Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Отчет «О реализации проекта внедрения системы «ДЕЛО» в Казанской городской телефонной сети(КГТС)»

Данный материал опубликован также на сайте компании "Абак"

1. Общая часть

Для крупного производственного предприятия, при ведении производственной деятельности в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление производственными и вспомогательными подразделениями, ускорение производственных и экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих на предприятии - все это обеспечивает устойчивую и эффективную производственную деятельность.

Кроме того, последние изменения в законодательстве и нормативах, касающихся документного обеспечения деятельности хозяйствующих субъектов выдвигают новые, более жесткие требования к организации и функционированию служб, обеспечивающих работу с документами.

Понимание значения указанных факторов определило выбор руководства Казанской ГТС по решению проблем документного обеспечения управления путем внедрения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота, использующую существующий в КГТС программно-технический комплекс. Имеющееся компьютерное и серверное оборудование, использующееся СУБД Oracle8, развернутая в большинстве подразделений компьютерная сеть позволили обеспечить инфраструктуру системы. В качестве основы для программного комплекса системы послужило программное обеспечение системы "Дело", разработанное компанией "Электронные офисные системы", г.Москва. Работы по внедрению проводились компанией АБАК (г.Казань), с привлечением фирмы " ИнфоИнжиниринг " (г.Казань).

В обеспечение работ, проводящихся согласно договора N от 30.01.02г., был выпущен приказ по КГТС N от 07.06.02г., определивший перечень соответствующих мероприятий и ответственных за их выполнение.

2. Начальные условия

На момент начала реализации проекта в подразделениях КГТС процесс ведения делопроизводства был разорван на отдельные функции, которые выполнялись различными разобщенными службами. Вследствие этого перечень традиционных делопроизводственных функций (регистрация, передача на рассмотрение, рассылка по исполнителям, контроль исполнения резолюций, учет отчетов исполнителей по резолюциям, списание документов в дело, справочно-поисковая работа), предписанных действующими нормативными документами, выполнялись не в полной мере, повсеместно выявлялись факты бессистемного подхода к организации работы с документами:

  • в большинстве подразделений не были определены лица, ответственные за работу с документами, т.е. выполняющих делопроизводственные функции (делопроизводители);
  • главные делопроизводители (канцелярия, приемная, отдел кадров, архив), призванные осуществлять основные функции делопроизводства, выполняли неполный перечень необходимых, обязательных функций (получение и централизованная регистрация документов, учет и хранение оригиналов документов в папках согласно утвержденной номенклатуры дел, централизованный учет перемещения оригиналов и копий документов, учет и регистрация распорядительных документов, централизованный контроль исполнения резолюций руководства, учет и централизованная регистрация исходящих и внутренних служебных документов, отправка и рассылка документов с контролем доставки, и т.д.);
  • отдельные делопроизводственные функции поручались разным сторонним службам, что велот к несогласованности при работе с документами;
  • порядок регистрации входящих, исходящих, распорядительных и внутренних служебных документов, писем и обращений граждан не соответствовал требованиям "Типовой инструкции по ведению делопроизводства" (не формируются контрольно-регистрационные карточки документов (КРК или РК), применялось неправильное номерообразование групп документов, регистрация разных групп документов велось в смешанных журналах регистрации, не соблюдались правила регистрации по составу реквизитов документов, и т.п.);
  • отсутствовал централизованный учет перемещения оригиналов и копий документов и централизованный систематизированный контроль исполнения резолюций руководства;
  • номенклатура дел в подразделениях велась с нарушением нормативов, большинство документов не списывались в дело после окончания их рассмотрения;
  • персонал, обеспечивающий делопроизводство, за небольшим исключением, имел недостаточный уровень специальной подготовки, слабо ориентировался в методологии и проблематике делопроизводства, а численность делопроизводственного персонала и его функциональное распределение по участкам работы не вполне соответствовало выдвигаемым функциональным требованиям и возрастающему объему обрабатываемой бумажной документации;
  • техническая оснащенность отдельных функциональных рабочих мест делопроизводителей была недостаточна для ведения автоматизированного делопроизводства (не было доступа по сети, не хватало компьютеров или они были неисправны, и пр.);
  • в целом, отсутствовала единая методология ведения делопроизводства и архивного дела, при недостаточном организационном обеспечении работы с документами.

3. Первые результаты от внедрения системы "Дело"

3.1. С началом работ по внедрению системы автоматизированного делопроизводства "Дело", проводившейся рабочей группой внедрения, в составе сотрудников КГТС, АБАК и " ИнфоИнжиниринг", началось создание в КГТС единой технологии работы с документами, соответствующей действующим нормативам:

  • рабочей группой установлено и настроено ПО СУБД Oracle и системы "Дело" на сервере и на более чем 40 рабочих местах должностных лиц и сотрудников КГТС в здании КГТС , в станционных цехах и удаленных подразделениях;
  • обучено навыкам работы в системе "Дело" более 50 сотрудников КГТС ;
  • настроены все необходимые для функционирования системы справочники и рубрикаторы для КГТС ;
  • проведено обследование, выработаны и реализованы рекомендации по приведению процессов делопроизводства КГТС к действующим ГОСТ и нормативам;
  • ведется централизованная регистрация входящей и директивной документации и ее рассылка по исполнителям с внесенными резолюциями;
  • ведется регистрация приказов, обеспечена их рассылка по исполнителям, с контролем ознакомления и выполнения;
  • ведется регистрация и рассылка остальных определенных групп документов КГТС.

3.2. В ходе работ был выявлен ряд организационно-технических проблем, решение которых позволило ускорить проведение работ и обеспечить положительный результат от внедрения:

  • было определено лицо, руководящее всей работой канцелярии, сотрудники канцелярии выполняют свои профильные работы и обязанности в достаточной мере;
  • в канцелярии организуется прием и отправка электронной почты, т.к. определенный объем срочной корреспонденции, связанной с вышестоящими и контролирующими органами, целесообразно принимать и отправлять по электронной почте централизованно;
  • в канцелярии прием и отправка писем посредством факсимильной связи (факсом) организуется на профессиональном уровне, поскольку ранее использовавшиеся факсимильные аппараты не обладали достаточной производительностью и автоматизированными функциями, когда использовалась некачественная рулонная термобумага, что может иногда приводило к потере текста факсограмм при их копировании или сканировании;
  • в канцелярии организуется централизованное хранение оригиналов документов в соответствии с номенклатурой дел, для их оперативного использования;
  • канцелярия определяет новый порядок сортировки и передачи в архив на длительное хранение документов из номенклатурных дел подразделений по окончании календарного года;
  • канцелярией определяется новый порядок ведения контроля за исполнением контрольных резолюций, директив, распоряжений и решений руководства КГТС;
  • канцелярией определяется новый порядок списания документов в дело согласно номенклатуре дел;
  • в подразделениях определены лица, призванные вести работу с документами;
  • рабочие места делопроизводителей в подразделениях соответствуют требованиям ведения автоматизированного делопроизводства.

4. Текущие и перспективные задачи проекта

Для закрепления и развития положительных сдвигов в организации документационного обеспечения деятельности КГТС принимаются организационные меры, направленные на организационное и техническое укрепление канцелярии и делопроизводственной службы в целом, перераспределяются и закрепляются в должностных инструкциях и положениях о подразделении делопроизводственные функции сотрудников КГТС , рабочие места делопроизводителей дооснащаются необходимым оборудованием для выполнения необходимых функций.

В перспективе - охват системой автоматизированного документооборота всех без исключения подразделений и должностных лиц КГТС, расположенных в различных районах г.Казани, а также взаимоувязка системы "Дело" с аналогичными автоматизированными системами, функционирующими в Министерстве связи РТ, в РИЦ, в ОАО "Таттелеком" , в других предприятиях связи, что позволит обеспечить улучшение координации их деятельности, повышение качества предоставления услуг и эффективности деятельности указанных предприятий.

В целом, создание единой организационной основы для функционирования делопроизводственной службы КГТС в совокупности с единой методологической и технической основами, созданными внедрением системы "Дело" обеспечило возможность постепенного перехода к безбумажным технологиям ведения делопроизводства в КГТС и позволило успешно решать проблему систематизации, конфиденциальности и эффективности документационного обеспечения управления деятельностью КГТС .

 

Начальник департамента компании АБАК
Н. Сусаров
Директор НПФ "ИнфоИнжиниринг"
Р. Гайнутдинов

Отрасль: Услуги связи и телекоммуникации.

Регион: Татарстан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ