Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в Администрации города Норильска

Заказчик

Администрация города Норильска

Исполнитель

Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири) совместно с партнером в г.Норильске ООО ЦИТ «Хайтек».

Ситуация к началу реализации проекта

В 2006 году перед руководством Администрации встал вопрос о замене системы,  применяемой на тот момент, для регистрации документов. Используемая система морально устарела и не  обеспечивала  всех делопроизводственных функций. Отсутствие возможности масштабирования и модернизации, явилось одной из причин необходимости перехода на более новую, динамично развивающуюся систему автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающую возможность перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что территориальное распределение структурных подразделений подразумевало наличие обособленного документооборота (и средств его автоматизации) у каждого из них, и ведение собственной базы регистрации документов. Вследствие разрозненности баз и невозможности обмена документами  между ними, движение документов между Аппаратом (Администрации и ее структурными подразделениями) осуществлялся только в бумажном виде. Это практически лишало возможности оперативного получения информации о ходе исполнения поручений руководства Администрации по документам, а так же значительно затягивало процесс согласования проектов документов.  

Цели проекта

  • Автоматизация уже сложившей в Администрации схемы  делопроизводства.
  • Сопровождение бумажного документооборота регистрацией в единой системе  информации о движении документов.
  • Построение взаимосвязанных технологий работы с документами с территориально распределенными  подразделениями - Управлениями и Отделами Администрации города.
  • Возможность ответственным (х) за контроль лицам, отслеживать выполнение (исполнение) вынесенных Администрацией поручений  Управлениям(и) и Отделам(и)
  • Автоматизация контроля исполнительской дисциплины в соответствии с разработанными правилами оценки эффективности работы сотрудников.
  • Совершенствование работы с обращениями граждан посредством автоматизации движения поступающих обращений и контроля исполнения.
  • Регистрация проектов документов, виз и подписей по  ним в единой системе документооборота.  
  • Создание  предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту с возможность  использования современных средств поточного сканирования, средств ЭЦП и шифрования.

Решение

После тщательного анализа существующих программных продуктов, предназначенных для  автоматизации  делопроизводства и документооборота, было отдано предпочтение системе «ДЕЛО». Положительный опыт внедрения этой системы в различных органах власти Субъектов Федерации, органах  муниципальной  власти, а так же в ряде крупных организаций Красноярского края явился одной из причин выбора в пользу широко известной системы «ДЕЛО».  Еще одной причиной явилось максимальное соответствие системы с принятой в Администрации технологией документооборота, учитывающее  все особенности делопроизводства в муниципальных органах управления.

Реализация проекта

Мероприятием, предваряющим внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации города Норильска, явилось тщательное обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного  взаимодействия между подразделениями и Аппаратом Администрации. Были предложены наиболее эффективные способы обмена документами с учетом возможностей внедряемой системы. В процессе обследования были выявлены «узкие места» делопроизводства и были даны рекомендации по его оптимизации. Например,  была рекомендована разработка новых методов формирования регистрационных номеров документов, приведение к единообразию технологии регистрации документов в подразделениях, пересмотр правил регистрации документов отдельными подразделениями и пр. 

Составленный отчет-задание по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов позволил структурировать и упорядочить полученные данные, и явился основанием для выполнения работ по формированию базы для  Администрации.

Первоочередные участки запуска системы в эксплуатацию были определены в соответствие с поставленными целями проекта перехода на новую систему делопроизводства и автоматизацию документооборота, а именно: 

  • все ключевые звенья документооборота Аппарата Администрации
  • рабочие места так называемых «точек входа» документов во всех структурных подразделениях. 

Это подразумевало массовое внедрение системы на достаточно большом количестве рабочих мест.  Поэтому, было принято решение о его разделении на несколько этапов (в рамках одного проекта):

  • групповое обучение;
  • поэтапный ввод в эксплуатацию с индивидуальной подготовкой пользователей;
  • авторский надзор за работой пользователей в процессе ввода в эксплуатацию.

Это позволило осуществить единовременный запуск системы «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию на всех обозначенных участках автоматизации документооборота  в довольно сжатые сроки. Время обучения, внедрения и запуска в эксплуатацию 65 рабочих мест составило около полутора месяцев.

Этапы реализации:

1) Поставка ПО «ДЕЛО» - март 2008 года.

2) Обследование –  март-апрель 2008 года

3) Настройка системы – май 2008 года

4) Обучение и ввод в эксплуатацию – июнь-июль 2008 года

5) Авторский надзор – август 2008 года.

В ходе исполнения контракта, специалистами компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» были выполнены:

  • Обследование документооборота и разработка настроек системы.
  • Разработка документации, описывающей технологию работы в автоматизированной системе и настройки системы.
  • Настройка системы.
  • Поставка и установка 33 рабочих мест системы «ДЕЛО», 32 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB», 2-х рабочих мест опции «Поточное сканирование» и 33 рабочих мест дополнительного компонента «Мониторинг документов».
  • Обучение пользователей системы.
  • Подготовка Администратора и Менеджера системы «ДЕЛО».
  • Ввод в эксплуатацию 65 рабочих мест в аппарате Администрации города, 18 подразделениях и городском Совете.
  • Разработка специфических отчетных форм по документообороту и контролю исполнительской дисциплины.

В рамках последующих этапов заказчик намерен полностью автоматизировать внутренний документооборот всех подразделений Администрации и городского Совета Норильска.

Результаты и перспективы проекта

Результатом реализации проекта внедрения системы «ДЕЛО»  в Администрации города Норильска явилась возможность сопровождать традиционно принятый документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства в Администрации и подразделениях.  Впоследствии Администрацией был приобретен поточный сканер и таким образом по окончании проекта внедрения были созданы  все условия для постепенного перехода к электронному документообороту. 

Внедрение системы «ДЕЛО»  в Управлениях и Отделах  подразумевало переход к частичной регистрации документов подразделений (в части обмена между Аппаратом и подразделениями) в единой базе Администрации. В итоге, в ходе запуска систему в эксплуатации была выявлена целесообразность регистрации всех видов документов подразделений в единой базе, доступ к которой пользователей из подразделений осуществляется удаленно в рамках единой корпоративной сети.  Это создало предпосылки для привлечения к работе с системой не только пользователей  на «точках входа документов», но и постепенный переход на работу с документами в системе всех должностных лиц, так или иначе участвующих в делопроизводстве и работе с документами и проектами.   Следует отметить, что такое решение по созданию единой базы данных документооборота для Администрации, включая все ее структурные подразделения, быстро доказало свою эффективность. В частности, на аналогичную схему работы в 2009 году перешло Правительство Республики Хакассия, использовавшая ранее разрозненные базы данных системы «ДЕЛО» для министерств и ведомств, с обеспечением автоматизированного обмена документами транспортом электронной почты.

Для решения задач автоматизации контроля исполнительской дисциплины специалистами компании «Корпоративные системы  - Консалтинг» были выполнены работы по разработке специализированной отчетной формы, с учетом выработанной руководством Администрации методики мотивации и контроля.  Использование отчета предполагалось в отделе Контроля и протокола.

С целью достижения максимально эффекта внедрения система «ДЕЛО» была установлена на рабочих местах у большинства сотрудников, являющихся ключевыми участниками документооборота, как в Аппарате, так и в подразделениях. Это позволило постепенно перейти к регистрации информации о ходе согласования проектов документов в единой общедоступной системе.    

Автоматизация работы Отдела обращений граждан с вовлечением в единую систему документооборота позволила перевести работу отдела на более современный уровень, исключить рутинные операции по регистрации документов, их поиску и существенно облегчила задачу составления ежемесячных отчетов по обращениям. 

Помимо этого внедрение системы «ДЕЛО» позволило достичь следующих результатов:

  • Сокращение срока согласования документов и доведение документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий.
  • Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов, позволяющее повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.
  • Повысить наглядность процесса управления потоками документов за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.
  • Полная аналитика по базе документов и поручений в рамках Администрации и всех ее структурных подразделений.
  • Обмен документами по электронной  почте с внешними организациями с возможностью автоматической регистрации полученных документов.
  • Сокращение времени на поиск необходимых и связанных  с ними документов. 
  • Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечила многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Управлений, вследствие чего было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест для некоторых Управлений Администрации города уже к концу запуска в эксплуатацию запланированных 65-и рабочих мест. Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации  и по настоящее время.

Сегодня в Норильске все комитеты и управления городской администрации работают в единой БД «ДЕЛО».


Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Красноярский край.

Клиент: Администрация г.Норильска.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ