Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

ОАО «Мосэнерго»: от классического подхода в работе с документами – к электронному документообороту

Заказчик

ОАО «Мосэнерго»

Проект

Построение корпоративной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО «Мосэнерго».

Сроки реализации:

с 1998 г. по настоящее время.

Проект осуществляют:

ОАО «Мосэнерго», компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Ситуация к началу реализации проекта

Объём годового документооборота ОАО «Мосэнерго», включая переписку с филиалами, составляет около 100 тысяч документов. Их необходимо зарегистрировать, обеспечить сохранность, довести до адресата и, в соответствии с резолюцией, до исполнителя. При этом огромное значение имеют временной фактор и организация контроля исполнения принимаемых решений.

Определённую проблему представляет работа с информационно-правовым массивом документов, формируемым в компании. Он должен быть доступен исполнителям и надёжно защищён от несанкционированного доступа. Поиск нужного документа должен быть минимален.

Цели проекта

Главная цель проекта – создание системы документационного обеспечения управления (ДОУ), в полной мере соответствующей концепции новой информационной среды, описанной в Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 – 2010 годы)».

Основные задачи проекта: увеличение результативности и эффективности работы с документами; повышение качества управленческого труда; обеспечение надёжной защиты информации; повышение действенности контроля исполнения документов; уменьшение издержек, связанных с документационным обеспечением управленческой деятельности.


Реализация проекта. Ход выполнения работ

  • октябрь 1998 г. –  начата эксплуатация системы «ДЕЛО» в подразделениях Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго» и в филиале компании – Информационном вычислительном центре (ИВЦ).
  • март 2002 г. – в отделы и службы Генеральной дирекции распорядительные документы стали поступать в электронном виде; силами отдела ДОУ начато создание электронной базы данных Генеральной дирекции по всем распорядительным документам.
  • Июнь - август 2003 г. – перевод делопроизводства ОАО «Мосэнерго» на новую версию системы «ДЕЛО»; подключено 8 филиалов компании к работе в системе.
  • 2003 г. - 2004 г. – система «ДЕЛО» объединила сети Генеральной дирекции и филиалы.
  • 2004 г. - март 2005 г. – дополнительная поставка 160 рабочих мест ПО «ДЕЛО» и 100 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB». Общее число автоматизированных рабочих мест в ОАО «Мосэнерго» –  650.
  • апрель 2005 г. - 2006 г. – после реформирования ОАО «Мосэнерго» с выделением 13 самостоятельных Обществ были проведены мероприятия по обеспечению работоспособности автоматизированного делопроизводства с электронным документооборотом во вновь создаваемых Обществах.
  • 2007 г. – переход на новую версию системы «ДЕЛО». Начата автоматизация деятельности Архивной службы ОАО «Мосэнерго». Силами сотрудников ОАО «Мосэнерго» переведены в электронный вид и загружены в систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» архивные документы за 1978-1998 гг.. Общее количество автоматизированных рабочих мест – 750.

Результаты проекта

С внедрением системы «ДЕЛО» удалось достичь следующих позитивных результатов: ощутимо снизились объем технической работы делопроизводителей, количество рутинных операций и сроки исполнения  документов. Это повлияло и на повышение эффективности управления в ОАО «Мосэнерго», и на экономию финансовых и трудовых затрат, связанных с издержками на содержание и обеспечение деятельности аппарата управления, и создало условия для организации в ОАО «Мосэнерго» необходимой инфраструктуры полнофункционального электронного документооборота.

Витин Ю. Г., начальник отдела ДОУ Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго»:

«Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в ОАО «Мосэнерго» существенным образом повлияло на исполнительскую дисциплину. Значительно сократилось число документов, не исполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15%, а повторные обращения и запросы практически прекратились. Как ожидается, выполняемые работы позволят вывести ДОУ ОАО «Мосэнерго» на уровень современных требований. А это, в свою очередь, является одной из составляющих надёжного функционирования системы обеспечения электрической и тепловой энергией 15-ти миллионного Московского региона».

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

  • Более тысячи клиентов в России и СНГ
  • Более ста тысяч рабочих мест, на которых установлены системы ЭОС
  • Шесть субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО»


Проекты ЭОС в топливно-энергетическом комплексе:

ОАО «Татнефть», «Мострансгаз», ОАО «Татэнерго», ООО «ЛУКОЙЛ Украина», ОАО «Тулэнерго», «Ноябрьскнефтегаз» и др.

Документооборот с применением системы «ДЕЛО»

Рассмотрим в этом разделе некоторые общие принципы автоматизации традиционного и  организации электронного документооборота, связанные с применением системы «ДЕЛО». На рис. 2 приведена структурная схема, характеризующая жизненный цикл документа в организации.

Рисунок 2. Жизненный цикл документа

При получении документа службой документационного обеспечения управления (эту роль в организациях обычно выполняют управления делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы и др.) осуществляется его регистрация. (Если документ получен по электронной почте, его регистрация может производиться в автоматическом режиме – с использованием средств криптозащиты и электронно-цифровой подписи.) Для него формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся все основные сведения: регистрационный номер документа, дата создания РК, краткое содержание документа, его тематика, гриф доступа к документу, его состав, отметки о наличии приложений к нему, резолюции, подписи и др. При необходимости создаётся электронная копия документа (факсимильное изображение, текст, звуковой или видеоматериал и т. п.), которая может быть прикреплена к РК.

Дальнейшая работа организации ведётся непосредственно с РК. (Система ни в коем случае не отменяет сложившиеся в данной организации правила и нормы работы с бумажными документами, хотя и допускает такую возможность, обеспечивая при этом всю полноту делопроизводственного процесса, происходящего как в централизованной, так и в децентрализованной форме. Кроме того, «ДЕЛО» несёт в себе уникальные контрольные функции, не доступные традиционному делопроизводству.)

В современной организации компьютеры (и, следовательно, рабочие места персонала, выполняющего делопроизводственные функции, и рабочие места должностных лиц) объединены в сеть. Это позволяет помимо эффективной адресной организации самого документооборота (с учётом разграничения прав доступа пользователей и их должностных обязанностей) вести централизованный контроль исполнения конкретных документов на всех стадиях их жизненного цикла, оперативно осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимых документов (в том числе и с применением технологий Intranet-Internet), производить мгновенную рассылку документов.

После создания РК документа в службе документационного обеспечения управления она сразу же попадает к должностному лицу, ответственному за принятие решения по данному документу (должностное лицо либо непосредственно является исполнителем в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции, либо своими резолюциями назначает иных исполнителей).

...Постепенно РК обрастает всеми необходимыми сведениями, характеризующими работу делопроизводственного персонала, должностных и ответственных лиц с документом. После чего (когда резолюции документа выполнены, отчёты исполнителей представлены) РК, наконец, получает отметку о том, что документ списан в дело (в виде текстового файла передан на хранение в архивную библиотеку  или уничтожен). И т. д.

Отметим особо следующий факт: каждый пользователь системы «ДЕЛО», в строгом соответствии со своими должностными полномочиями, наделяется определёнными правами, которые, собственно, делают его работу в значительной степени приближенной к традиционной работе с документами за столом в кабинете. И вообще, «кабинет» в системе «ДЕЛО» – это некое подобие рабочего стола делопроизводителя, на котором в данный момент времени находятся РК тех документов, ход исполнения которых делопроизводитель должен отслеживать.

(Процессы обслуживания внутренних документов, а также документов, предназначенных для внешней рассылки, осуществляются в системе «ДЕЛО» похожим образом и не требуют дополнительных пояснений.)

Технология, созданная компанией ЭОС и положенная в основу системы «ДЕЛО», решает все проблемы отечественных предприятий и организаций как в сфере автоматизации традиционных делопроизводственных процессов, так и в сфере обеспечения функциональной полноты корпоративного и межведомственного электронного документооборота.

Особенности внедряемой системы

Возможности системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» позволяет автоматизировать все основные технологические функции документооборота и делопроизводства, среди них:

  • централизованная и децентрализованная регистрация документов;
  • управление электронными образами (файлами) документов;
  • передача документов на рабочие места сотрудников организации (с учётом заданной маршрутизации);
  • поиск документов по любому реквизиту (сочетанию реквизитов) регистрационной карточки, полнотекстовый поиск;
  • автоматическое формирование картотек подразделений;
  • формирование личных папок пользователей для хранения документов;
  • группировка документов в папки кабинетов с возможностью осуществления коллективной работы с ними;
  • работа с проектами резолюций;
  • ведение номенклатуры дел;
  • приём/отправка документов по электронной почте;
  • регистрация отправки исходящих документов (с учётом возможности формирования реестров исходящей корреспонденции);
  • контроль исполнительской дисциплины в части своевременного исполнения документов и резолюций;
  • регистрация перемещений оригиналов и копий бумажного документа;
  • ведение журналов (ознакомления сотрудников с документами, уничтожения оригиналов документов и их бумажных копий);
  • получение стандартных справок и отчётных форм.

Кроме того, система «ДЕЛО» даёт возможность осуществлять и функции администрирования:

  • создание справочников (подразделений, должностных лиц, организаций и др.);
  • управление формированием картотек подразделений;
  • назначение прав доступа пользователей к документам (группам документов), к картотекам;
  • задание прав пользователей на регистрацию, редактирование и удаление документов, на ввод резолюций от имени определённого должностного лица (группы лиц) и т. п.

Функциональный состав системы

Функциональный состав внедренной в ОАО «Мосэнерго» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота включает в себя

1) аппаратный комплекс:

  • сервер баз данных;
  • персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе «ДЕЛО»;

2) комплекс системных программных средств:

  • операционная система сервера (Unix);
  • операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, 2000);
  • реляционная СУБД (ORACLE 9.2);
  • система подготовки отчётов (MS Office);

3) комплекс прикладных программных средств системы «ДЕЛО».

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Осуществление проекта

Основные этапы

  • Октябрь 1998 года –  начата эксплуатация системы «ДЕЛО» (версия 5.3) в подразделениях Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго» и в филиале Общества Информационном вычислительном центре (ИВЦ);
  • С 15 марта 2002 года распорядительные документы до отделов и служб Генеральной дирекции стали доводиться в электронном виде; силами отдела документационного обеспечения управления начато создание электронной базы данных Генеральной дирекции по всем распорядительным документам; 
  • С 1 апреля 2002 года персональные поручения генерального директора, а также его поручения,  стоящих на особом контроле, стали доводиться до отделов и служб Генеральной дирекции в электронном виде; также начато доведение в электронном виде поручений и документов, рассмотренных первым заместителем генерального директора – управляющим директором по корпоративной политике и управлению собственностью Д. В. Васильевым, – до его заместителей и начальников, курируемых им отделов;
  • 16 апреля 2003 года – вышло Распоряжение главного инженера ОАО «Мосэнерго» И. Т. Горюнова «О переводе делопроизводства на новую программу», предусматривающее мероприятия, необходимые для внедрения в Генеральной дирекции и в филиалах Общества новой версии системы «ДЕЛО»;
  • 19 мая 2003 года – Правлением Общества рассмотрен вопрос о мероприятиях по внедрению и финансированию приоритетного комплекса единой информационной системы управления в ОАО «Мосэнерго», составной частью которой является система автоматизированного делопроизводства;
  • 2 июня 2003 года – состоялся перевод делопроизводства ОАО «Мосэнерго» на версию 8.07 системы «ДЕЛО» с последующим подключением к ней  5 филиалов Общества;
  • Август 2003 года – количество филиалов, включённых в единое делопроизводственное пространство ОАО «Мосэнерго», возросло до 8;
  • Сентябрь-ноябрь 2003 года – система «ДЕЛО» объединила сети Генеральной  дирекции и 15 филиалов Общества; 
  • Декабрь 2003 года – количество филиалов, включённых в единое  делопроизводственное пространство ОАО «Мосэнерго», доведено до 20.

К концепции информационно-управляющей системы 
 
В. Н. Пискунов, начальник отдела информационных технологий и телекоммуникаций Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго».

«ОАО «Мосэнерго» – это солидная организация со сложной разветвлённой структурой и значительной численностью работающего персонала (достигающей 60 тысяч человек). Естественно, что без внедрения современных информационных технологий эффективное управление Обществом крайне затруднено.

В этом году (наверное, впервые за всю историю существования «Мосэнерго») нами была подготовлена концепция информационно-управляющей системы ОАО «Мосэнерго», которая подвела итог так называемой «лоскутной автоматизации» прежних лет и предложила основные принципы разработки всех информационных систем, подлежащих внедрению в Обществе. Не так давно эта концепция была утверждена на научно-техническом совете.

Одним из важнейших направлений данной концепции является автоматизация делопроизводства. От оперативности, достоверности информации, которые обеспечиваются посредством внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, напрямую зависит качество управления. Не говоря уже о достижении побочных положительных результатов внедрения, таких как снижение объёма документооборота, повышения исполнительской дисциплины и т. п. Это очевидно.

Но, к сожалению, применение новых технологий часто наталкивается на организационные моменты, на так называемый «человеческий фактор». Не секрет, что многие сотрудники привыкли работать по старинке, с бумагами, неизбежно в работе присутствует определённый параллелизм.

Разумеется, все эти недостатки мы сумеем исправить. Так, например, усилиями ОДОУ организовано обучение пользователей системы «ДЕЛО»: сначала проводятся общие занятия, а затем более углублённые, индивидуальные – непосредственно на рабочих местах.

Занятия с удовольствием посещают руководители Общества – и в этом залог успешного освоения их подчинёнными возможностей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и, в частности, залог преодоления того самого «человеческого фактора».

Перспективы развития системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ОАО «Мосэнерго» я вижу, прежде всего, в дальнейшем расширении её за счёт новых структурных подразделений и пользователей.

Сейчас продолжается внедрение системы в Генеральной дирекции, причём, на самом высоком уровне: подключаются заместитель главного инженера, заместитель генерального директора и др. В дальнейшем предполагается распространить систему до уровня первого заместителя генерального директора и непосредственно до руководителя ОАО «Мосэнерго».

Развивается система и в филиалах Общества. Ведь каждый документ должен доходить до исполнителя, а исполнитель – это не только сотрудник Генеральной дирекции, это и должностные лица и делопроизводственный персонал филиалов, в свою очередь, их служб и подразделений. Со временем соответствующие рабочие места тоже должны быть оснащены программным обеспечением системы «ДЕЛО».

И, наконец, вместе с подключением к системе новых пользователей, новых отделов, служб мы стремимся отработать механизмы сквозного, вертикального контроля исполнения документов, позволяющие руководству отслеживать судьбу каждого документа на всех стадиях его жизненного цикла.

Разумеется, скорейшему развитию системы препятствует реальное состояние телекоммуникаций. Но и эта проблема решается. По мере подготовки и ввода в эксплуатацию новых каналов связи нами проводится работа по подключению очередных пользователей в структурных подразделениях Общества.

Уже в самое ближайшее время ОАО «Мосэнерго» вполне может реализовать на своих объектах работу персонала в условиях электронного документооборота. Мы стремимся к этому и уже сейчас тщательно прорабатываем вопросы (непростые как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения их практического применения), связанные с аспектами использования электронно-цифровой подписи, обеспечения надёжной защиты конфиденциальной информации и др.

Несколько слов о взаимоотношениях ОАО «Мосэнерго» с компанией «Электронные Офисные Системы». Программные продукты, разработанные ЭОС, – это оптимальный вариант для создания корпоративных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и по функциональности, и по цене. Специалисты ЭОС блестяще справились с внедрением системы. Надеюсь также на то, что при подготовке к выпуску очередных версий «ДЕЛА» компания ЭОС отнесётся с пониманием и учтёт наши пожелания к доработке системы, которые имеются сейчас и появятся в будущем. И, вне всяких сомнений, мы вправе рассчитывать на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество».

Нормативно-методическое обеспечение работ

В ОАО «Мосэнерго» с учётом специфики решаемых задач разработаны:

  • Инструкция по делопроизводству в Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго»;
  • Инструкция по делопроизводству на филиалах АО «Мосэнерго» (типовая);
  • Сборник форм распорядительных документов.

Данные материалы являются практическим пособием по организации и ведению делопроизводства в ОАО «Мосэнерго». Теоретической основой их создания явились следующие нормативно-правовые акты федерального уровня:

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (N 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г.);

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (N 1-ФЗ от 10 января 2002 г.);

3. Федеральная целевая программа «Электронная Россия 2002 – 2010 годы» (Постановление правительства РФ N 65 от 28 января 2002 г.);

4. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменён). В настоящее время новая редакция стандарта находится на стадии согласования;

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ N 28 от 27 февраля 1998 г.);

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива N 68 от 27 ноября 2000 г.).

Сегодняшний день проекта

Среди важнейших задач построения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота – повышение оперативности в принятии управленческих решений и доведении их до всех филиалов и структурных подразделений Общества, а также предупредительный контроль своевременного их исполнения. Поэтому особое внимание проекту уделяет высшее руководство, а именно генеральный директор ОАО «Мосэнерго» А. В. Евстафьев и его первый заместитель – главный инженер И. Т. Горюнов, непосредственно курирующий деятельность отдела документационного обеспечения управления (ОДОУ).

 М. М. Мусаева, директор по проектам компании «Электронные Офисные Системы».
 
«С построением в ОАО «Мосэнерго» корпоративной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (на базе системы «ДЕЛО»), с вовлечением в автоматизированный процесс всё большего числа территориально-распределённых филиалов Общества, с поэтапным увеличением количества рабочих мест административного и делопроизводственного персонала, допущенного к работе с документами в условиях применения системы, с созданием электронной базы данных документов Общества и в недалёком будущем – электронного архива, а также благодаря широким функциональным возможностям внедряемой технологии документационного обеспечения управления ОАО «Мосэнерго» получает в своё распоряжение превосходный инструментарий, позволяющий качественным образом улучшить организационные процедуры подготовки, принятия и контроля исполнения управленческих решений. Это непременно скажется (и уже сказывается) на снижении общего объёма технической работы делопроизводителей по подготовке документов, на уменьшении количества рутинных операций (по размножению, передаче и хранению огромного числа копий бумажных документов и ведению многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек), на сокращении сроков исполнения документов и времени на передачу документов между подразделениями внутри организации, на исключении случаев утери документов. Конечно же, это повлияет и на повышение эффективности управления в ОАО «Мосэнерго», и на экономию финансовых и трудовых затрат, связанных с издержками, необходимыми на содержание и обеспечение деятельности аппарата управления, создаст все условия для организации в ОАО «Мосэнерго» необходимой инфраструктуры полнофункционального электронного документооборота.

Обществом уже предприняты первоочередные шаги в этом направлении. Так, недавний переход ОАО «Мосэнерго» на версию 8.07 системы «ДЕЛО» позволяет пользователям автоматически распознавать тексты прикреплённых к регистрационным карточкам электронных образов документов (с помощью встроенной в систему «ДЕЛО» опции FineReader компании ABBYY) и вести полнотекстовый поиск. На очереди – подготовка нормативно-методических материалов для апробации и применения электронно-цифровой подписи, освоение технологий Интернет/Интранет и ряд других мероприятий.

В планах Общества – создание единого информационного делопроизводственного пространства в масштабе управленческой организации и его филиалов, а также интеграция системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ОАО «Мосэнерго» в информационную структуру ОАО РАО «ЕЭС России» и Правительства Российской Федерации. Нет сомнения, что специалистам ОАО «Мосэнерго» совместно со специалистами нашей компании удастся выполнить намеченное».

  Рисунок 3. Структурная схема системы автоматизации делопроизводства и документооборота ОАО «Мосэнерго»

Организационную сторону процессов, связанных с внедрением и эксплуатацией системы «ДЕЛО» в ОАО «Мосэнерго», обеспечивает ОДОУ (начальник отдела – Ю. Г. Витин).

В отделе 19 человек. Из них 10 непосредственно работает в сфере автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

Ю. Г. Витин, начальник отдела документационного обеспечения управления Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго».
 
«В начале мы выявили тенденцию. Оказалось, что захлебнуться в бумажном потоке не столь уж нереальная перспектива. А это – потеря управления. Поэтому в автоматизированной системе делопроизводства мы увидели самый оптимальный выход. Её внедрение сулило повышение эффективности расходования денежных средств. По нашим оценкам – не менее 90 тысяч рублей ежемесячно.

Прежде всего, мы подобрали сотрудников, способных выполнять новые обязанности. Надо признать, не все приняли нововведение «на ура». Это понятно: не легко превозмочь магию бумажного листа и воспринять документ на экране компьютера. Были определены документы, подлежащие обязательному переводу в электронную форму, начата подготовка методических рекомендаций по организации и ведению электронного документооборота и работе с электронными документами. Внедрены в практику ежемесячные показные и практические занятия с сотрудниками отделов и служб Генеральной дирекции, отвечающими за ведение делопроизводства, по методике работы с внедрённой системой автоматизированного делопроизводства. На наших занятиях особое внимание уделялось и уделяется показу использования новых возможностей, в том числе, и таким, как возможность автоматического распознавания текстов (с помощью встроенной в систему «ДЕЛО» опции FineReader компании ABBYY), а также полнотекстового поиска.

Уже через полгода треть всех отделов и служб Генеральной дирекции докладывали об исполнении распорядительных документов в электронном виде. На сегодняшний день таких подразделений более половины, и данный процесс продолжает развиваться. Планируем, что в 2004 году доклад на бумажном носителе станет эпизодическим.

Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО «Мосэнерго» существенным образом повлияло на исполнительскую дисциплину. На 2 % сократилось число документов, не исполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15 %, а повторные обращения и запросы практически прекратились.

Во исполнение указания генерального директора ОАО «Мосэнерго» А. В. Евстафьева доля документов, направляемых исполнителям в электронном виде, в декабре 2003 года доведена до 30%. Это позволило не только секретариату Генеральной дирекции, но и секретариатам заместителей генерального директора существенно влиять на ход своевременного исполнения поручений, данных генеральным директором и его заместителями.

Одна из базовых возможностей системы «Дело» – надёжный контроль исполнения документов и, в частности, контроль ежедневный и предупредительный. Особая роль отводится предупредительному контролю. В системе создана «Справка-напоминание». Она составляется регулярно и рассылается исполнителям. Этот документ включает распоряжения генерального директора, его заместителей, решения Правления Общества, совещаний и других нормативных актов,  решения по которым подлежат исполнению через 7-10 дней. Кроме того, отдельно готовится и направляется «Справка-напоминание» по исполнению поручений, данных соответствующими должностными лицами по поступившим и рассмотренным ими документам и обращениям граждан.

Вторая особенность заключается в возможности увеличения числа клиент-серверных рабочих мест системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» для административного и делопроизводственного персонала, а также рабочих мест системы «ДЕЛО-WEB», реализованных на базе Web-технологий и предназначенных исключительно для просмотра документов в пределах Интранет-сети организации, до величин, оптимальных для обеспечения работы нашего Общества  как путём непосредственного увеличения числа АРМ, так и путём совмещения использования АРМ несколькими сотрудниками.

Есть и третья особенность, заключающаяся в возможности введения в регистрационную карточку документа не только отчёта о его выполнении, но и представления в электронном виде документов, разработанных во исполнение поручений старших начальников.

Как ожидается, выполняемые нами работы  позволят вывести документационное обеспечение управления ОАО «Мосэнерго» на уровень современных требований. А это, в свою очередь, является одной из составляющих надёжного функционирования системы обеспечения электрической и тепловой энергией 15-миллионного Московского региона».

Внедрение в ОАО «Мосэнерго» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается хорошо подготовленными организационно-методическими мероприятиями. Так, в частности, предпринятый в июне 2003 года переход Общества на новую версию системы «ДЕЛО» сопровождался:

  • подготовкой учебного класса на 10 рабочих мест, оснащённых новой версией системы «ДЕЛО» и клиентской частью СУБД Oracle;
  • разработкой совместно с компанией ЭОС программы обучения сотрудников, ответственных за ведение автоматизированного делопроизводства (из расчёта 8 часов – один рабочий день – на одного обучаемого). В ходе занятий по этой программе проанализированы итоги работы применяемой ранее версии системы автоматизации делопроизводства и даны рекомендации делопроизводственному персоналу по переходу к работе с новой версией системы «ДЕЛО»;
  • проведением трёх показательных занятий с сотрудниками Генеральной дирекции, допущенных к работе с системой «ДЕЛО-WEB» (дающей право только на просмотр документов);
  • назначением подразделения, ответственного за эксплуатацию системы (ИВЦ);
  • утверждением регламента работы и состава групп эксплуатации системы;
  • обеспечением оперативного технического сопровождения начала эксплуатации новой версии системы «ДЕЛО» в Генеральной дирекции и пяти филиалах;
  • принятием мер по обеспечению конфиденциальности выполняемых работ и передаваемой информации.

Подобный подход к делу закладывает фундаментальную базу, необходимую для построения в ОАО «Мосэнерго» системы электронного документооборота, отвечающей самым современным требованиям.

Перспективы развития проекта

В соответствии с принятой в 2002 году Правительством Российской Федерации Федеральной целевой программой «Электронная Россия (2002 – 2010 годы)», на базе имеющегося опыта эксплуатации в ОАО «Мосэнерго» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», а также в целях повышения исполнительской дисциплины и эффективности управления производством руководство Общества приняло следующие решения:

в период до 2005 года

  • расширить единую систему автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота за счёт включения в неё всех остальных филиалов Общества (с учётом их технической подготовленности);
  • довести долю электронного документооборота в общем документопотоке ОАО «Мосэнерго» до 65 %;
  • приступить к опытному внедрению электронного документооборота между ОАО «Мосэнерго»  и ОАО РАО «ЕЭС России»;

в период с 2005 по 2010 годы

  • выполнить работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ОАО «Мосэнерго» в единую информационную структуру ОАО РАО «ЕЭС России» и Правительства Российской Федерации;
  • довести долю электронного документооборота с вышестоящими организациями до 40 % (в том числе и с применением электронно-цифровой подписи);
  • создать электронную базу документов Общества, находящихся в архиве с 1937 года, и документов, подлежащих сдаче в архив на хранение.

На Конференции пользователей программных продуктов ЭОС «ДЕЛО-2003», Москва, 30-31 октября 2003 года. Начальник отдела документационного обеспечения управления Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго» Ю. Г. Витин у выставочного стенда компании «Электронные Офисные Системы».

Опыт внедрения системы «ДЕЛО» в филиале Высоковольтные кабельные сети

Филиал ОАО «Мосэнерго» Высоковольтные кабельные сети (ВКС) был создан в октябре 2002 года в результате преобразования 9-го района Московской кабельной сети.

ВКС обслуживает кабели напряжением 110 – 500 кВ на всей территории столицы и взаимодействует напрямую с большинством московских электростанций, электрическими сетями, региональным диспетчерским управлением, службами Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго».

Главные направления деятельности филиала – это эксплуатация, ремонт и развитие высоковольтных кабельных сетей, подготовка изоляционного кабельного масла, обслуживание маслоподпитывающих установок, кабельных сооружений, различного рода устройств защиты телемеханики и систем обеспечения работоспособности кабелей.

От профессиональной подготовки коллектива ВКС напрямую зависят надёжная работа кабельных линий и бесперебойность подачи электроэнергии городскому хозяйству.

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в филиале Высоковольтные кабельные сети осуществляется с июня 2003 года. Установлены 2 рабочих места системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» в канцелярии ВКС и 5 рабочих мест системы «ДЕЛО-WEB» (у секретаря директора филиала, в производственно-технической службе (ПТС), в отделе капитального строительства (ОКС), в отделе автоматизированных систем управления (АСУ), у юриста филиала).

В мае с участием специалистов компании ЭОС, а также сотрудников ОДОУ Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго» были проведены учебные занятия для представителей ВКС, на рабочих местах которых планировалось установить систему «ДЕЛО». В дальнейшем обучение было продолжено непосредственно в ВКС. Мероприятия по установке, настройке системы и вводу её в эксплуатацию были возложены на ИВЦ ОАО «Мосэнерго», руководство этими процессами осуществлял ОДОУ Генеральной дирекции Общества. Кроме того, на ИВЦ легли обязанности по сопровождению системы. Консультации по «горячей линии» оказывали и продолжают оказывать специалисты «Электронных Офисных Систем».

Отмечено, что с использованием системы:

  • существенно упростились процедуры поиска документов;
  • документы поступают к исполнителям значительно быстрее, нежели это происходит посредством применяемой в ОАО «Мосэнерго» «кольцевой почты», и, следовательно, у исполнителей есть возможность начать работу с документами до поступления в филиал их бумажных оригиналов;
  • значительно расширены возможности контроля исполнения документов.

Необходимо также оснастить подобными программными продуктами места административного и делопроизводственного персонала служб и цехов ВКС, территориально-удалённых по отношению к местоположению дирекции филиала.

Г. Э. Трахтенберг, директор филиала Высоковольтные кабельные сети ОАО «Мосэнерго».
 
«Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» – это весьма своевременное решение для недавно образованного филиала ОАО «Мосэнерго» Высоковольтные кабельные сети.

Ни для кого не секрет, что с переходом организации на электронный документооборот существенно возрастает производительность труда, сокращается время обработки, облегчается поиск необходимых документов, исключаются неблагоприятные последствия влияния человеческого фактора (в частности, утеря документов).

До внедрения системы «ДЕЛО» в ВКС контроль исполнения документов осуществлялся вручную, при этом затруднительно было отслеживать сроки исполнения. Приходилось подолгу искать регистрационные карточки, составлять многочисленные справки-напоминания. Теперь всё это в прошлом.

Использование интеллектуальной системы документационного обеспечения управления должно благоприятно сказаться в будущем и на ускорении обработки, оперативности передачи документов соответствующим должностным лицам, а также получении исчерпывающей информации об их исполнении.

К сожалению, ввиду ограниченного количества выделенных Генеральной дирекцией ОАО «Мосэнерго» для ВКС рабочих мест системы «ДЕЛО», её возможности не в полной мере используются непосредственно руководящим составом нашего филиала – а это является необходимым условием для повышения эффективности управления организацией.

Кроме того, пока не все подразделения ВКС включены в программу по созданию корпоративной среды автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ОАО «Мосэнерго».

Несомненно, с развитием системы подобные вопросы должны быть решены.

Однако уже только благодаря масштабному внедрению системы в Генеральной дирекции Общества документы поступают в ВКС непосредственно в день подписания, ведётся полный контроль исполнения документов, ответы в Генеральную дирекцию из ВКС направляются не письменно, как это было прежде, а с использованием программного комплекса «ДЕЛО» – нажатием одной клавиши.

Значительно упростились процедуры поиска документов по картотеке предприятия,  действеннее стал алгоритм подготовки «Справки-напоминания» по неисполненным документам.

Перспективным представляется создание в Высоковольтных кабельных сетях электронного архива документов, а также условий для поэтапного перевода всего внутреннего документооборота филиала в электронную форму. При принятии же мер, обеспечивающих надлежащую защиту документационных баз данных ОАО «Мосэнерго» и ВКС от несанкционированного доступа, перевода в электронную форму и документооборота, обеспечивающего взаимодействие филиала со сторонними организациями».

Опыт Высоковольтных кабельных сетей был изучен руководителями канцелярий филиалов ОАО «Мосэнерго» на проходившем в октябре 2003 г. семинаре «Организация и ведение делопроизводства филиала с использованием возможностей системы «ДЕЛО».

  На снимках руководители канцелярий структурных подразделений ОАО «Мосэнерго» на семинаре «Организация и ведение делопроизводства филиала с использованием возможностей системы «ДЕЛО». Канцелярия филиала Высоковольтные кабельные сети, октябрь 2003 года.

Дополнительные сведения

Другую информацию о компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), о выполненных ею проектах можно получить на веб-сервере http://www.eos.ru/ или в офисе компании.

Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, 29, стр. 3.
Телефоны (факсы): 299-26-08, 299-26-41, 299-27-05, 209-65-96, 209-64-96.
E-mail: Служба маркетинга:    market@eos.ru
              Служба поддержки: support@eos.ru
              Веб-мастер:              webmaster@eos.ru.

Андрей Шашков,
Юрий Витин,
Михаил Янович
Декабрь 2003 года


Отрасль: Энергетика.

Регион: Москва.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ