Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Законодательном Собрании Новосибирской области (Новосибирском областном совете депутатов)

Июль 2013 г.

Внедрение системы документооборота «ДЕЛО» в высшем представительном органе Новосибирской области – один из проектов, которые начинались с изучения клиентами опыта использования продуктов ЭОС у коллег. В данном случае новосибирцы познакомились с успешным проектом у ближайших соседей – Алтайского краевого Законодательного Собрания, а затем приняли решение внедрить систему у себя.

В 2008 году представительная делегация депутатов и работников аппарата Новосибирского областного Совета депутатов (со следующего созыва – Законодательное Собрание Новосибирской области) в рамках межпарламентского взаимодействия посетила Алтайский край. В списке вопросов, которые планировалось обсудить в ходе визита, был и опыт работы в СЭД «ДЕЛО».

Специалисты аппарата Новосибирского Совета, по их словам, приехали поучиться. В то время в Совете не применялись какие-либо решения для автоматизации документооборота. Существовал отдельный информационный ресурс, предназначенный для централизованного хранения и обработки информации, связанной с документооборотом. Он представлял собой журнальную систему учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Электронный документооборот между подразделениями в рамках этой чисто учетной системы был невозможен, не затрагивала она и законотворческий процесс. Требовалась более функциональная система, способная решить задачу повышения эффективности управления за счет ускорения процессов создания, редактирования, согласования, подписания, размножения, рассылки и ознакомления с документами.

В то время в Алтайском краевом Законодательном Собрании было уже около 60 рабочих мест системы «ДЕЛО», внедренной в АКЗС компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в Западной и Восточной Сибири. Первые рабочие места были закуплены еще в 2002 году. В системе «ДЕЛО» работали специалисты всех подразделений аппарата. В отделе по вопросам государственной службы и кадров использовалось еще одно решение компании «Электронные Офисные Системы» – «КАДРЫ».

В ходе визита специалисты аппарата НСД смогли посмотреть систему «ДЕЛО» в действии на всех участках – в канцелярии, в комитетах, в организационном управлении и др. Изучение функционала системы подтвердило, что она способна решить все актуальные задачи. В конце 2008 года между Новосибирским областным Советом депутатов и ООО «КС-Консалтинг» был подписан договор на приобретение лицензий системы «ДЕЛО» и опции «Поточного сканирования». В начале 2009 года было проведено обследование документооборота, а затем установлены первые рабочие места СЭД в канцелярии.

В течение 2009 года Совет закупил дополнительные рабочие места, и система была внедрена в приемных Председателя Совета, его заместителей, у специалистов Комитетов и Комиссий, ответственных за делопроизводство. В итоге система охватила весь документооборот: обеспечила регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов и фиксацию резолюций. Была создана единая база РК с возможностью просмотра электронных версий документов и поиском их по любым реквизитам. Различные комитеты и комиссии получили возможность одновременно работать с РК документов группы «Законопроект», что позволило им оперативно получать информацию о ходе подготовки данных по предложенному законопроекту.

В текущем году Законодательное Собрание Новосибирской области сделало очередной шаг к полностью электронному документообороту: пользователями системы «ДЕЛО» стали все сотрудники аппарата. Всего (с учетом последней закупки) у новосибирцев 115 рабочих мест системы «ДЕЛО», которые установлены во всех подразделениях и обеспечивают документооборот всех постоянных комитетов и комиссий.

Кроме этого, аппарат Законодательного Собрания Новосибирской области закупил 115 лицензий приложения «Мониторинг документов» для всех пользователей СЭД. Этот продукт разработан компанией «КС-Консалтинг» как дополнение к функционалу системы «ДЕЛО» и позволяет получать оповещения о наступивших и приближающихся событиях по документам. При этом запуск системы «ДЕЛО» не требуется.

В аппарате Собрания внедрена также система «КАДРЫ», интегрированная с «ДЕЛОМ». В итоге Законодательное Собрание Новосибирской области реализовало один из самых масштабных среди региональных парламентов проектов по автоматизации внутреннего документооборота – закуплены рабочие места для 100% работников аппарата, автоматизированы все процессы движения документов. В отличие от их соседей и «учителей», законодателей Алтайского края, «ДЕЛО» у новосибирцев охватывает и работу с законопроектами. У алтайских коллег этот участок пока только в планах.

По отзывам пользователей и специалистов, сопровождающих систему в аппарате Законодательного Собрания, сложностей и проблем в работе с ней практически нет: интерфейс программы доступен любому пользователю. Положительные отзывы новосибирцы адресуют и специалистам компании «КС-Консалтинг», сотрудничество с которыми планируют продолжать.

Напомним, что «ДЕЛО» является безусловным лидером среди решений, которые выбирают для автоматизации документооборота органы представительной власти. Систему используют Государственная Дума РФ и Совет Федерации, а также около 40% региональных законодательных органов, в том числе парламенты Республики Алтай и Республики Хакасия, Ленинградской области, Забайкальского, Камчатского, Хабаровского Ставропольского краев и многие другие.


Март 2010 г.

Заказчик

Новосибирский областной совет депутатов, г.Новосибирск

Исполнитель

ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» (ООО «КС-Консалтинг»), г. Барнаул

Ситуация к началу реализации проекта

В соответствии с «Концепцией использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 года № 1244-р, одним из приоритетов использования информационных технологий в сфере государственного управления является повышение эффективности федерального законодательного процесса. В эту работу включены и законодательные органы власти субъектов РФ. В связи с этим в развитии информационных технологий в Новосибирском областном совете депутатов выделилось одно из приоритетных направлений – автоматизация документационного обеспечения законотворческой деятельности.

На момент проведения обследования ДОУ  в Совете функционировал отдельный информационный ресурс, предназначенный для централизованного хранения и обработки информации, связанной с внутренним документооборотом. Используемый ресурс представлял собой журнальную систему учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, не предполагающую электронного документооборота между подразделениями и отсутствием инструментов для автоматизации законотворческой деятельности Совета.   

Цели проекта

Согласно «Концепции информационно-технологического обеспечения деятельности Новосибирского областного Совета депутатов»,  принятой в 2007году  целями построения системы электронного документооборота являются:

  • обеспечения более эффективного управления за счет автоматизированного контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности структурных подразделений аппарата и отдельных исполнителей;
  • уменьшения сроков подготовки и исполнения документов;
  • сокращения бумажных документов во внутреннем обороте, экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
  • создания и автоматизированного поддержания баз нормативных и распорядительных документов;
  • повышения качества подготовки управленческих решений.

Решение

Детальное изучение функциональных возможностей  системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» подтвердило полное соответствие поставленным Советом задачам: повышение эффективности управления за счет ускорения процессов создания, редактирования, согласования, подписания, размножения, рассылки и ознакомления с документами. В декабре 2008 года между Новосибирским областным советом депутатов и ООО «КС-Консалтинг» был подписан договор на приобретение лицензий системы «ДЕЛО» и опции «Поточного сканирования», а также договор выполнения работ, предваряющих запуск системы в эксплуатацию.

Реализация проекта

Этап 1.

В феврале 2009 года специалистами ООО «КС-Консалтинг» были выполнены работы по обследованию ДОУ, изучены основные направления движения документов, по окончании чего были подготовлены письменные рекомендации по внедрению и развитию системы «ДЕЛО» в Совете. Это позволило составить схему поэтапного внедрения на конкретных рабочих местах  и детально спланировать процесс запуска системы в эксплуатацию.

В соответствии с общепринятой методикой автоматизации документооборота в мае 2009 года было начато внедрение системы «ДЕЛО» с так называемых «точек входа» документов. А именно отдела, осуществляющего прием, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции -Канцелярии (4 рабочих места).

Реализация первого этапа внедрения позволила сопровождать традиционно принятый документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечила регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов и резолюций «первого уровня»  - поручения Председателя Совета и его заместителей. По массиву всех зарегистрированных документов стало возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов и резолюций.

Этап 2.

В сентябре 2009 года была произведена установка и настройка дополнительных 28 рабочих мест в приемных Председателя Совета,  его заместителей, у специалистов Комитетов и Комиссий, ответственных за делопроизводство. Это позволило осуществлять регистрацию движения документов внутри организации, включая уже не только резолюции, но отчеты об  исполнении (в том числе в виде нового документа), а также отмечать передачу бумажных экземпляров документов. Таким образом, система сопровождает всю поступающую корреспонденцию и внутренние документы  на этих  этапах документооборота, отображать статус документа, его местонахождение и состояние исполнения на любую заданную дату. Работа с единой регистрационной картой  таких документов как «Законопроект» различных Комитетов и Комиссий одновременно позволила оперативно получать информацию о ходе подготовки данных по предложенному законопроекту.

Результаты внедрения на первом и втором этапах

Результатом  внедрения системы «ДЕЛО» и  опции «Поточное сканирование»  на первом этапе  явилось создание единой общедоступной базы регистрационных карточек всех документов с возможностью просмотра их электронных версий. Это  создало предпосылки  реализации основного назначения системы «ДЕЛО»  - автоматизации движения документа с последующим переходом на электронный документооборот.

Результатом внедрения на втором этапе явилась автоматизация деятельности Новосибирского областного Совета депутатов, охватывающей процессы делопроизводства,  связанные с поступающей «из вне» корреспонденцией,  а также создаваемыми Председателем, заместителями Председателя, Комитетами и Комиссиями внутренними документами. Таким образом, был построен законченный фрагмент системы с базовым функционалом на 32 рабочих места с возможностью последующего ее распространения на все рабочие места по различным процессам работы с документами, автоматизированными в рамках единой системы.

Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило Новосибирскому областному совету депутатов в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек, дополнение справочников системы, технологическую поддержку пользователей.

Перспективы развития проекта

Согласно данным рекомендациям по развитию системы ДЕЛО  для получения максимального эффекта автоматизации делопроизводства и документооборота система должна быть внедрена во всех структурных подразделениях аппарата Совета депутатов, везде, где создается, корректируется и хранится информация о входящих, исходящих и внутренних документах, ведется работа над законопроектами и осуществляется  последующая технологическая обработкой принятых законов. Поскольку спецификой   любого законодательного органа власти является одновременная работа различных подразделений над одним документом (например, законопроектом), вопрос вовлечения в единую систему электронного документооборота всех специалистов Комитетов, Комиссий  и Отделов встает особенно остро.

На данный момент в Совете  принимается  решение о необходимости масштабирования системы «ДЕЛО» на весь Аппарат правления все рабочие места  в Комитетах и Комиссиях. Это позволит создать платформу для построения АСОЗД – Автоматизированной системы обеспечения законодательной деятельности. Поскольку автоматизация основного производственного процесса является одной из самых приоритетных задач, поставленных на сегодняшний день перед Советом. 


Отрасль: Органы законодательной власти региональные.

Регион: Новосибирская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

25сентября

ЭОС на «PKI-Форум Россия 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ