Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Решения ЭОС в обрабатывающих отраслях. ОАО «Мордовцемент»

Заказчик

ОАО «Мордовцемент»

Проект

Создание корпоративной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО «Мордовцемент».

Сроки реализации:

с 2004 г. по настоящее время.

Проект осуществляют:

  • ОАО «Мордовцемент»
  • ООО «ГАРАНТ-Мордовия» – региональный партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва).


Ситуация к началу реализации проекта

Ситуация, сложившаяся к 2004 году в организации делопроизводства в ОАО «Мордовцемент», вызывала много вопросов, в разрешение которых требовались большие усилия сотрудников предприятия, отвечающих за  делопроизводство. Проблемы касались оперативного поиска документов, находящихся в делопроизводстве, предоставлении по ним полной информации об исполнителе, ходе исполнения, сроках и результатах исполнения, быстрой пересылки с соответствующими резолюциями, правильной регистрации и хранения подлинников и копий.

Кроме этого, большинство сотрудников неэффективно использовало рабочее время, тратя его на создание бумажных документов, их согласование и утверждение, не решая основные производственные задачи. Поэтому в связи с возрастающими требованиями к делопроизводству, направленными на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений предприятия, постепенный переход на электронный документооборот и безбумажные технологии, а также с постоянным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции назрела необходимость перехода на современные технологии ведения делопроизводства.


Цели проекта

  • Формирование единого документационно-информационного пространства, объединяющего структурные подразделения  ОАО «Мордовцемент».
  • Унификация технологии работы с документами в структурных подразделениях за счет использования средств совместной работы с документами.
  • Оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном видах между структурными подразделениями ОАО «Мордовцемент».
  • Обеспечение информационной «прозрачности» процессов разработки и прохождения документов, получения оперативной информации о состоянии запроса, реализация управленческого контроля на любой стадии движения документов.
  • Обеспечение оперативного доступа к статистической информации.
  • Ускорение процесса информационного обмена между структурными подразделениями ОАО «Мордовцемент».


Реализация проекта. Ход выполнения работ

Первый этап – октябрь 2004 года.

Закупка 49 лицензий программного продукта – системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ», разработанной компанией ЭОС. Закупка сервера, сканера и 19-ти рабочих станций.

Проведено предпроектное исследование, в том числе мероприятия: выпуск приказа по предприятию о создании рабочей группы и о переходе к автоматизированной системе делопроизводства. Назначены специалисты, которые будут работать в системе: администратор БД, системный технолог, пользователи (руководители, делопроизводители, контролеры). Создана и утверждена руководством модель распределения документопотоков.

Второй этап – октябрь-ноябрь 2004 года.

Установка, настройка и адаптация системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» с учетом специфики делопроизводства и документооборота ОАО «Мордовцемент».

Проведены работы по тестированию системы и выработке правил работы с ней: выявлены особенности документооборота предприятия, настроены и заполнены справочники (подразделения, группы документов, номенклатура дел, кабинеты, грифы доступа, виды доставки, стандартные тексты, рубрикатор, категории адресатов, типы реестров, типы связок, регионы, список организаций и др.)

Третий этап – 2004-2005 г.

Обучение персонала ОАО «Мордовцемент» работе в системе «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». Проведение пуско-наладочных работ и опытной эксплуатации системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».

Проведен экспорт/импорт справочников из отладочной (тестовой) базы в промышленную. Установлены реальные номера документов. Внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству предприятия. Выпущен регламент работы на предприятии в системе делопроизводства в условиях автоматизации. Параллельно осуществлялась техническая поддержка пользователей системы (выезд специалистов отдела электронного документооборота на предприятие при невозможности решения вопросов по телефону).

Четвертый этап – 2005 год – по настоящее время.

В феврале 2007 года было докуплено 10 рабочих мест системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». На сегодняшний день общее количество рабочих мест достигло 64. Осуществляется техническая поддержка пользователей системы. 


Результаты проекта

В настоящее время система «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» функционирует в 49 отделах и подразделениях предприятия. В базе данных системы зарегистрировано свыше 23 тысяч документов. С внедрением системы удалось решить следующие задачи:

  • Повышение «прозрачности» движения документов. Сотрудники видят на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность следить за ходом реализации бизнес-процессов в режиме реального времени.
  • Организация единого корпоративного информационного пространства.

Оценка экономической эффективности от внедрения «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ», проведенная компанией «ГАРАНТ-Мордовия» составила примерно 676929 руб. в год. На 25 % увеличилось время, которое сотрудники могут тратить на решение основных производственных задач.


Перспективы развития проекта

  • Расширение единой системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота за счет включения в нее всех остальных филиалов ОАО «Мордовцемент» (Сенгилеевский цементный завод, Ульяновский шиферный завод, Новоульяновский завод ЖБИ).
  • Создание электронной базы документов предприятия, находящихся в архиве с 1948 года, и документов, подлежащих сдаче в архив на хранение.

Генеральный директор ОАО «Мордовцемент» С.И. Сиушов:

«Программный продукт «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» является необходимым для организации, имеющей значительный внутренний и внешний документооборот. С одной стороны, система позволяет заменить рутинную работу с бумагами на надежную и быструю с компьютером, а с другой – предоставляет новые возможности контроля документооборота. Это дисциплинирует сотрудников и позволяет усовершенствовать работу всей организации в целом. С переходом организации на электронный документооборот существенно упрощаются поиск необходимых документов и контроль за исполнением резолюций руководства, сведена к минимуму возможность утери документов».



Отрасль: Прочие.

Регион: Мордовия, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ