Аппарат управления Читинской областной Думы
Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате управления Читинской областной Думы.
ноябрь 2007-декабрь 2007
Компания «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул) – региональный представитель компания «Электронные Офисные Системы» (Москва) в Западной и Восточной Сибири
В начале 2007 года перед аппаратом управления Читинской областной думы встал вопрос о выборе системы автоматизации документооборота. На момент принятия решения документооборот осуществлялся по традиционно сложившейся «журнальной» технологии, без использования каких-либо программно-аппаратных средств.
Полагаясь на опыт коллег из Администрации Читинской области выбор пал на систему «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС). В мае 2007 года было принято решение о самостоятельном проведении опытной эксплуатации системы электронного документооборота на базе «ДЕЛО» версии 8.8.5. Эта работа была осуществлена специалистами отдела по информационно-технологическому обеспечению самостоятельно. Система была установлена в Управлении документационным и материально-техническим обеспечением на двух рабочих местах. В течение нескольких месяцев велась параллельная регистрация документов как ранее сложившимся способом (в журналах), так и с использованием системы «ДЕЛО». В результате проведения опытной эксплуатации были определены объекты автоматизации первостепенной важности, количество минимально необходимых рабочих мест для запуска системы в промышленную эксплуатацию, назначены ответственные лица за работу в системе.
Первоначально было намечено автоматизировать функции:
После проведения Запроса котировок цен в ноябре 2007 года, право на заключение государственного контракта было предоставлено ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг».
Предварительное обследование документооборота заказчика производилось дистанционно, на основании предоставленной информации об организационной структуре аппарата управления, номенклатуры, должностных инструкциях, утвержденной Думой инструкцией по делопроизводству. При проведении обследования были также использованы специальные анкеты обследования службы ДОУ. Таким образом, специалистами отдела внедрения на основании полученных данных были сформированы основные правила настройки системы на существующую технологическую схему документооборота аппарате Управления, что позволило несколько ускорить процесс внедрения.
В декабре 2007 года специалистами компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» было выполнено внедрение системы «ДЕЛО» версии 8.9.0 на 7 рабочих местах в Организационном отделе, Управлении документационного и материально-технического обеспечения и отделе по информационно-технологическому обеспечению.
Были проведены следующие работы:
Следует обратить внимание на специфику автоматизируемых процессов заказчика. Ежегодно Управлением документационного и материально-технического обеспечения областной Думы фиксируется более 3 тысяч входящих документов, в том числе обращения граждан, требующих обязательной регистрации. По просьбе заказчика специалистами отдела внедрения ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» были сформулированы и переданы на рассмотрение «Рекомендации по развитию системы «ДЕЛО» в областной Читинской Думе».
Основной рекомендацией явилось увеличение числа рабочих мест, охваченных автоматизированной системой документооборота. Привлечение к работе в системе все большего количества структурных подразделений также даст возможность перехода на внутренний электронный документооборот всего аппарата Управления. Использование опции «Поточное сканирование» позволит осуществить массовый перевод бумажных документов в электронные образы, помещения их в общедоступную базу данных системы.
В перспективе развития системы была выделена возможность обмена электронными документами в рамках единой системы в автоматизированном режиме с Администрацией Читинской области, с государственными органами федерального уровня, Государственной Думой и законодательными органами субъектов РФ.
Отрасль: Органы законодательной власти региональные.
Регион: Забайкальский край.
Начальник группы телемаркетинга
Получите качественную бесплатную консультацию
Календарь мероприятий
12декабря
ЭОС на конференции «Управление документацией в цифровой среде»
Узнать больше05декабря
Как сделать быстрей и проще подготовку документов с помощью автоматической маршрутизации
Узнать больше03декабря
ЭОС на саммите ИНФОАРХИВ-БАНКОВ 2019
Узнать больше7 000 компаний