Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Решения ЭОС для торговых компаний. ЗАО «Система Чибис»

Заказчик

ЗАО «Система Чибис» основана 14 сентября 1992 года, активно и динамично развивающаяся торговая компания, за 15 лет своего существования добилась лидирующего положения на рынке розничной торговли. На начало 2008 года в сети работает более 80 магазинов под маркой «Чибис» по всей Кемеровской области.

Проект

Анализ существующего состояния документооборота в организации и настройка системы электронного документооборота «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС).

Сроки реализации

август – ноябрь 2007 года.

Кто проект осуществляет

Компания «Корпоративные системы – Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири) совместно со специалистами заказчика.

Ситуация к началу реализации проекта

На момент внедрения системы в организации существовала журнальная система регистрации документов. Контракту, заключенному в августе 2007 года, предшествовала большая подготовительная работа заказчика по ознакомлению с системами, представленными на рынке. Основными причинами, побудившими руководство компании к внедрению СЭД, были: увеличение объема документооборота активно развивающегося предприятия, необходимость сокращения сроков согласования и разработки проектов документов, заинтересованность в повышении исполнительской дисциплины и сокращении затрат времени на поиск документов.

После анализа систем, представленных на рынке, выбор был остановлен на системе «ДЕЛО».

Цели первого этапа проекта

Автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений с учетом их территориально-удаленного расположения. Обработка внутренних документов и автоматизация процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов.

Ход выполнения работ:

  • Обследование процессов обработки отдельных типов документов (проекты договоров, служебная переписка).
  • Составление отчета-задания по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов на основе обследования. Данный отчет служил основанием для выполнения работ по настройке системы.
  • Настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, регистрация пользователей и настройка прав.
  • Установка серверного и клиентского ПО системы «ДЕЛО» – 25 рабочих мест.
  • Установка ПО приложения для уведомления о поступлении документов/поручений («Мониторинг документов»).
  • Установка ПО опции «Сканирование».
  • Разработка кратких технологических инструкций для специалистов заказчика, участвующих в делопроизводстве и документообороте.
  • Подготовка пользователей систем «ДЕЛО» и «ДЕЛО – WEB».
  • Подготовка Менеджера системы «ДЕЛО» (поддержание системы в актуальном состоянии, ведение справочников и настроек документооборота, развитие системы).
  • Подготовка Администратора локальной сети и баз данных
  • Поэтапный ввод в действие системы.

Результаты проекта, перспективы

Осуществлена автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений, включая территориально удаленные подразделения.

Подготовлены пользователи, работающие с системой до уровня руководителей структурных подразделений организации. Запущены в эксплуатацию 25 рабочих мест системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» установленные в секретариате и шести подразделениях компании с наибольшим объемом документооборота.

Акцент в работе по данному проекту был сделан на обработку внутренних документов и автоматизацию процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов, на работу со служебной перепиской.

Внедрение системы дало возможность перейти на внутреннее безбумажное согласование документов, систематизировать и оптимизировать документооборот компании в целом. В начале 2008 года разработан регламент документооборота компании.

В 2008 году заказчиком планируется расширение использования системы «ДЕЛО».

В частности, в системе документооборота будут отрабатываться новые типы документов, связанные с системой менеджмента качества, кадровые документы. Для обеспечения этих функций будут приобретаться дополнительные места. В 2008 году ожидается удвоение количества рабочих мест.

Результаты на 2009 год

Руководство «Системы Чибис» оценило удобства использования «ДЕЛО», отмечая, что процесс работы с документами, ускорился и стал значительно проще, появилась возможность контролировать сроки исполнения поручений, а так же управлять процессом согласования документов и соглашений. Основываясь на успешной практике эксплуатации «ДЕЛО», было принято решение о внедрении новых рабочих мест и увеличении количество пользователей.

На этом этапе проекта автоматизации документооборота будет внедрено 11 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 50 – подсистемы «ДЕЛО-WEB». Процесс внедрения будет осуществляться системным технологом «Системы Чибис», прошедшим соответствующее обучение и сертификацию, при технической поддержке компании «Корпоративные системы – Консалтинг», регионального представителя ЭОС в Западной и Восточной Сибири. За счет этого планируется автоматизировать не охваченные ранее подразделения компании, а также ряд новых удаленных филиалов.


Отрасль: Торговля.

Регион: Кемеровская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

12декабря

ЭОС на конференции «Управление документацией в цифровой среде»

Узнать больше

05декабря

Как сделать быстрей и проще подготовку документов с помощью автоматической маршрутизации

Узнать больше

03декабря

ЭОС на саммите ИНФОАРХИВ-БАНКОВ 2019

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^