Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в МУП «Служба заказчика и технического надзора»

Наименование заказчика:

МУП «Служба заказчика и технического надзора».

Характеристика заказчика:

  • Подразделение администрации городского округа г.Уфа
  • Строительство и надзор.
  • Заключение контрактов и объявление тендеров на строительство.

Сроки проекта:

Июнь – июль 2008 года

Описание проекта.

Задачи.

В ходе проведения анализа были определены следующие задачи:

Задача: Автоматизировать документооборот организации и организовать «безбумажный документооборот».

Задача: Повысить исполнительскую дисциплину.

Задача: Организовать централизованный контроль.

Задача: Определить контролера и наделить его индивидуальными правами в системе.

Задача: Создать единую электронную базу хранения документов.

Перечень и последовательность проведенных работ.

Анализ. Определение цели автоматизации документооборота и предварительный анализ ситуации (выявление потребности автоматизации), позволили определить и выработать модель внедрения системы. Переговоры с заказчиком также позволили сконцентрировать внимание на особенностях организации, а именно: коллективная работа с одним объектом, оперативный доступ к информации сразу несколькими сотрудниками.

Подробный анализ позволил представить полную картину существующего документооборота, определить «узкие места» и пути их устранения. Сбор подробной информации о предприятии позволил настроить, а затем и успешно пройти тестовую эксплуатацию системы документооборота. Таким образом, мы определили, какую схему примет и будет ей следовать система «ДЕЛО».

Автоматизация аппарата управления позволила определить следующий этап внедрения и развития системы в организации:

  • автоматизация согласования договоров и тендеров.

Для перехода к следующему этапу внедрения требуется:

  • Данной системе пройти период адаптации в организации.
  • Увеличить число рабочих мест до количества, необходимого для согласование.

Установка. В ходе установки мы столкнулись трудностями, связанными с несоответствием компьютеров и настроек локальной сети требованиям системы. Все технические вопросы были успешно решены совместно с Заказчиком.

Установка СЭД «ДЕЛО» была произведена:

1) на сервер (как сервер был выделен компьютер пользователя под управлением OS MS Windows XP) под СУБД MS SQL (MSDE): (без ошибок)

2) На 5 рабочих мест (OS MS Windows XP и Vista): (без ошибок)

Настройка.  На основе данных, полученных при анализе и пробной эксплуатации, мы выявили основные обязанности и права пользователей, произвели настройку СЭД «ДЕЛО» в соответствии с выявленными критериями.

В процессе работы мы доработали некоторые справочники и пункты программы, тем самым продемонстрировали универсальность системы и возможность совместимости с любыми требованиями заказчика.

Настройка была произведена с учетом будущего развития системы, таким образом, чтобы все возможные варианты расширения функционала (ЭЦП, поточное сканирование, согласование и т.д.) были учтены и доступны.

Настройка прав пользователей:

a) Приемная руководителя

a. Регистрация

b. Сканирование документов

c. Постановка поручений руководства на контроль

d. Контроль исполнения поручений и документов

e. Утверждение документов (Согласование)

f. Поиск в базе данных по заданным критериям

g. Возможность редактирования справочников системы

h. Пересылка РК* по e-mail


* РК – здесь и далее, регистрационная карточка документа

i. Опись дел (с учетом номенклатуры дел)

j. Подготовка реестров внешней отправки

k. Формирование отчетов.

b) Руководитель

a. Наложение резолюции

b. Поиск любых документов

c. Просмотр отчетов исполнителей

d. Подписание документов

c) Отделы

a. Исполнение поручений руководителя

b. Наложение подчиненной резолюции

c. Пересылка РК по кабинетам

d. Поиск документов в базе данных

e. Визирование (согласование)

Консультации персонала (обучение). Консультация персонала происходила на территории Заказчика. В соответствии с методическими рекомендациями разработчика – компании «ЭОС», нами было проведено индивидуальное обучение всех пользователей. В ходе обучения каждому пользователю была передана «индивидуальная инструкция».

По окончанию обучения был проведен экзамен персонала.

На освоение системы персоналом и адаптацию документооборота выделен 1 месяц, после чего был проведен семинар для решения текущих вопросов.

Тестовая эксплуатация. Тест СЭД «ДЕЛО» проводился на рабочей базе Заказчика. Параметры тестирования:

1) Регистрация документа (на примере «Входящие документы»),

2) Пересылка документа руководителю для наложения резолюции,

3) Наложение резолюции руководителя на документ,

4) Исполнение резолюции в подразделениях (все пользователи), ввод отчета,

5) Поиск документа в базе данных.

В ходе тестовой эксплуатации ошибки не выявлены.

Авторский надзор и опытная эксплуатация. В ходе авторского надзора были проведены индивидуальные консультации пользователей. Решение текущих вопросов позволило пользователям адаптироваться к системе.

Повторный надзор был проведен спустя 1 неделю. Существенных вопросов у пользователей не возникало.

Опытная эксплуатация система электронного документооборота проходила в течение рабочего дня при полной нагрузке пользователей. Сбоев системы не было обнаружено.

Заключение

Система электронного документооборота «ДЕЛО» готова к вводу в промышленную эксплуатацию, поставленные выше задачи выполнены.

Рекомендации

1) Утвердить приказ: «О принятии СЭД «ДЕЛО» в качестве основной системы документооборота», где указать точную дату ввода в действие системы в промышленную эксплуатацию.

2) Расширить количество рабочих мест аппарата управления для согласования и визирования документов. Для улучшения коммуникаций между удаленными отделами и повышения исполнительской дисциплины рекомендуется установить рабочие места «ДЕЛО-web» (тонкий клиент).

3) Провести через 3 месяца после ввода в промышленную эксплуатацию повторный авторский надзор для решения текущих вопросов.

Внедрение:

Руководитель проекта – Дрозденко Роман Алексеевич


Отрасль: Строительство.

Регион: Башкортостан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ