Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в Администрации города Ставрополя

Заказчик:

Администрация города Ставрополя

Проект:

Создание и внедрение единой системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города Ставрополя.

Кто проект осуществляет:

Группа компаний «Бизнес ИТ» – представитель компании «Электронные Офисные Системы» в городе Ставрополе.

Ситуация к началу реализации проекта:

Деятельность государственных структур непосредственно связана с производством документов. Процессы информатизации сегодня активно реализуются на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, осуществляются в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

В Администрации действует многоуровневая вертикально-интегрированная структура, часть подразделений территориально распределены, существует значительный объемом документооборота, осуществляемого в бумажной форме; при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило к тому, что, как правило, в определенный момент невозможно было точно сказать, над какими документами работает какой-либо отдел или исполнитель, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В связи со сложившимися трудностями в Администрации города Ставрополя было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизированных процессов документационного обеспечения.

Выбор системы и исполнителя:

В ноябре 2008 года Администрация города Ставрополя провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации. Конкурс выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к работам по созданию и внедрению СЭДД.

Было принято решение о внедрении систем «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО», разработанных компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Сегодня система фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это комплексное решение, обеспечивающее безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. Продукт реализует функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Цели проекта

Главная цель проекта в Администрации г. Ставрополя – создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы местного самоуправления города Ставрополя (в т. ч. территориально обособленные) и организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.

Создание СЭДД в Администрации г. Ставрополя призвано повысить эффективность муниципального управления за счет:

  • Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений.
  • Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами.
  • Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
  • Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения.
  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
  • Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  • Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.
  • Оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.

Ход проекта

Автоматизация документооборота в администрации города Ставрополя началась в 2008 году и включала в себя 3 основных этапа:

1. Первоначальная закупка и внедрение системы (ноябрь 2008 г. – март 2009 г.)

2. Внедрение второй очереди СЭДД «Дело» (декабрь 2009 г. – январь 2010 г.)

3. Внедрение третьей очереди СЭДД «Дело» (июль-ноябрь 2010 г.)

С начала 2009 года запущена в эксплуатацию и активно используется система электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» в Администрации города Ставрополя и в структурных подразделениях:

  • Аппарат администрации г. Ставрополя;
  • Комитет градостроительства администрации города Ставрополя;
  • Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополя;
  • Комитет экономического развития и торговли администрации города Ставрополя;
  • Комитет городского хозяйства администрации города Ставрополя;
  • Управление труда, социальной защиты и работы с населением в районах города администрации города Ставрополя;
  • Управление труда и социальной поддержки населения по осуществлению отдельных государственных полномочий в городе Ставрополе;
  • Управление культуры администрации города Ставрополя;
  • Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации города Ставрополя;
  • Управление физической культуры и спорта администрации города Ставрополя;
  • Управление здравоохранения администрации города Ставрополя;
  • Управление по делам молодежи администрации города Ставрополя;
  • Управление образования администрации города Ставрополя;
  • Комитет финансов и бюджета администрации города Ставрополя;
  • Администрация Ленинского района города Ставрополя;
  • Администрация Октябрьского района города Ставрополя;
  • Администрация Промышленного района города Ставрополя.

СЭДД «ДЕЛО» стала основой создания единого информационного пространства органов местного самоуправления города Ставрополя, позволила обеспечить перевод существовавшей методики работы с документами на качественно новый уровень, автоматизировать задачи, направленные на обеспечение электронного документооборота.

В настоящее время автоматизировано 290 рабочих мест, из них 127 в аппарате администрации и 163 в структурных подразделениях

В Администрации города Ставрополя осуществлен частичный переход от бумажного документооборота к электронному. Автоматизация более 80% рабочих мест позволила отказаться от бумажных копий некоторых групп документов.

Во всех подведомственных подразделениях налажена связь с администрацией города по электронной почте через MS Outlook, что позволило отправлять исходящие документы и регистрировать входящие документы через электронную почту в системе «Дело».

Созданная СЭДД призвана обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту. СЭДД создает необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

В настоящее время ведутся работы по развитию системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Планируется расширение системы за счет закупки дополнительных рабочих мест и внедрение электронно-цифровой подписи с целью обеспечения юридически значимого документооборота

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 16 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одним из приоритетных направлений компании на сегодняшний день является направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная 3а, тел (8652) 566-801, 566-811, 566-22, mail@biz-it.ru www.biz-it.ru

Филиал: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Крайнего, 49, оф. 1101, тел. (8793) 36-36-97


Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Ставропольский край.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ