Внедрение систем «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в филиале МРСК Сибири – «Омскэнерго»

Конфигурация проекта:

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» – 82 рабочих места под БД Oracle, 122 дополнительных рабочих мест «ДЕЛО-WEB», опция «Поточное сканирование» – 2 места.

Система автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – 3 рабочих места под БД Oracle, опция «Поточное сканирование» – 1 место.

Сроки реализации:

• 01.02.2006 – 30.10.2006 г. – тестирование системы
• 01.11.2006 – 31.12.2006 г. – подготовительный этап
• 01.01.2007 – 31.03.2007 г. – опытная эксплуатация САДД
• с 01.04.2007 г. – промышленная эксплуатация САДД
• Август 2008 – расширение САДД на 35 дополнительных мест «ДЕЛО-WEB»
• 01.10.2008 – 31.01.2009 г. – внедрение системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
• 01.02.2009 – н.в. – опытная эксплуатация системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Ситуация к началу реализации проекта:

Объем годового документооборота составляет более 25 тысяч документов. Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, направленные на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений Компании, в том числе и территориально удаленных,  постепенный переход на электронный документооборот привели к необходимости внедрения современных методов ведения делопроизводства.

Ранее применяемая система перестала удовлетворять потребностям пользователей в связи с ограниченными функциональными возможностями (регистрация, учет и контроль входящей/исходящей и внутренней корреспонденции).

Остро встала проблема автоматизации архива и сохранности документов 90-ых годов долговременного срока хранения, напечатанных на лазерных принтерах, из-за осыпания порошка.

Цели проекта:

Построение полнофункциональной системы электронного документооборота и системы управления ведомственным архивом. Помимо автоматизации делопроизводственных функций система должна удовлетворять следующим требованиям:

- Корпоративность – обеспечение доступа пользователей к электронным образам документов, зарегистрированных в системе;

- Защищенность- разграничение прав доступа к документам между пользователями, решение вопросов защиты информации;

- Прозрачность – обеспечение контроля исполнительской дисциплины выполнения поручений руководства Компании;

- Телекоммуникационность – организация удаленного доступа пользователей через Internet) Intranet;

Ход выполнения работ:

• Февраль 2006 г. – приобретена СЭД «ДЕЛО» версии 8.6 на 30 лицензий; в течение полугода проведена тестовая эксплуатация системы в ДДО, ДУП.
• Август 2006 г.- проведен тендер на поставку СЭД, докуплены 140 лицензий, произведено обновление до версии 8.8.3.2, перевод серверной части на новый сервер; проведено тестирование и начата подготовка системы к опытной эксплуатации (в т.ч. проведено обучение сотрудников Компании: делопроизводителей, начальников отделов, служб, подразделений- 70 человек).
• Январь 2007 г. – завершена подготовка системы к опытной эксплуатации: проведено обучение топ-менеждеров Компании; осуществлен переход на новое штатное расписание; разработаны и утверждены приказом документы «Процедура управления документами в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства», «Инструкция по делопроизводству», начата опытная эксплуатация системы, произведен переход на новую версию СЭД «ДЕЛО» 8.8.5.
• Апрель 2007 г.- система принята в промышленную эксплуатацию, введена в тестовую эксплуатацию система мониторинга документов
• Август 2008 г. – приобретено дополнительно 35 мест «ДЕЛО-WEB» для РЭСов, произведен переход на новую версию СЭД «ДЕЛО» 8.9.5., проведено обучение сотрудников РЭСов.
• Октябрь 2008 г. – Начаты работы по внедрению системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», проведено обследование ведомственного архива, разработан отчет по результатам обследования, отработано поточное сканирование архивных документов, проведено обучение работников архива.
• Февраль 2009 г. – система принята в опытную эксплуатацию.

Результаты проекта, перспективы:

В результате внедрения СЭД значительно (с 2 недель до 3-5 дней) сократился процесс согласования договоров, перестали теряться документы, резолюции исполняются в срок и вся поступающая от сторонних организаций информация оперативно поступает адресату.

Вся организационно-распорядительная документация циркулирует внутри Компании только в электронном виде. В дальнейшем планируется увеличение рабочих мест и привлечение территориально удаленных отделов организации, подключение к системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» работников Компании.