Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Решение ЭОС для государственных структур. Переход на полностью безбумажный документооборот в Республике Хакасия

Апрель 2013 г.

Создание в Республике Хакасия на базе СЭД «ДЕЛО» единой системы электронного документооборота с общей базой данных – один из самых масштабных проектов в органах власти, реализованных с использованием продуктов компании «Электронные Офисные Системы». На прошедшей в Алтайском крае Межрегиональной конференции «Системы управления информацией: от электронного документооборота к комплексной автоматизации» о текущем состоянии, достижениях и перспективах развития региональной СЭД рассказал Евгений Янулевич, советник Госкомитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия. Данная публикация подготовлена по материалам его доклада.

Немного истории

Стартовой датой проекта следует считать 2001 год, когда руководством Аппарата Правительства Республики было принято решение об автоматизации документооборота на базе современных тиражных решений. Требования, которые предъявлялись к программным продуктам, были классическими для крупных государственных структур – пригодность для ведения корпоративного делопроизводства, масштабируемость, обязательная поддержка электронного документооборота и соответствие федеральным ГОСТам по делопроизводству.

По результатам сравнительного анализа программного обеспечения, представленного на отечественном IT-рынке, была выбрана система «ДЕЛО», удовлетворяющая всем требованиям, как по своим функциональным возможностям, так и по стоимости. Внедрение системы началось в 2002 году.

Проект уникален тем, что все работы велись непосредственно силами сотрудников отдела информатизации Аппарата Правительства Республики. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, осуществляла поставку программного обеспечения, проводила на всех этапах обучение специалистов заказчика и обеспечивала методическую и техническую поддержку.

На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства. Затем в рамках реализации целевой программы «Электронная Хакасия (2004-2010 гг.)» шло постепенное развитие системы. В 2006 году рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, при этом каждое работало в своей базе данных, но все БД были размещены на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования.

В 2007 шло плановое увеличение количества АРМ по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов с использованием ЭЦП.

hakas1.png

Наряду с распространением системы во все подразделения Правительства Хакасии было принято решение о ее внедрении в администрациях муниципальных образований. В 2008 году началось расширение СЭД на уровень районных муниципалитетов. Компания «КС– Консалтинг» поставила комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.

Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с администрациями муниципальных образований, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль за получением и принятием к исполнению отправленных документов.

Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и муниципальные образования начали работать с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий.

Создание единой базы данных и переход к электронному документообороту

В начале 2009 года было принято решение о внедрении технологии согласования в электронном виде проектов нормативных правовых актов, выносимых на заседания Правительства. Для этого нужно было объединить 18 разрозненных баз данных министерств и ведомств Республики в единую базу.

Все работы были выполнены специалистами Госкоминформатизации Хакасии в кратчайшие сроки. Техническую поддержку в режиме «горячей линии» осуществляли специалисты «КС-Консалтинг». В результате появилась общая база данных единой системы электронного документооборота «ДЕЛО», но также осталась возможность работы в каждой из локальных баз министерств и ведомств для завершения жизненного цикла документов, ранее зарегистрированных в них.

hakas2.png

В 2010 году все руководители министерств и комитетов получили электронные подписи. В итоге в Правительстве Хакасии полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов. Это позволило значительно повысить оперативность принятия управленческих решений. Юридическая значимость электронного согласования документов, равно как и их целостность, гарантирована применением ключей и сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В связи с принятием Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» по инициативе республиканской прокуратуры был осуществлен доступ ее сотрудников к блоку нормативных правовых актов в единой базе данных СЭД «ДЕЛО» Правительства Республики. Кроме того, для осуществления антикоррупционной экспертизы сотрудники прокуратуры получили возможность согласования проектов указанных актов в электронном виде.

Для обеспечения необходимого уровня информационной безопасности доступ к БД СЭД «ДЕЛО» выполняется через защищенное соединение. Каждое рабочее место пользователя системы оснащено программой Vipnet-клиент. Подключение к сети Vipnet выполняется на основании официальной заявки организации, желающей подключиться к системе электронного документооборота Правительства Республики Хакасия в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям. В настоящее время многие региональные управления федеральных органов власти в Республике Хакасия имеют доступ в единую СЭД.

hakas3.png

Сейчас в единую СЭД органов государственной власти Республики Хакасия имеют доступ около 1000 пользователей, это порядка 80% от общего числа гражданских государственных служащих органов исполнительной власти Республики. Кроме этого, используются 30 лицензий опции «Поточное сканирование», 116 мест – «ЭЦП и шифрование». В течение 2012 года только канцелярией Аппарата Правительства зарегистрировано более 10 000 документов.

В администрациях муниципальных образований Республики на сегодняшний день функционирует более 200 АРМ системы.

Планы и перспективы

Работы по расширению СЭД и ее совершенствованию ведутся постоянно. В ближайших планах – внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти Республики государственные учреждения, предоставляющие услуги населению. Кроме того, идет реализация мероприятий по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО ФОИВ) и с системой электронного документооборота Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

Некоторые интересные факты

  • Проекты всех документов, которые создаются в любом из органов исполнительной власти Хакасии и подлежат подписанию, регистрируются в «ДЕЛЕ» в виде РКПД (регистрационной карточки проекта документа).
  • Регистрацию осуществляет непосредственный исполнитель документа, который прикрепляет к РКПД файл и отправляет документ на согласование. Бумажный экземпляр на согласование не направляется.
  • Лица, согласующие документ, могут вносить при необходимости правки в прикрепленный к РКПД файл, а затем визировать проект с помощью электронной подписи.
  • «Бумажного» варианта листа согласования не существует. Для документов, которые подписываются на бумаге (например, нормативных актов Правительства) в момент передачи бумажного экземпляра на подпись должностному лицу лист со списком завизировавших его с помощью ЭП распечатывается из системы и прикладывается к проекту.


Март 2010 г.

Источник: http://mskit.ru/projects/p65701/
Автор: Алексей Писарев

При технической и методической поддержке ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, завершен проект по переходу на систему полностью безбумажного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» в государственных органах Республики Хакасия. Все основные работы проекта были выполнены в рамках целевой программы «Электронная Хакасия (2004-2010 гг. . .)». В настоящее время в одну базу данных с аппаратом Правительства объединены все министерства, а в системе «ДЕЛО» работают практически все ключевые должностные лица. Последним этапом, пришедшимся на начало октября текущего года, стал переход на полностью безбумажную работу с проектами документов.

О заказчике

Республика Хакасия расположена в юго-западной части Восточной Сибири в левобережной части бассейна реки Енисей, на территориях Саяно-Алтайского нагорья и Хакасско-Минусинской котловины и граничит на севере и востоке с Красноярским краем, на юге и юго-западе – с республиками Тыва и Алтай, а на западе – с Кемеровской областью. В состав Республики входят 8 сельских районов, 5 городов республиканского значения, 13 поселков городского типа, 249 сельских населенных пунктов. Столицей Республики Хакасия является город Абакан.

«Электронная Хакасия»

Основной задачей республиканской целевой программы «Электронная Хакасия», которая была принята в 2004 году, является создание единого информационного пространства на территории Республики. Среди целей программы – удовлетворение информационных потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления, хозяйствующих субъектов и населения в целом, а также повышение эффективности управления социально-экономическим развитием региона и создание предпосылок для обеспечения прав на свободный доступ к информационным ресурсам.

В рамках программы «Электронная Хакасия» была создана корпоративная сеть Правительства Республики Хакасия, в результате чего все локальные информационные системы министерств и ведомств Республики были объединены в единое информационное пространство с помощью магистральных оптических каналов. Также программа позволила запустить ряд порталов, среди которых – официальный Портал органов государственной власти Республики Хакасии ( www.rhlider.ru), объединяющий более 30 сайтов министерств, различных комитетов и так далее, Портал государственных закупок Республики Хакасия ( www.pgz.rhlider.ru), на котором публикуется информация о заказах для государственных и муниципальных нужд. Одной из важнейших составляющих программы «Электронная Хакасия» стало создание системы межведомственного электронного делопроизводства и документооборота.

Ход и этапы проекта

Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «ДЕЛО», реализованный в рамках программы «Электронная Хакасия», уникален тем, что все работы велись непосредственно силами заказчика. Участие компании «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, заключалось в техническом сопровождении поставляемого ПО, технологической поддержке и помощи в планировании расширения и совершенствования системы.

Проект стартовал в 2001 году, когда Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру. Для этого был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Заказчику требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» на 20 рабочих мест. Также было необходимо провести обучение администратора и технолога системы, поскольку Правительство пошло по пути самостоятельного внедрения и настройки.

Непосредственно работы по внедрению СЭД «ДЕЛО» стартовали осенью 2002 года, когда Правительством Республики были закуплены первые двадцать рабочих мест. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг» провела обучение специалистов Правительства настройке системы. После этого сотрудники Правительства сами начали поэтапное внедрение при методической и технической поддержке системного интегратора.

В течение года специалисты отдела информатизации и связи Республики Хакасия при консультационной поддержке по горячей линии «Корпоративные Системы – Консалтинг» внедрили закупленные 20 рабочих мест системы. Когда появилась потребность в разработке специфических отчетных форм, этому был обучен представитель Аппарата Правительства Республики Хакасия.

С 2006 года началась планомерная реализация мероприятий РЦП «Электронная Хакасия». Рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, инсталлированы базы данных на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования. Внедрением опять же занимались специалисты из Аппарата Правительства Республики Хакасия.

В 2007 году кроме планового расширения мест по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов.

В 2008 году прошел первый этап расширения системы электронного документооборота в районные муниципальные образования. «Корпоративные Системы – Консалтинг» поставили комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.

В течение 2009 года проводилась серьезная реструктуризация системы документооборота – все Министерства и ведомства объединили в одну базу данных СЭД, что позволило в октябре 2009 года запустить технологию сквозного электронного визирования и согласования проектов документов в рамках Правительства.

В декабре 2009 года Правительство закупило дополнительные рабочие места: 100 р. м ПО «ДЕЛО», 425 р. м «Дело–WEB», 10 р. м опций «Сканирование»,5 р. м «Поточное сканирование», 5 р. м «Печать штрих кода» и 75 р. м опции «Электронная цифровая подпись».

Текущее состояние проекта

В настоящий момент к системе электронного документооборота подключены 27 структурных подразделений Республики Хакасия. Налажен обмен документами с использованием ЭЦП («Законы», «Постановления Правительства РХ», «Постановления Президиума», письма и т.д.), объединены базы данных системы «ДЕЛО» всех исполнительных органов государственной власти Республики.

Программное обеспечение компани ЭОС позволит вовлечь в процесс электронной работы с документами порядка 80% госслужащих всех министерств и ведомств Республики, что обеспечит единообразную работу всех участников документооборота в течение жизненного цикла с электронными документами, сократит временные циклы и трудозатраты при работе с документами.

Теперь же у хакасских министров появились электронные подписи http://www.19rus.info/news/48285.html Как пояснил на заседании правительства Хакасии (2.02.2010) первый замгубернатора Александр Голышев, в республике продолжается постепенный переход к «электронному правительству». После заседания кабинета министров все руководители министерств и комитетов получили электронные подписи, которые теперь будут использоваться для оформления документов. Предполагается, что это сможет ускорить документооборот.  

Об исполнителе

ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг» (г.Барнаул) – региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, входит в группу компаний «Корпоративные Системы», в течение 9-и лет специализируется на построении и сопровождении автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами. На счету «КС-Консалтинг» сотни выполненных проектов в области СЭД и тысячи автоматизированных рабочих мест на территории от Республики Алтай до Норильска и Забайкальского края.

Экспертный взгляд

«За Уралом, где работает наша компания, ситуация с внедрением СЭД в государственных и муниципальных органах достаточно разношерстна. В одних субъектах еще только начали отходить от практики разработки собственного прикладного ПО и переходить на промышленные решения, – рассказывает Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы – Консалтинг». – В других промышленные системы СЭД используются не первый год, но еще только начинают выходить за уровень использования этого инструмента в качестве электронной подмены бумажных журналов регистрации. Но есть и те, которые переходят на безбумажные технологии в масштабе органов власти целого региона. На мой взгляд, основные причины такого состояния дел – это различный уровень проникновения ИТ («ИТ-культура») госорганов региона, наличие развитой инфраструктуры связи, менталитет и психология руководителей. Но в последние 2 года тенденции перехода на реальный электронный документооборот налицо. Кроме Хакасии, в настоящее время отрабатывается технология перехода на безбумажный документооборот в рамках структуры Администрации Алтайского края. Условия для этого есть, все структурные подразделения администрации и администраций районов края уже автоматизировали свой документооборот на базе системы «ДЕЛО». Забайкальский край планомерно реализует план построения СЭД органов государственной и муниципальной власти Края, используя ту же систему. Администрация г. Норильска внедрила систему электронного документооборота в рамках всех структурных подразделений, причем решение изначально поострено как единая база данных база данных документооборота с распределенным доступном к ней всех городских органов власти, работающих с документами и поручениями в режиме «онлайн».


Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Хакасия, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ