Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Государственной Думе Ставропольского края

Заказчик

Дума Ставропольского края

Проект

Создание комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Думе Ставропольского края.

Сроки реализации

декабрь 2009 .

Проект осуществляет

Группа компаний «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы» (г. Москва).

Ситуация к началу реализации проекта

Деятельность государственных структур непосредственно связана с созданием и обработкой  документов.  Делопроизводство в Думе  Ставропольского края было основано на работе с бумажными документами, в соответствии с действующей в России нормативно-правовой базой в сфере делопроизводства и документооборота.

До внедрения комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Думе Ставропольского края использовалось единое хранилище карточек документов. Исключение составляли обращения граждан, которые велись в обособленной базе, доступ к которой имели только специалисты сектора по работе с обращениями граждан.  

В связи с этим, руководством Думы Ставропольского края было принято решение о внедрении системы, обеспечивающей автоматизацию всего жизненного цикла документа от его регистрации до списания в дело.

Также ставилась задача автоматизировать процесс прохождения проектов законов, рассматриваемых Думой Ставропольского края. Структура СЭДД должна была обеспечить как вертикальную, так и горизонтальную интеграцию и разграничение документопотоков подразделений Думы Ставропольского края. Также ставились цели повышения исполнительской дисциплины, четкого и прозрачного контроля над движением документов, сокращения времени доступа к документам, снижения дублирования информации на различных носителях и многие другие.

Цели проекта

Целью проекта является создание единой системы электронного документооборота в Думе Ставропольского края, которая позволит:

  • упорядочить процессы подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных и законодательных документов, обеспечить техническую поддержку регламента подготовки и оформления законов, приказов и распоряжений Думы Ставропольского края;
  • упорядочить процессы контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, обеспечить техническую поддержку контроля исполнения поручений;
  • понизить уровень трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение организационно-распорядительных документов (ОРД) Думы Ставропольского края;
  • повысить уровень прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

Выбор системы

Специалисты Думы Ставропольского края подробно изучили существующий рынок систем электронного документооборота и делопроизводства.

В ходе проведенного анализа, перед системой ставились следующие задачи:

  • обеспечить полный компьютерный учет и контроль движения всех основных документов, обращающихся в органах законодательной власти Ставропольского края.
  • внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения документов и заданий. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до организации-исполнителя и работников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих исполнению документах и поручениях, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений.
  • внедрить технологии, позволяющие в процессе подготовки и подписания документов, создать базу электронных образов документов, принимаемых в органах законодательной власти Ставропольского края. Обеспечить информационную поддержку принятия решений на основе оперативного доступа (по технологии Internet/Intranet) работникам аппарата Думы Ставропольского края к любому необходимому документу в соответствии с компетенцией.
  • внедрить технологии электронного протоколирования процесса подготовки документов и операций делопроизводства. Подготовить необходимые условия для придания юридической силы электронным документам.

В ноябре 2009 года Дума Ставропольского края провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства, который выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к внедрению СЭДД «ДЕЛО».

Реализация проекта

Дума Ставропольского края характеризуется многоуровневой структурой, значительным объемом документооборота и сложными схемами документопотоков. Специалистами ООО «Бизнес ИТ» было проведено полное обследование и изучена специфика работы с документами. По результатам данного обследования были выработаны правила настройки системы на технологическую схему документооборота Думы Ставропольского края.

Следующим этапом была установка системы на рабочих местах делопроизводителей и функциональных сотрудников (руководителей и исполнителей). Также параллельно велась настройка системы, которая включала в себя назначение прав пользователей, заполнение основных и дополнительных справочников.

Для обеспечения выполнения сотрудниками своих обязанностей в СЭДД «ДЕЛО» было проведено обучение пользователей по следующим категориям:

  • администратор СЭДД;
  • системный технолог СЭДД;
  • прикладной программист СЭДД;
  • менеджер СЭДД;
  • пользователь СЭДД.

Обучение персонала проводилось как в группах, так и индивидуально на местах. Также проходили семинары и заседания рабочих групп, на которых обсуждалась технология работы структурных подразделений в системе.

Промышленная эксплуатация системы началась в феврале 2010 года. Были автоматизированы следующие участки регистрации:

  • канцелярия – входящие документы;
  • сектор по работе с письмами и обращениями - обращения граждан и ответы на них;
  • приемная председателя Думы Ставропольского края – приглашения, исходящая корреспонденция;
  • приемные председателей комитетов и помощники депутатов - входящие документы на имя депутатов Думы Ставропольского края, исходящие документы;
  • сектор контроля и обработки служебной переписки – исходящие документы за подписью председателя Думы Ставропольского края;
  • протокольно-редакционный отдел – постановления и распоряжения  Думы Ставропольского края.

С использованием системы «ДЕЛО» в экспедиции была внедрена технология поточного сканирования, которая позволила отказаться от копий документов. Таким образом, оригинал документа передается ответственному исполнителю, а остальные фигуранты обращаются к нему по системе по средствам поиска или открывая в своем личном кабинете.

Стоит отметить, что система «ДЕЛО» позволила автоматизировать процесс прохождения законопроектов. Таким образом, в системе создается карточка проекта закона, в которой постепенно формируется вся информация по нему (пояснительная записка, проект закона, сравнительная таблица, заключения к проекту закона и др.). Далее в системе создается проект постановления Думы Ставропольского края, который проходит процесс согласования в несколько этапов. Утвержденные на заседании Думы Ставропольского края проекты постановлений, подписываются председателем в системе и регистрируются в протокольно-редакционном отделе. Затем законопроект передается на рассмотрение Губернатору Ставропольского края. После его подписания Закон Ставропольского края поступает в Думу как входящий документ и регистрируется в экспедиции.

Внедрение СЭДД «ДЕЛО» позволило создать шаблоны для подготовки проектов исходящих документов каждого из комитетов Думы Ставропольского края, организационно-распорядительных документов и документов депутатов Думы Ставропольского края. В общей сложности специалистами ООО «Бизнес ИТ» было подготовлено более 50 шаблонов, использование которых значительно сократило временные трудозатраты. Исполнителю нужно только выбрать адресата и подписывающего из предложенного списка и внести содержание. В MS Word есть средства для автоматической регистрации проектов документов в системе «ДЕЛО».

Одной из задач при внедрении СЭДД было обеспечение юридически значимого документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это мощное средство контроля подлинности информации в электронном виде, обеспечения целостности электронных данных, подтверждения их авторства и актуальности. ЭЦП – это информационный объект, создаваемый для подписываемых данных, позволяющий удостовериться в их целостности и подлинности.

В настоящее время автоматизация электронной цифровой подписи в Думе Ставропольского края находится на этапе опытной эксплуатации. ЭЦП были выписаны на весь депутатский состав, а также руководящий состав аппарата Думы Ставропольского края. Помимо этого, внедрена программная надстройка для Microsoft WORD – EDSIGN, которая используется для создания и подписания электронного документа ЭЦП, обеспечивающая полную аналогичность электронного документа бумажному документу на всех стадиях его подписания. При работе с электронным документом становится возможным использовать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов.

Документы, созданные с помощью EDSIGN, будут использоваться в юридически значимом документообороте, и в этом случае ЭЦП, поставленные в документе, будут эквивалентны собственноручным подписям лиц, поставивших ЭЦП.

Благодаря ЭЦП Дума Ставропольского края сможет в ближайшее время отказаться от бумажной технологии работы с некоторыми документами.

Результаты проекта

Внедрение СЭДД «ДЕЛО» в Думе Ставропольского края позволило обеспечить:

  • объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля и хранения ОРД структурных подразделений Думы Ставропольского края;
  • эффективный контроль над ходом исполнения документов и поручений, что обеспечило сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
  • упрощение маршрутов прохождения документов, повышение оперативности и качества работы исполнителей с ними;
  • сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения ОРД;
  • повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений, совещаний, получения отчетности по работе с документами;
  • повышение эффективности работы с законопроектами Думы Ставропольского края;
  • сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
  • сокращение затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

В результате работы специалистов ГК «Бизнес ИТ» в Думе Ставропольского края было автоматизировано 176 рабочих мест.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают информационно-консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 16 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одним из приоритетных направлений компании на сегодняшний день является направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная 3а, тел (8652) 566-801, 566-811, 566-22, mail@biz-it.ru www.biz-it.ru.

Филиал: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Крайнего, 49, оф. 1101, тел. (8793) 36-36-97.


Отрасль: Органы законодательной власти региональные.

Регион: Ставропольский край.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ