Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Решение ЭОС для учебных заведений. ГОУ ВПО «Тульский государственный университет»

Заказчик:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Тульский государственный университет. Тульский государственный университет (ТулГУ) крупнейший государственный ВУЗ Центральной России. В университете обучаются свыше 20000 студентов, 680 аспирантов и докторантов. В числе иностранных учащихся более 1200 граждан из 40 стран.

Проект:

Построение системы электронного делопроизводства и  документооборота университета

Сроки реализации:

2008 год – по настоящее время

Проект осуществляют:

Управление информационных технологий и автоматизации ТулГУ, административно-кадровое управление ТулГУ, компания «СофтЭксперт» - золотой дилер ЭОС

Ситуация к началу реализации проекта

Документооборот до внедрения в университете не был автоматизирован, что сказывалось на оперативности обработки документов. Внутренняя рассылка входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов из-за территориального распределения корпусов на большой территории занимала длительное время. Из-за отсутствия общедоступной единой базы  документы неоднократно копировались. С целью качественно изменить ситуацию по работе с документами руководство приняло решение об автоматизации документооборота университета.

Цели проекта

Оптимизация документооборота и переход к безбумажным технологиям

Выбор системы

При выборе программной платформы были учтены широкие функциональные возможности, соответствие требованиям отечественного делопроизводства и положительный опыт работы других ВУЗов России в системе «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

Системы применяются в ГОУВПО Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, Всероссийском государственном университете кинематографии им. С.А.Герасимова (ВГИК), Мордовском государственном университете им. Н.П. Огарева, и многих других.

Более 200 ВУЗов стали участниками программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи». Преподавание в ВУЗах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «ДЕЛО» уже дает свои результаты, выпускники владеют знаниями, как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке.

Реализация проекта. Ход выполнения работ

I этап: 2008 г.

На I этапе автоматизированы ключевые участники документооборота: ректорат, административно-кадровое управление, управление информационных технологий и автоматизации, управление бухгалтерского учета и отчетности, планово-экономическое управление, учебно-методическое управление, управление подготовки кадров высшей квалификации, отдел менеджмента качества образовательной деятельности, Горно-строительный факультет и одна кафедра данного факультета.

В соответствии со спецификой университета внедрены и адаптированы технологии по учету и сканированию документов и проектов документов, технология электронно-цифровой подписи для работы с проектами, настроена система контроля.

Настроен электронный архив университета для хранения дел управленческих документов и личных дел уволенных сотрудников и преподавателей, личных дел студентов, окончивших обучение и студентов, отчисленных из университета.

Отработана система электронного взаимодействия между административными структурными подразделениями, между факультетом и административными подразделениями, а также и внутри факультета между деканатом и кафедрой.

Общее количество автоматизированных рабочих мест системы оперативного делопроизводства 39, электронного архива – 4 рабочих места.

II этап: 2009 г. – по настоящее время

На II этапе произведено расширение системы, к СЭДД подключены все факультеты университета. Общее количество автоматизированных рабочих мест системы оперативного делопроизводства увеличено до 75.

Результаты проекта

Работа в СЭДД позволила университету оптимизировать делопроизводство,  создать единую базу данных управленческих документов и документов по учебному процессу, устранить повтор регистрации, унифицировать операции по обработке документов, повысить сохранность документов и удобство их хранения, все это для крупных учреждений имеет большое значение.

Одним из наиболее существенных достижений является переход к безбумажным технологиям, рассылка организационно-распорядительных документов в административные подразделения и на факультеты производится только в электронном виде. Учитывая распределение корпусов университета на большой территории, электронная рассылка обеспечивает значительное сокращение времени на доставку и качественным образом меняет исполнение самих документов.

Данный опыт позволяет еще раз подтвердить универсальность системы «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО», так как настройка под специфику высшего учебного заведения произведена стандартными средствами систем.

Кроме того, ТулГУ участвует в проекте «Электронный документооборот — со студенческой скамьи!». Участие в данном проекте дает возможность выпускать специалистов  с практическими  знаниями наиболее востребованной системы по электронному документообороту. Наиболее успешные студенты по окончании университета получают предложения о трудоустройстве. Несколько выпускников ТулГУ, проходившие обучение по данной программе, трудоустроены в компании «СофтЭксперт».


Отрасль: Учебные заведения.

Регион: Тульская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ