Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в структурах исполнительной власти и муниципальных органах Ростовской области


Ростовская область: электронный документооборот в масштабах региона

Сергей Мальцев
http://ict-online.ru/interview/i90559/

В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Всего в системе работает более 1700 пользователей, проект охватывает региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования, в настоящее время продолжается подключение к системе городских и сельских поселений. Ростовская область стала одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). О развитии проекта и его результатах, практических аспектах работы системы «ДЕЛО» и других вопросах автоматизации органов власти рассказывает министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин.

Герман Анатольевич, расскажите о развитии проекта автоматизации документооборота органов власти Ростовской области?

- В результате конкурса 2006 года в правительстве Ростовской области было установлено 205 автоматизированных рабочих мест (АРМ) СЭД «ДЕЛО». Изначально проект был рассчитан на единый делопроизводственный цикл документооборота всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и муниципальных образований, где устанавливалось по одному автоматизированному рабочему месту (АРМ). С этого времени проект постоянно развивался, увеличивалось число установленных рабочих мест, стали использовать электронную подпись (ЭП). Кроме того, был принят целый ряд нормативно-правовых документов, прежде всего Распоряжение администрации Ростовской области «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальных образований области». А в 2009 году стартовал пилотный проект с целью практического изучения эффективности использования технологии безбумажного движения документов. Кроме того, в конце этого же года было принято распоряжение № 400 об организации пилотного проекта электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Как проходило внедрение технологий ЭП?

- После выхода распоряжения № 400 мы в течение 2010–2011 гг. работали в пилотном режиме, активно используя электронные подписи. Сотрудники получили рабочие места в СЭД «ДЕЛО» и полностью перешли на электронный документооборот при обмене информацией с другими ведомствами. По поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева было издано новое распоряжение № 365 от 23 августа 2012 года о межведомственном электронном документообороте с использованием системы «ДЕЛО» и ЭП, в рамках которого было установлено, что при переписке между исполнительными органами государственной власти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. Кроме того, в рамках этого распоряжения Министерством информационных технологий и связи Ростовской области были утверждены методические рекомендации по работе в региональной системе МЭДО, а также по работе в единой автоматизированной системе исполнения документов и поручений.

Что представляет собой проект сегодня?

- Сегодня документооборот между органами исполнительной власти и муниципальными образованиями ведется в системе «ДЕЛО», и в настоящее время правительство Ростовской области уже принимает документы только в электронном виде. В СЭД «ДЕЛО» сейчас реально работают 1730 пользователей, и до конца года планируется довести это число до 2100. Мы планируем подключить все опции, имеющиеся в СЭД «ДЕЛО», в том числе ЭП и шифрование, сканирование, поточное сканирование, печать штрих-кода, оповещения и уведомления, информер и т. д. Также в планах до конца года подключить к СЭД все городские и сельские поселения Ростовской области. А в 2014 – 2015 гг. подключить до 7000 пользователей.

Министр информационных технологий и связи
Ростовской области Лопаткин Герман Анатольевич

С чем вы связываете дальнейшее развитие проекта?

- До конца года мы планируем подключить к системе «ДЕЛО» управления и отделы социальной защиты населения, загсы и отделы образования во всех муниципальных образованиях. То есть постепенно началось подключение подведомственных организаций внутри каждого органа исполнительной власти. К примеру, Министерство образования сейчас планирует подключить к системе «ДЕЛО» учебные заведения, которые являются получателями средств областного бюджета, Министерство здравоохранения – соответствующие структуры и т. д. Люди стали понимать, что, не имея системы, они просто не смогут работать, ведь, с одной стороны, это удобно, с другой – объективная необходимость.

В планах дальнейшего развития проекта указывается отработка технологий единого документа, расскажите об этом подробнее.

- Все очень просто – внутри всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и некоторых муниципальных образований мы отказались от перерегистрации входящих документов. К примеру, если Министерство информационных технологий и связи направляет документ в Министерство финансов, то в последнем его не регистрируют, а работают с уже имеющимся номером документа, вводя туда соответствующие резолюции, ответы, поручения и т. д. То есть, внутриведомственной перерегистрации документа не происходит – регистрируются лишь поступающие документы от федеральных органов исполнительной власти и коммерческих организаций, которых нет в системе «ДЕЛО». Для этого каждому участнику системы «ДЕЛО» присваивается специальный уникальный номер, даже муниципальным образованиям, обеспечивая, таким образом, идентификацию в системе.

Ростовская область стала одним из первых регионов, подключенных к федеральной системе МЭДО, что это вам дало?

- Мы действительно стали первыми в Южном федеральном округе, подключившимися к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия в феврале 2012 года. Отмечу, что значительно сократилось время на получение и отправку электронных документов и, соответственно, на принятие решений и исполнение контрольных документов. При этом использование МЭДО не ограничивается только фактом отправки и получения электронного документа. Одновременно с электронным документом мы отправляем и получаем в автоматическом режиме сообщения – уведомления о событиях, происходящих в СЭД с документом. Так, например, без получения сообщения-уведомления от адресата о регистрации электронного документа в системе СЭД процесс отправки-приема документа не может считаться завершенным. Вместе с тем мы уже готовы перейти на полноценный обмен документами по системе МЭДО без дублирования отправки бумажным носителем, и с рядом федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) мы уже обменялись соответствующими соглашениями о переходе на полностью безбумажный документооборот. Работа в этом направлении продолжается.

Схема организации межведомственного
электронного документооборота в Ростовской области

С какими трудностями вы столкнулись при реализации проекта?

- Трудности возникают при работе с документами постоянного и длительного хранения. К сожалению, мы пока не можем их полноценно включить в электронный документооборот. Поэтому данные документы приходится обрабатывать как в электронном виде, так и на бумажных носителях, что вызывает справедливые нарекания со стороны пользователей системы. Но таких документов сравнительно немного – не более 10 % от общего объема документооборота. Кроме того, еще одной проблемой является то, что при автоматической выгрузке документа из СЭД «ДЕЛО» в систему «Архивное ДЕЛО» (которая используется для архивного хранения документов) вместе с документами не передается электронная подпись. Это серьёзно сдерживает развитие электронных архивов исполнительных органов власти и муниципальных образований. В идеале все документы постоянного и длительного хранения должны храниться в электронном виде в системе «Архивное ДЕЛО» и затем сдаваться в государственный архив также в электронном виде. Но пока это не работает.

Этот вопрос, наверное, нужно было задать в самом начале, но тем не менее – как вы оцениваете результаты проекта, как менялось отношение к нему рядовых пользователей?

- С началом внедрения проекта в 2006 году пользователи оценивали его результаты крайне отрицательно. Следующие два-три года тоже не были легкими, потому что система вынуждала сотрудников совершать двойную работу, создавая документы как на бумажных, так и электронных носителях. В это время учетом и регистрацией документов занималась канцелярия Правительства Ростовской области, а вопросов передачи документов и их юридической значимости не возникало. Затем наступил момент, когда система стала использоваться не только для учета регистрационных карточек, но и для оперативной передачи документов. В первую очередь удобство обмена электронными документами оценили сотрудники муниципальных образований (надо отметить, что расстояние до административных центров муниципальных образований от Ростова-на-Дону составляет до 450 км), которые активно включились в процесс обмена электронными документами, что сразу очень сильно стало экономить время и ресурсы. А к 2009 году, после того как проект перерос в масштабное внедрение, пользователи почувствовали все удобство работы в системе, когда все документы передавались внутри СЭД «ДЕЛО» прозрачно и оперативно, а также можно было проследить весь путь документа, вплоть до последнего исполнителя.

Большое спасибо за беседу!




Оператор:

Министерство информационных технологий и связи Ростовской области

Проект:

Межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО».

Сроки реализации:

август 2006 – по настоящее время

Техническое сопровождение проекта обеспечивает:

ООО «ЭОС».

Участники проекта:

органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения – получатели средств областного бюджета, подключенные к системе «ДЕЛО»

Цели проекта:

  • объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
  • соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним (далее – электронный документ);
  • осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;
  • получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
  • оперативная доставка электронных документов

Реализация проекта:

1-й этап – август 2006 – февраль 2007:

  • Установка программного обеспечения системы «ДЕЛО».
  • Разработка и наполнение системы «ДЕЛО» нормативно-справочной информацией, разработка технологических инструкций и дополнительных форм отчетности и статистики.
  • Обучение технолога и пользователей системы «ДЕЛО».
  • Внедрено и введено в опытную эксплуатацию 205 рабочих мест системы «ДЕЛО».

2-й этап – март 2007 – декабрь 2009:

  • Система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию (Распоряжение Администрации Ростовской области от 19.02.2007г. № 33 «О внедрении системы  электронного документооборота и делопроизводства  Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной   власти, муниципальных образований области».
  • Рост числа участников и пользователей проекта.
  • Организована передача нормативно-правовых документов в электронном виде по системе «ДЕЛО».
  • Отработано взаимодействие по обмену документами в электронном виде в системе «ДЕЛО» между аппаратом Администрации, органами исполнительной власти и муниципальными образованиями Ростовской области.
  • С мая 2009 г. стартовал пилотный проект безбумажного движения документов (Распоряжение Администрации Ростовской области от 29.04.2009 № 107).

3-й этап – январь 2010 – декабрь 2011:

  • С начала 2010 г. стартовал пилотный проект «Об организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи». (Распоряжение Администрации Ростовской области от 11.12.2009 № 400 «Об организации пилотного проекта электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи» с изменениями от 04.04.2011 № 103). В его рамках 85 руководителей министерств и ведомств, государственных органов власти области получили сертификаты электронной подписи. Участниками первого этапа пилотного проекта стали 38 главных распорядителей средств областного бюджета.

Январь 2012 по настоящее время:

  • Принят ряд нормативно-правовых документов, регламентирующих работу в системе «ДЕЛО», в том числе Указ Губернатора Ростовской области от 20.03.2012 № 16 «О Регламенте Правительства Ростовской области», Распоряжение Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте».
  • Правительство Ростовской области подключено к защищенной системе системы межведомственного электронного документооборота для обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации (система МЭДО).
  • Количество  пользователей системы «ДЕЛО» на конец 2012 года составило  2 700 человек, в том числе 800 владельцев сертификата ключа подписи.
  • К системе «ДЕЛО» подключены пользователи городских и сельских административных поселений, управлений и отделов ЗАГС, центров занятости населения муниципальных администраций городских округов и муниципальных районов области). 

Результаты проекта:

  • Создана единая межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований, городских и сельских поселений Ростовской области.
  • Внедрена технология «единого документа».
  • Достигнута психологическая готовность к работе в условиях электронного документооборота участников проекта.
  • Обеспечен обмен электронными документами с Правительством Российской Федерации по системе МЭДО без досылки бумажных носителей.

Перспективы проекта:

  • Обеспечить полноценный электронный документооборот с федеральными органами исполнительной власти по межведомственной системе электронного документооборота без досылки документа на бумажном носителе.
  • Довести количество подключенных пользователей системы «ДЕЛО» до 3700 рабочих мест.
  • Осуществить перенос баз данных и серверных приложений систем «ДЕЛО» и «Архивное дело» на высокопроизводительную системную архитектуру (Blade).

Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Ростовская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ