Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в ООО «Башспецгеострой»

Описание организации:

Строительная компания.

  • Строительство жилых и административных зданий.
  • Территориальное распределение подразделений.

Количество рабочих мест: 10

  • Планируется увеличение рабочих мест по территориально распределенным подразделениям.

Сроки проекта:

Начало проекта:
февраль 2008 года.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию:
канцелярия – март 2008 года.
отделы исполнителей – май 2008 года.

Внедрение:

Руководитель проекта: Дрозденко Роман Алексеевич

Описание проекта:

В ходе проведения анализа были определены следующие задачи:

  • Вследствие многоуровневой структуры организации  увеличивается время движения документа от секретаря до исполнителя.

1. Задача:

Сократить пути движения документов, увеличить скорость документооборота.

  • Наличие подведомственных подразделений создает проблемы контроля поручений руководителя, а именно рассеянность контроля.

2. Задача:

Организовать централизованный контроль.

  • Отсутствие четкого контроля и лица, ответственного за его ведение приводит к нарушению сроков исполнения

3. Задача:

Определить контролера и наделить его индивидуальными правами в системе.

  • Журнальная форма регистрации расходует время на поиск, время на регистрацию, а так же не обеспечивает сохранности и верности документов в бумажном архиве.

4. Задача:

Создать единую электронную базу хранения документов

Перечень и последовательность проведенных работ.

Анализ.

Определение цели автоматизации документооборота и предварительный анализ ситуации (выявление потребности автоматизации), позволили определить и выработать модель внедрения системы. Переговоры с заказчиком также позволили сконцентрировать внимание на иерархии предприятия.

Подробный анализ позволил представить полную картину существующего документооборота, определить «узкие места» и пути их устранения. Сбор подробной информации о предприятии позволил четко представить будущую модель документооборота и пути развития системы. В ходе анализа мы определили, какую схему примет и будет ей следовать система «Дело».

По результатам анализа были определены рабочие места:

1) Старший менеджер офиса
2) Офис-менеджер
3) Директор по персоналу
4) Главный бухгалтер
5) Начальник сметного отдела
6) Начальник технического отдела
7) Главный экономист
8) Начальник юридического отдела
9) Начальник ОМТС
10) Начальник отдела управления качеством

Настройка.

На основе данных, полученных при анализе и пробной эксплуатации, мы выявили основные обязанности и права пользователей, произвели настройку СЭД «Дело» в соответствии с выявленными критериями.

В процессе работы мы доработали некоторые справочники и пункты программы, тем самым продемонстрировали универсальность системы и возможность совместимости с любыми требованиями заказчика.

Консультации персонала (обучение).

Консультация персонала происходила на территории Заказчика. В соответствии с методическими рекомендациями разработчика -  компании «ЭОС», нами было проведено индивидуальное обучение всех пользователей. В ходе обучения каждому пользователю была передана «индивидуальная инструкция».

На освоение системы персоналом был выделен 1 месяц, после чего мы провели повторное обучение и экзамен.

Заключение.

Система электронного документооборота «Дело» внедрена, поставленные задачи выполнены. Намечены тенденции к развитию.


Отрасль: Строительство.

Регион: Башкортостан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ