Заказчик:
Аппарат управления Читинской областной Думы
Проект:
Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате управления Читинской областной Думы.
Сроки реализации:
ноябрь 2007-декабрь 2007
Проект осуществили:
Компания «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул) – региональный представитель компания «Электронные Офисные Системы» (Москва) в Западной и Восточной Сибири
Ситуация к началу реализации проекта
В начале 2007 года перед аппаратом управления Читинской областной думы встал вопрос о выборе системы автоматизации документооборота. На момент принятия решения документооборот осуществлялся по традиционно сложившейся «журнальной» технологии, без использования каких-либо программно-аппаратных средств.
Полагаясь на опыт коллег из Администрации Читинской области выбор пал на систему «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС). В мае 2007 года было принято решение о самостоятельном проведении опытной эксплуатации системы электронного документооборота на базе «ДЕЛО» версии 8.8.5. Эта работа была осуществлена специалистами отдела по информационно-технологическому обеспечению самостоятельно. Система была установлена в Управлении документационным и материально-техническим обеспечением на двух рабочих местах. В течение нескольких месяцев велась параллельная регистрация документов как ранее сложившимся способом (в журналах), так и с использованием системы «ДЕЛО». В результате проведения опытной эксплуатации были определены объекты автоматизации первостепенной важности, количество минимально необходимых рабочих мест для запуска системы в промышленную эксплуатацию, назначены ответственные лица за работу в системе.
Цели проекта:
Первоначально было намечено автоматизировать функции:
-
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
-
Регистрация движения бумажного документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
-
Контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
-
Поиск документов;
-
Учет движения оригиналов и копий документов.
Реализация проекта. Ход выполнения работ
После проведения Запроса котировок цен в ноябре 2007 года, право на заключение государственного контракта было предоставлено ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг».
Предварительное обследование документооборота заказчика производилось дистанционно, на основании предоставленной информации об организационной структуре аппарата управления, номенклатуры, должностных инструкциях, утвержденной Думой инструкцией по делопроизводству. При проведении обследования были также использованы специальные анкеты обследования службы ДОУ. Таким образом, специалистами отдела внедрения на основании полученных данных были сформированы основные правила настройки системы на существующую технологическую схему документооборота аппарате Управления, что позволило несколько ускорить процесс внедрения.
В декабре 2007 года специалистами компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» было выполнено внедрение системы «ДЕЛО» версии 8.9.0 на 7 рабочих местах в Организационном отделе, Управлении документационного и материально-технического обеспечения и отделе по информационно-технологическому обеспечению.
Были проведены следующие работы:
-
инсталляция и настройка системы, заполнение базовых справочников необходимых для начала работы в системе с учетом последующего расширения до 22 рабочих мест;
-
разработка технологических инструкций для специалистов Заказчика, участвующих в делопроизводстве и документообороте, учитывающих специфику работы пользователей с документами (3 различных роли в документообороте);
-
обучение системного технолога;
-
ознакомление с системой пользователей, обучение с учетом их роли в документообороте;
-
авторский надзор за работой пользователей, консультации по работе с реальными документами;
-
подготовка системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
Результаты и перспективы проекта
-
Сформировалось единое информационное пространство для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
-
Появилась возможность привлечения к выполнению одной операции сразу нескольких специалистов за счет работы с документами в единой многопользовательской базе;
-
Сократилось количество затрачиваемого времени на обработку документов, автоматизирован контроль за исполнением поручений;
-
Появилась возможность доступа к общему массиву документов в секретариате Председателя, заместителей председателя Думы, Председателей постоянных комитетов.
Следует обратить внимание на специфику автоматизируемых процессов заказчика. Ежегодно Управлением документационного и материально-технического обеспечения областной Думы фиксируется более 3 тысяч входящих документов, в том числе обращения граждан, требующих обязательной регистрации. По просьбе заказчика специалистами отдела внедрения ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» были сформулированы и переданы на рассмотрение «Рекомендации по развитию системы «ДЕЛО» в областной Читинской Думе».
Основной рекомендацией явилось увеличение числа рабочих мест, охваченных автоматизированной системой документооборота. Привлечение к работе в системе все большего количества структурных подразделений также даст возможность перехода на внутренний электронный документооборот всего аппарата Управления. Использование опции «Поточное сканирование» позволит осуществить массовый перевод бумажных документов в электронные образы, помещения их в общедоступную базу данных системы.
В перспективе развития системы была выделена возможность обмена электронными документами в рамках единой системы в автоматизированном режиме с Администрацией Читинской области, с государственными органами федерального уровня, Государственной Думой и законодательными органами субъектов РФ.
Вернуться к списку
