Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзора по СФО

Заказчик

Межрегиональное территориальное управление (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО),  г.Новосибирск

Исполнитель

Компания «Корпоративные системы-Консалтинг», г. Барнаул

Ситуация к началу реализации проекта

На момент внедрения системы «ДЕЛО» в Управлении существовала журнальная система регистрации документов с использованием для этих целей неудобных табличных редакторов. Невозможность работы несколько пользователей в таких таблицах, неудобство поиска и сортировки данных и многое другое привели к необходимости приобретения специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота.   

В июле 2008 года перед руководством МТУ Ростехнадзора по СФО встала задача внедрения единой системы в первую очередь для регистрации и хранения документов, поступающих в Управление. Другой задачей перехода на единую систему было объединение территориально распределенных отделов, так же являющихся  «точками входа» довольно большого количества документов.

С учетом специфики работы этой организации четко слаженная, бесперебойная и беспотерьная  регистрация поступающих документов – один из важнейших участков работы с клиентами.

Цели проекта

Первоначально было намечено автоматизировать функции:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Регистрация движения бумажного документов внутри организации.
  • Постановка документов на контроль, контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  • Поиск документов;

Учет движения оригиналов и копий документов, формирование реестров передачи.

Решение

Выбор системы «ДЕЛО» был однозначным и единогласным.  

Внедрение системы «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзо-ра по СФО было доверено региональному представителю компании «ЭОС» в Западной и Восточной Сибири «Корпоративные системы-Консалтинг», надежно зарекомендовавшему себя в этой области и  обладающей 9-летним опытом построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба.

Реализация проекта

Проект внедрения системы «ДЕЛО» явился первым этапом автоматизации делопроизводства и документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО.

Для этого было предварительно проведено обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота.

Далее были осуществлены соответствующие настройки системы на сложившуюся технологию документоведения. Также были даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства. 

Запуск системы в эксплуатацию был осуществлен на четырех рабочих местах в Канцелярии, в двух приемных и на одном рабочем месте в Отделе экологической дисциплины, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции.  

Поэтапный ввод в эксплуатацию и обучение пользователей осуществлялись практически без отрыва от основной работы сотрудников. В это же время состоялся полный переход на работу с реальными документами из привычных таблиц уже непосредственно в системе «ДЕЛО». Этому  не мало способствовали профессионализм  и легкая обучаемость сотрудников Управления.

Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило МТУ Ростехнадзора по СФО в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек и дополнение справочников системы собственными силами.

Результаты и перспективы проекта

В результате проведения  этого проекта, система «ДЕЛО» была внедрена на 7 рабочих местах – ключевых звеньях  документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО. Это позволило:

  • создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации;
  • исключить ручной труд регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры их передачи;    
  • регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать в общей базе документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов;
  • облегчить и ускорить поиск документов;
  • работать нескольким сотрудникам Канцелярии в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов;
  • осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов.

Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО» за счет перехода на работу со всеми внутренними документами каждого Отдела. На следующем этапе планируется приобретение  порядка 20 дополнительных рабочих мест. 


[Error] 
[] operator not supported for strings (0)
/home/bitrix/www/local/templates/.default/components/bitrix/news.detail/projects/template.php:69
#0: include
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component_template.php:725
#1: CBitrixComponentTemplate->__IncludePHPTemplate(array, array, string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component_template.php:820
#2: CBitrixComponentTemplate->IncludeTemplate(array)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:745
#3: CBitrixComponent->showComponentTemplate()
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:693
#4: CBitrixComponent->includeComponentTemplate()
	/home/bitrix/www/bitrix/components/bitrix/news.detail/component.php:438
#5: include(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:604
#6: CBitrixComponent->__includeComponent()
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:663
#7: CBitrixComponent->includeComponent(string, array, object)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/main.php:1039
#8: CAllMain->IncludeComponent(string, string, array, object)
	/home/bitrix/www/local/templates/.default/components/bitrix/news/projects/detail.php:69
#9: include(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component_template.php:725
#10: CBitrixComponentTemplate->__IncludePHPTemplate(array, array, string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component_template.php:820
#11: CBitrixComponentTemplate->IncludeTemplate(array)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:745
#12: CBitrixComponent->showComponentTemplate()
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:693
#13: CBitrixComponent->includeComponentTemplate(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/components/bitrix/news/component.php:216
#14: include(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:604
#15: CBitrixComponent->__includeComponent()
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/component.php:663
#16: CBitrixComponent->includeComponent(string, array, boolean)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/main.php:1039
#17: CAllMain->IncludeComponent(string, string, array, boolean)
	/home/bitrix/www/eos_about/eos_clients/projects/index.php:122
#18: include_once(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/modules/main/include/urlrewrite.php:159
#19: include_once(string)
	/home/bitrix/www/bitrix/urlrewrite.php:2

Fatal error: Uncaught Error: Call to a member function setTimezone() on boolean in /home/bitrix/www/bitrix/modules/abudagov.lastmodified/include.php:76 Stack trace: #0 /home/bitrix/www/bitrix/modules/abudagov.lastmodified/include.php(247): CAbudagovLastModified->ifModifiedSince(false) #1 /home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/module.php(490): CAbudagovLastModified::setLastModified('\n<!DOCTYPE html...') #2 /home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/main.php(3192): ExecuteModuleEventEx(Array, Array) #3 [internal function]: CAllMain->EndBufferContent('\n<!DOCTYPE html...', 9) #4 /home/bitrix/www/bitrix/modules/main/classes/general/main.php(3414): ob_end_flush() #5 [internal function]: CAllMain::{closure}() #6 {main} thrown in /home/bitrix/www/bitrix/modules/abudagov.lastmodified/include.php on line 76