Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края

Заказчик

Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края

Проект

Создание комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления для государственных нужд Ставропольского края

Проект осуществляет

Группа компаний «Бизнес ИТ», дистрибьютор компании «Электронные Офисные Системы» в городе Ставрополе.

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства в министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края персонал работал с документами «вручную», использовал рутинные методы. Существующая система, а также компьютерная и офисная техника, функционально не удовлетворяли потребностям, морально и физически устарели.

Основной причиной перехода министерства к электронному документообороту стало назревшее понимание руководства необходимости повышения эффективности работы с документами. А также преследовались цели повышения исполнительной дисциплины, существования четкого и прозрачного контроля над движением документов, сокращения времени доступа к документам, снижения дублирования информации на различных носителях и многие другие.

Цели проекта

Целью проекта являлось создание единой системы электронного документооборота в министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края  для упорядочивания всех процессов работы с документами (от регистрации до четкого контроля над исполнением), а также для повышения прозрачности и управляемости процессов документооборота.

Выбор системы

Специалисты министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края подробно изучили существующий сегодня рынок систем электронного документооборота и делопроизводства, провели анализ ведущих в этой области решений.

Сегодня «ДЕЛО» используют более тысячи компаний и органов власти России и стран СНГ. Выбор системы был сделан на основании наличия большого количества успешных внедрений системы электронного документооборота и делопроизводства во многих государственных структурах, а также ее соответствие всем требованиям, выдвинутым руководством министерства.

При выборе системы специалисты министерства руководствовались следующими принципами:

  • принцип системности — между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;
  • принцип открытости — система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;
  • принцип совместимости — при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;
  • принцип стандартизации (унификации) — при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;
  • принцип эффективности — в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота.

Реализация проекта

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в министерстве внедрена информационная система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО», позволяющая организовать безбумажный документооборот внутри самого министерства, а также в ближайшем будущем между его ведомствами.

В ходе проекта специалистами компании «Бизнес ИТ» реализовано:

  • управление структурой организации, обеспечивающее хранение и редактирование информации о структуре министерства и его сотрудниках;
  • управление общесистемными справочниками и шаблонами документов, внутренней корреспонденцией, внешними контактами, внутренними письмами и докладами;
  • автоматизация технологического процесса регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения и принятой номенклатурой дел;
  • автоматизация технологического процесса подготовки, согласования и утверждения, а также процесса контроля исполнения организационно – распорядительных документов министерства, включая хранение версий проектов документов;
  • возможность проведения согласования документов в электронном виде;
  • возможность поиска документов как по атрибутам РК, так и по тексту их прикрепленных образов;
  • возможность разграничения прав доступа пользователей к документам;
  • автоматизация процессов получения отчетности по работе с документами;
  • организация подготовки и проведения совещаний в части формирования и рассылки повестки и протокола совещаний, контроль исполнения решений совещания;
  • автоматизация управления письменными и устными обращениями граждан;
  • возможность использования в рамках внедренной системы существующего массива электронных образов документов министерства.

Результаты проекта

Система была введена в эксплуатацию на 180 рабочих местах. Был проведен анализ деловых процессов, произведена доработка системы с учетом специфики работы министерства, проведена опытная эксплуатация. После проведения тестирования и обучения всех пользователей — сотрудников министерства, с мая 2008 г. началась промышленная эксплуатация системы. С момента ввода системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в нее были вовлечены сотрудники министерства всех уровней. Полностью автоматизированы бизнес-процессы, связанные с оборотом входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов. Сканируется вся правительственная корреспонденция.

В настоящее время система работает полностью на новом оборудовании, ее пользователями являются все отделы министерства без исключения.

Система электронного документооборота министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края:

  • улучшает контроль над состоянием документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов;
  • повышает эффективность работы с документами в министерстве, обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу сотрудников;
  • упрощает маршрут прохождения документов, повышая оперативность и качество работы исполнителей с документами;
  • обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций;
  • обеспечивает достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, а также оперативность доведения их до исполнителя;
  • позволяет контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников;
  • повышает оперативность подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений, совещаний, отчетов по работе с документами.

Реализация и внедрение системы «ДЕЛО» помогло перевести делопроизводство и документооборот в министерстве на уровень, соответствующий современному состоянию информационных технологий.

Сегодня министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края является одним из наиболее передовых государственных учреждений в плане информатизации в Ставропольском крае.

Перспективы развития проекта

По итогам проекта можно смело утверждать, что необходимое повышение эффективности деятельности министерства невозможно без использования в повседневной практике работы современных информационных технологий.

В связи с этим в рамках административной реформы в перспективе руководством министерства планируется:

  • внедрение системы в подведомственные учреждения по Ставропольскому краю;
  • переход архива министерства в электронный вид;
  • автоматизация архивного делопроизводства;
  • интеграция системы с многофункциональными центрами предоставления государственных услуг, создаваемыми в рамках административной реформы;
  • интеграция системы с порталом министерства в целях повышения эффективности государственного управления и оперативности предоставления информации.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» - дистрибьютор компании «Электронные Офисные Системы» в г. Ставрополе. За 16 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одним из приоритетных направлений компании на сегодняшний день является  направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная 3а, тел (8652) 566-801, 566-811, 566-22, mail@biz-it.ru www.biz-it.ru

Филиал: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Крайнего, 49, оф. 1101, тел. (8793) 36-36-97



Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Ставропольский край.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ