, содержащейся в документах;
  • контроль делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами;
  • невозможность утери документов – за счёт ведения дел с их электронными копиями;
  • сокращение до нескольких секунд времени поиска необходимого документа;
  • рост производительности труда сотрудников компании за счёт упорядочения технологии работы с документами;
  • условия для постепенного перехода к безбумажным технологиям делопроизводства.

Работы по созданию системы автоматизированного делопроизводства и документооборота ОАО «Татнефть» продолжаются!


Дополнительные сведения

Другую информацию о компании «Электронные Офисные Системы», о выполненных ею проектах и проч. можно получить на веб-сервере http://www.eos.ru или в офисе компании.

Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, 29, стр. 3.
Телефоны (факсы): 299-2608, 299-2641, 299-2705, 209-6596, 209-6496.
E-mail:
Служба маркетинга: market@eos.ru
Служба поддержки: support@eos.ru
Веб-мастер:              webmaster@eos.ru

Информацию о фирме «ИнфоИнжиниринг» можно получить, обратившись по следующим реквизитам:

Юридический адрес: 240045, г. Казань, ул. Ершова, 29.
Почтовый адрес: 420139, Казань-139, а/я 211.
Телефоны в Казани: (8432) 682-286 (тел./факс), (8432) 935-880.
Телефоны в Альметьевске: (8553) 314-833 (тел./факс), (8553) 236-238.

 

Андрей Шашков, Рустам Гайнутдинов
Ноябрь 2002 года


Отрасль: Энергетика.

Регион: Татарстан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ