Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Городская система автоматизированного документооборота (ГСАД)

1. ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ ГСАД

В соответствии с целями проводимой в РФ программы развития и укрепления органов государственной власти и местного самоуправления, а также в рамках реализации региональных и общегосударственных программ, таких как ЕГС ДОУ, ФЦП «Электронная Россия», программа обеспечения рассмотрения обращений в «одно окно» - основную роль на местах будут обеспечивать администрации городов и районов, которым необходимо построить эффективный механизм взаимодействия между субъектами жизнедеятельности города и района – гражданами, хозяйствующими субъектами, организациями и предприятиями – с одной стороны, и государственными учреждениями – с другой. Такой механизм должен опираться на действующие законы и нормативы, серьезную методологическую и техническую базу, новейшие информационные технологии.

Взаимодействие между субъектами города и района, как принято, реализуется через различные документы – письма, заявления, жалобы, справки, акты, договоры и пр., которые отражают и фиксируют разнообразные процессы, происходящие в городе и районе.

Создаваемый механизм взаимодействия должен обеспечить эффективный контроль со стороны администрации, улучшить контроль и повысить исполнительскую дисциплину при выполнении постановлений и решений органов государственной власти, исключить волокиту при рассмотрении жалоб и предложений граждан. Кроме того, в связи с необходимостью сокращения времени реагирования органов управления на возникающие эксцессы и для ускорения реализации принятых органами власти решений – механизм взаимодействия между субъектами города и района должен обеспечить высокую оперативность и информативность своего функционирования.

Источником значительной части документов, циркулирующих внутри города и района между организациями, предприятиями и учреждениями, являются граждане, которые формируют разнообразные письма, жалобы и заявления в связи со своими возникшими потребностями.   

Документарные взаимоотношения между этими учреждениями, организациями и населением требуют контроля со стороны администрации, но зачастую обеспечить действенный контроль за перемещением и исполнением документов бывает затруднительно, так как это связано с учетом, обработкой и контролем за перемещением большого количества документов, проходящих через несколько организаций, имеющих несовпадающие интересы.

Ручной учет потоков документов между населением и районными организациями очень трудоемок, плохо управляем и может приводить к значительным издержкам и многочисленным эксцессам.

Целью создания ГСАД является оптимизация механизма учета, передачи и исполнения документов (как поступающих извне, так и формируемых в учреждениях города и гражданами) на всех ступенях их рассмотрения – в администрации, в учреждениях, предприятиях, организациях города и района и т.п., при этом должны быть решены задачи обеспечения:

  • единообразия методики учета и хранения документов;
  • контроля доставки документов и директив до исполнителя;
  • централизованного контроля исполнения документов и директив.

Попутно, на всех уровнях рассмотрения документов должны решаться и другие проблемы:

  • приведение делопроизводства к соответствию требованиям действующих нормативов и законов;
  • обеспечение сохранности оригиналов документов и приложений;
  • ускорение документооборота и сроков рассмотрения документов;
  • уменьшения внутриучрежденческого «бумажного» документооборота и количества копий;
  • обеспечения готовности к переходу на использование электронной цифровой подписи;
  • обеспечения унификации применяемых средств защиты информации от несанкционированного доступа;
  • автоматизация трудоемких и рутинных операций, связанных с обеспечением учета, архивного хранения и централизованного контроля за ходом рассмотрения документов.

В целом, решение задачи создания ГСАД должны соответствовать рамкам и требованиям региональных и общегосударственных программ, таких как ЕГС ДОУ, ФЦП «Электронная Россия», программа обеспечения рассмотрения обращений граждан в «одно окно» и др.

2. НАЗНАЧЕНИЕ ГСАД

Для решения основных проблем по учету, контролю исполнения и управлению различными документами, циркулирующими между администрацией, учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами внедряется городская система автоматизированного документооборота, использующая в качестве основы программное обеспечение «ДЕЛО» известной московской компании «Электронные Офисные Системы», которая дает возможность главам администраций городов и районов контролировать потоки документов между гражданами, администрацией и городскими, районными организациями и учреждениями, обобщать данные по исполнению принятых постановлений и решений, своевременно выявлять случаи волокиты по обращениям граждан, решать задачи унификации делопроизводства, кадрового учета, архивного документооборота, ведения договоров во всех организациях, предприятиях города и района.

Дополнительным эффектом от внедрения ГСАД является создание и ведение электронного архива организационно-распорядительных документов по всем вопросам жизнедеятельности города и района, включая документы администрации, предприятий, организаций, учреждений, граждан. Данный архив может быть использован администрацией для оперативного поиска информации по различным интересующим вопросам, для организации отдельных контуров оборота документов по вопросам недвижимости и землепользования, пенсионного и социального обеспечения, и пр. Решение перечисленных задач упрощается за счет того, что программно-техническая база ГСАД, сопровождающие ее кадры и эксплуатирующий персонал, используемые средства коммуникаций и компьютерная техника могут быть использованы для решения многих смежных задач.

Таким образом, предлагаемое решение задачи обеспечивает:

  • учет и систематизацию документов;
  • рассылку документов внутри учреждения и их пересылку в другие учреждения в электронном виде, с заверением с помощью ЭЦП;
  • контроль за перемещением документа внутри учреждения и по учреждениям и организациям города и района;
  • контроль исполнения документа внутри учреждения и в учреждениях, организациях города и района;
  • создание электронного архива документов администрации и учреждений, организаций города и района для справочно-информационных целей;
  • возможность организации работы с письмами и обращениями граждан «в одно окно» по различным вопросам компетенции организаций, учреждений города и района;
  • возможность автоматизированного обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, с органами власти, организациями и учреждениями в других районах и регионах.   
     

3. СОСТАВ ГСАД И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЕЕ ПОДСИСТЕМ

ГСАД на основе ПО компании «Электронные Офисные Системы» - модульная система комплексной автоматизации документооборота различных служб администрации, предприятий, организаций и учреждений города и района, реализованная в архитектуре «клиент-сервер» на основе мощной современной системы управления базами данных (СУБД) Oracle8 или MS SQL2000, в качестве средств коммуникации использующая компьютерные сети, телефонные сети или Интернет.

Комплекс аппаратно-программных средств ГСАД состоит из основной системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) «ДЕЛО» администрации и локальных САДД предприятий (ПО «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ»), организаций и учреждений города и района, выполняющих свои функциональные задачи. Все рабочие места САДД оборудуются необходимой компьютерной техникой (компьютеры, рабочие станции, серверы), периферийными устройствами (принтеры, сканеры, факс-модемы и пр.) и связываются между собой посредством локальных вычислительных и телефонных сетей или Интернета.

По своему функциональному назначению все рабочие места ГСАД сгруппированы в несколько подсистем:

  • система «ДЕЛО»;
  • система «КАДРЫ» (опционально);
  • система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (опционально);

3.1. Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» предназначена для автоматизации основных функций делопроизводственной службы организации, учреждения с обеспечением возможности перехода на безбумажный документооборот как внутри организации, учреждения, так и между удаленными обособленными организациями, учреждениями.

3.1.1. Состав

Система «ДЕЛО» состоит из серверной части и клиентской части:

  • серверная часть – база данных системы, включающая в себя хранилище атрибутов документов и их электронных копий, справочники и рубрикаторы, параметры настройки прав и полномочий пользователей, параметры настройки на структуру документооборота данной организации, и пр.;
  • клиентская часть – прикладное программное обеспечение рабочего места пользователя, позволяющее поддерживать связь с серверной частью системы, создавать или изменять данные на сервере, выполнять пользователем свои делопроизводственные функции, подключаться к оргтехнике, различным аппаратным средствам (ЭЦП, ключи аутентификации);
  • для «мобильных» должностных лиц, имеющих необходимость регулярно работать с поступающими к ним документами, обеспечен web-доступ к документам в системе «ДЕЛО» своей организации.

3.1.2. Функции системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» обеспечивает выполнение следующих основных функций:

  • автоматизированная централизованная или децентрализованная регистрация всех документов, с формированием регистрационных карточек (РК) и прикреплением электронных копий документов, журналов регистрации и передачи документов, и т.п.;
  • создание электронного архива зарегистрированных документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;
  • пересылка и доставка документов в электронном виде до рабочих мест пользователей как внутри учреждения, организации, так и в удаленные обособленные учреждения, организации;
  • формирование стандартных отчетных форм по состоянию документооборота учреждения;
  • централизованный контроль за ходом движения и исполнения директивных документов и резолюций, с получением отчетов от исполнителей, с формированием обобщенных отчетных форм;
  • возможность использования ЭЦП для заверения и проверки достоверности электронных копий документов;
  • возможность использования аппаратных ключей аутентификации пользователей (смарт-карта, e-Button или e-Token); 
  • возможность обеспечения удаленного web-доступа в систему для чтения документов, направленных пользователю в кабинет, с обеспечением многофакторной защиты от несанкционированного доступа.

3.1.3. Функционирование системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» каждого учреждения, организации, состоящая из серверной и клиентской части, устанавливается и настраивается в организациях, учреждениях города и района. Сотрудники учреждений – пользователи системы «ДЕЛО» - проходят единый курс обучения, при этом обеспечивается единообразие методики ведения делопроизводства и документооборота как внутри учреждений, так и при взаимодействии с внешними системами «ДЕЛО» других учреждений, создавая однородную информационную среду формирования и перемещения документов в городе, районе. Порядок взаимодействия пользователей внутри учреждения, а также пользователей разных учреждений определяют согласованные технические регламенты.

Взаимодействие между рабочими местами пользователей внутри учреждения (регистрация, пересылка, редактирование и поиск документов, контроль за перемещением документов и пр.) обеспечивается с помощью компьютерных сетей, соединяющих клиентские места и сервер. Каждый пользователь системы «ДЕЛО» учреждения работает в соответствие с назначенными индивидуальными функциями, правами доступа, полномочиями. Контроль за индивидуальными параметрами настроек пользователей, за актуальностью справочников и рубрикаторов осуществляет системный технолог учреждения (или, по договору, специализированная организация).

Для обеспечения перемещения документов между удаленными учреждениями, организациями используется интернет/интранет, регламентированный доступ к которому осуществляет единый провайдер – организация, обеспечивающая доступ к интернету/интранету. При необходимости, пересылка документов между учреждениями может осуществляться с применением защищенных почтовых систем, обеспечивающих конфиденциальность пересылаемых документов.   

 Рис.1. Схема взаимодействия САДД «ДЕЛО» Администрации города и САДД «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» городских учреждений и предприятий.


Типичный маршрут движения документов может быть следующим:

  • гражданин (или хозяйствующий субъект, организация, учреждение) присылает документ (письмо, заявление, жалоба и пр.) в канцелярию администрации – лично, почтой, электронной почтой или факсом, где документ регистрируется и передается на рассмотрение по компетенции – главе или его заместителю;
  • руководитель рассматривает документ, принимает решение или вносит резолюцию, назначает ответственного исполнителя и срок исполнения, после чего документ попадает в канцелярию для пересылки исполнителю и осуществления контроля за исполнением;
  • канцелярия помещает оригинал документа на хранение в папку дела, а электронную копию документа, вместе с резолюцией, пересылает – по сети ответственному исполнителю внутри администрации, или через Интернет – ответственному исполнителю в удаленном учреждении, организации, при необходимости заверив электронную копию документа с помощью ЭЦП;
  • ответственный исполнитель, получив документ с резолюцией, исполняет его (при необходимости проверив достоверность ЭЦП электронной копии документа), немедленно готовит отчет об исполнении и пересылает отчет в канцелярию администрации – по сети или по Интернету;
  • канцелярия администрации, получив отчет от исполнителя, принимает его и снимает с контроля, или – если отчет неудовлетворительный – направляет новую резолюцию по документу для доработки поручения по документу;
  • после завершения жизненного цикла документа – исполнения документа, снятия документа с контроля – документ списывается в дело на хранение до конца календарного года, после чего передается в архив на экспертизу ценности и на хранение согласно нормативному сроку.

Таким же образом маршрутизируется любой документ в каждой организации города, района. Данные о ходе исполнения документа и сам документ в электронном виде хранятся в электронном архиве системы «ДЕЛО» каждого учреждения или организации, образуя распределенный архив документов города, района, в котором по любому атрибуту можно быстро найти любой документ и переслать по назначению.

Для обеспечения оперативного исполнения директивных документов – для ответственных исполнителей, пребывающих в командировке в другой местности – обеспечивается возможность получить с любого компьютера через Интернет/Интранет доступ к поступившим в его кабинет документам (для обеспечения многофакторной защиты информации – выход в Интернет должен обеспечиваться через персональный ноутбук с соответствующим ПО), для чего серверная часть системы «ДЕЛО» его учреждения должна быть оборудована дополнительной web-станцией. Исполнитель просматривает поступившие во время его отсутствия документы, принимает по ним решения или готовит отчеты, сообщает их своему секретарю для ввода решений или отчетов в систему «ДЕЛО».

3.2.  Система «КАДРЫ»

Система «КАДРЫ» предназначена для обеспечения автоматизации кадрового делопроизводства учреждения, включая ведение каталогов личных дел, формирования бланков стандартных форм, ведения штатного расписания, ведения табельного учета, формирования выборок, отчетов, напоминаний, справок и пр. Система «КАДРЫ» интегрирована с системой «ДЕЛО» и не требует отдельного администрирования серверной части и клиентских мест.  


3.3.  Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» предназначена для обеспечения автоматизации архивного делопроизводства учреждения, организации, включая ежегодный прием документов из системы «ДЕЛО» с проведением отбора по срокам хранения, формирование реестров документов по папкам хранения, контроль за перемещением архивных документов, формирование выборок, отчетов, реестров и пр. по заданным параметрам. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» интегрирована с системой «ДЕЛО» и не требует отдельного администрирования серверной части и клиентских мест.  

4. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ГСАД

 В технологическом режиме система «ДЕЛО» функционирует в архитектуре «клиент - сервер» и требует для своей установки локальную вычислительную сеть, объединяющую рабочие места с сервером СУБД по протоколам TCP/IP или Named Pipes или IPX/SPX. В качестве СУБД используется СУБД Oracle или CУБД MS SQL Server. В информационно-справочном режиме система работает в трехзвенной архитектуре с использованием сервера приложений и "тонкого клиента" (Web-доступ).

Для взаимодействия с электронной почтой отдельные рабочие места системы, с которых осуществляется прием/передача сообщений в электронную почту, должны быть оснащены почтовым программным обеспечением (MAPI-совместимым)

ГСАД - сложная техническая система, при реализации которой используются новейшие информационные технологии, включая новинки в области компьютерной техники, периферийных устройств и устройств обмена информацией (в зависимости от возможностей - телефон (через модем), локальная вычислительная сеть (ЛВС), Интернет, радиообмен, и пр.).

В качестве стандартных устройств ввода/вывода документов в ГСАД используются любые многофункциональные устройства – принтер-сканеры НР 1220/3330, Canon MultiPass и пр., причем для целей унификации оборудования и программы обучения пользователей рекомендуется во всех учреждениях, организациях использовать однотипное оборудование.

Для установки многопользовательской версии системы «ДЕЛО» в одном учреждении требуется сервер базы данных:

  • с процессором не ниже Pentium III 1000 (рекомендуется Р4);
  • оперативной памятью не ниже 512МВ;
  • свободным местом на диске для создания БД из расчета 20 Мб на системные нужды, плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку документа и необходимое количество памяти для хранения электронных образов документов (рекомендуется не менее 10 Гб);
  • перационная система MSWindows2000 SP2, UNIX, Linux;
  • СУБД Oracle 8 Server/ MS SQL Server.

Для установки на каждом клиентском месте многопользовательской системы «ДЕЛО» требуется компьютер:

  • процессор Pentium/Celeron 200 и выше;
  • дисковая память системы «ДЕЛО» не менее 200 MВ, не включая клиентскую часть используемой СУБД;
  • оперативная память не менее 32 Мб (рекомендуется 64Мб);
  • операционная система Windows 98/2000/NT/ХР;
  • текстовый редактор MS Word 97/2000/ХР;
  • клиентская часть СУБД Oracle/MS SQL Server.

В случае использования в отдельных небольших учреждениях, организация однопользовательской версии системы «ДЕЛО» - «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ», имеющей совмещенную серверные и клиентские части, для ее функционирования потребуется рабочая станция со следующими характеристиками:

  • процессор PentiumIII/Celeron 1000 и выше;
  • дисковая память системы «ДЕЛО» не менее 5 GB;
  • оперативная память не менее 64 Мб (рекомендуется 128Мб);
  • операционная система Windows 2000/ХР;
  • текстовый редактор MS Word 2000/ХР;
  • факс-модем.

 

5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ГСАД

Многофункциональность ГСАД, реализация ее в архитектуре «клиент-сервер», сложность обработки огромного количества разнообразной информации, необходимость обеспечения надежного хранения и обмена данными между различными подсистемами - все это определяет выбор системного и прикладного программного обеспечения.

 При выборе системных и пользовательских программных средств обращалось внимание на такие факторы, как функциональные возможности программного продукта, известность и надежность фирмы-производителя, распространенность программного продукта и перспективы его дальнейшего развития, наличие налаженной системы поддержки продукта, соотношение стоимость-эффективность, совместимость друг с другом,  возможность интеграции и пр.
 Для решения задач по обеспечению хранения, обмена, систематизации и графического представления информации используются программные продукты крупнейших мировых производителей - компаний Oracle (Oracle8 Server ) и Microsoft (MS SQL Server, Windows2000/ХР и MS Office98/2000/ХР)   
 Для решения прикладных задач используются программные продукты отечественного разработчика - компании «Электронные Офисные Системы» (Москва), который, в свою очередь, встраивает в  ПО продукты различных разработчиков: «Аладдин Р.Д.», «РусКард», «ABBYY», «КриптоПро» и пр.

Компания ЭОС располагает разветвленной партнерской сетью, способной выполнять проекты любой сложности на базе ПО семейства «ДЕЛО».

Научно-производственная фирма имеет статус регионального партнера компании ЭОС, а также является бизнес-партнером компаний «Аладдин Р.Д.», «РусКард», «ABBYY» и других.

6. ЗАТРАТЫ НА СОЗДАНИЕ ГСАД

Оценка стоимости создания ГСАД и ее подсистем выполняется, исходя из усредненных текущих цен на сертифицированную технику промышленной сборки (в оптимальной конфигурации) и программные продукты по состоянию на март 2004 г. В случае необходимости может быть использована менее производительная техника, имеющая более низкие цены - с последующей ее заменой или модернизацией. 

Затраты при создании ГСАД складываются из:

  • затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:
    • компьютерную технику,
    • оргтехнику,
    • средства связи – модем,
    • ЛВС и телефонные линии;
  • затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:
    • системные программные продукты и СУБД,
    • прикладные программные продукты,
    • техническое сопровождение ПО;
  • затрат на работы по внедрению, состоящие из:
    • затрат на установку и настройку программ на сервере и на клиентской части,
    • затрат на обучение и сопровождение пользователей,
    • затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение ПО рабочих мест;
    • затрат на провайдерские услуги – обеспечение доступа в интернет/интранет.

При выборе оборудования предпочтение отдается надежной, сертифицированной технике промышленной сборки отечественных производителей, что гарантирует бесперебойную работу техники и установленных программных продуктов.

7.  СХЕМА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ ГСАД

Опыт внедрения НПФ «ИнфоИнжиниринг» ГСАД на базе системы «ДЕЛО» в администрации и учреждениях Альметьевска и Альметьевского района Республики Татарстан в 2002-2004 годах (на основании Постановления Главы администрации Альметьевска N 2397 от 25.09.2002г. «О внедрении САДД «ДЕЛО») показал реальность достижения поставленных задач с помощью выбранных программно-технических решений. Реализация данного проекта продолжается, увеличивается количество организаций, подключаемой к ГСАД, наряду с администрацией, где функционирует 18 мест системы «ДЕЛО» и 3 места системы «КАДРЫ», связанные с ними системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» установлены в 16-ти предприятиях и учреждениях города.

При реализации проекта в Альметьевске удалось привести делопроизводство и документооборот в городских предприятиях и учреждениях к требованиям нормативов, налажен автоматизированный взаимный обмен документами, налажена система централизованного контроля за исполнением директивных документов и резолюций администрации по охваченным предприятиям. Поставка, наладка и сопровождение оборудования, доступ к интернет обеспечивается силами местной компании «Альком».

Сроки создания ГСАД зависят только от сроков финансирования работ и составляют ориентировочно 1 месяц на 1 учреждение, причем работы в нескольких учреждениях могут проводиться параллельно.

В целом, для реализации проекта ГСАД, в части задач системы «ДЕЛО» для 20-30 учреждений, организаций реальны сроки в 4-6 месяцев, причем реальный эффект становится заметным уже в первые 30 дней эксплуатации в учреждении системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» - документы из администрации можно принимать, а отчеты об исполнении отправлять в администрацию без помощи курьеров, немедленно, что дисциплинирует исполнителей, в целом, повышая общую эффективность деятельности городской администрации.

8.  РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА «ОДНО ОКНО»

В июле 2004 года на базе ГСАД отработана схема работы городских учреждений по системе «одно окно» для обращений граждан по вопросам собственности на землю. Как известно, гражданам при решении проблем с оформлением документов приходится обходить многочисленные учреждения, организации, расположенные в разных районах города и района, имеющие различные графики работы, простаивать длительные, утомительные очереди, что, естественно, негативно влияет на их отношение к органам власти, приводит к невосполнимым потерям времени и здоровья, особенно если это касается пожилых граждан или жителей района.

Создаваемый механизм взаимодействия систем «ДЕЛО» смежных организаций должен обеспечить эффективный контроль за решением потребностей и проблем граждан со стороны администрации, сократить сроки рассмотрения обращений и повысить исполнительскую дисциплину при выполнении должностными лицами своих должностных обязанностей, исключить волокиту при рассмотрении жалоб и предложений граждан. Кроме того, в связи с необходимостью сокращения времени реагирования органов управления на возникающие эксцессы и для ускорения рассмотрения обращений граждан механизм взаимодействия между субъектами города и района должен обеспечить высокую оперативность и информативность своего функционирования.

Для обеспечения механизма ускоренного рассмотрения обращений и документов от граждан необходимо создать Центр приема обращений и документов от граждан в «одно окно» (ЦПД), выполняющий (возможно, на платной основе) функции консультанта граждан, координатора процесса рассмотрения обращения, эксперта по достоверности рассматриваемых документов, хранилища оригиналов рассматриваемых документов, и пр.

В качестве выполняемых функций ЦПД можно определить следующие:

  • организация централизованного приема документов от граждан (и хозяйствующих субъектов) по различным вопросам компетенции администрации, городских учреждений, организаций;
  • обеспечение первичной проверки достоверности и комплектности документов, формирование пакетов рассматриваемых документов;
  • формирование электронных копий пакета документов с заверением ЭЦП;
  • хранение оригиналов принятых пакетов документов, дополнение пакетов по мере формирования вторичных документов при рассмотрении;
  • определение маршрута движения документа (или пакета документов) по порядку его рассмотрения;
  • заключение договора на выполнение услуг по оформлению решения по обращению и услуг по формированию вторичных документов, если это допускается законодательством;
  • пересылка пакетов документов согласно регламентному маршруту движения пакетов документов по мере их рассмотрения;
  • выдача пакета документов заявителю после окончательного принятия решения по обращению гражданина;
  • платная подготовка заверенных копий документов, хранящихся в электронном архиве ЦПД, для обращающихся граждан.

Для решения основных проблем по учету, контролю исполнения и управлению различными документами, циркулирующими между ЦПД и администрацией, учреждениями, организациями, предприятиями в ответ на обращения граждан, внедряется система централизованного приема и обработки документов граждан, использующая в качестве основы программное обеспечение «ДЕЛО», которая дает возможность главам администраций городов и районов контролировать потоки документов между гражданами, администрацией и городскими, районными организациями и учреждениями, обобщать данные по исполнению обращений граждан и принятых в связи с этим постановлений и решений администрации, своевременно выявлять случаи волокиты по обращениям граждан, решать задачи унификации делопроизводства по обращениям граждан во всех организациях, предприятиях города и района.

Дополнительным эффектом от внедрения СЦПД является создание и ведение электронного архива документов по всем вопросам, касающихся обращений граждан, включая документы администрации, предприятий, организаций, учреждений, граждан. Данный архив может быть использован администрацией для оперативного поиска информации по различным интересующим вопросам, для организации контроля за оборотом документов по вопросам недвижимости и землепользования, пенсионного и социального обеспечения, формирования копий документов и пр.

Таким образом, предлагаемое решение задачи обеспечивает:

  • учет и систематизацию документов, принимаемых от граждан (писем, заявлений, прилагаемых актов, справок, договоров и т.д.);
  • хранение оригиналов документов до окончательного решения вопроса обращения;
  • рассылку документов внутри учреждения и их пересылку по определенным маршрутам в другие учреждения в электронном виде с заверением с помощью ЭЦП;
  • контроль за перемещением документа внутри учреждения и по учреждениям и организациям города и района;
  • контроль исполнения документа или операций по документам внутри учреждения и в учреждениях, организациях города и района;
  • создание электронного архива документов администрации и учреждений, организаций города и района по вопросам обращений граждан для справочно-информационных целей;
  • возможность организации работы с письмами и обращениями граждан в «одно окно» по различным вопросам компетенции организаций, учреждений города и района;
  • возможность автоматизированного обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, с органами власти, организациями и учреждениями в других районах и регионах.   

Результаты опытной эксплуатации ГСАД и ЦПД («одно окно») показали, что создаваемый механизм взаимодействия обеспечивает эффективный контроль за внутригородским документооборотом и повышает исполнительскую дисциплину на местах при выполнении решений органов государственной власти и ее уполномоченных органов и учреждений, помогает исключить волокиту при рассмотрении обращений граждан и хозяйствующих субъектов.

В целом, механизм взаимодействия между субъектами города и района посредством ГСАД обеспечивает высокую оперативность и информативность своего функционирования, способствует повышению авторитета органов власти, улучшению атмосферы доверия и взаимопонимания между населением и властью, достижению социального прогресса (если, конечно, этот прогресс в принципе достижим – особенно в нашей стране).

Директор ООО «Научно-производственная
фирма «ИнфоИнжиниринг»
Рустам Гайнутдинов
www.infoengineering.ru
grm@infoengineering.ru


Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Татарстан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ