Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Министерстве юстиции Республики Беларусь

Январь 2013

Именно такая задача была поставлена в прошлом году Министром юстиции Олегом Слижевским. Организация, которая определяет правила документооборота в Беларуси (в числе прочих функций Минюста – реализация государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства), показывает пример полностью «безбумажной» работы.

В Министерстве юстиции Беларуси с 2007 года используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». Это решение является разработкой ООО «Электронное ДЕЛО», партнера компании «Электронные Офисные Системы». Данная конфигурация создана на базе СЭД «ДЕЛО», полностью адаптирована к специфике местного документооборота, и учитывает все нормативные требования по ведению делопроизводства в Республике.

Система «Электронное ДЕЛО» установлена на рабочих местах всех сотрудников Министерства и использовалась до недавнего времени для учета и контроля документов и поручений с одновременным частичным использованием бумажных оригиналов. Принятое руководством решение о переходе к безбумажной технологии работы с документами запустило процессы, которые затронули каждого сотрудника Министерства и значительно перестроили его текущую деятельность.

Безбумажная технология предполагает создание проекта документа, его согласование и подписание исключительно в электронном виде. Для ее полноценного внедрения требовалось провести обучение всех участников СЭД – от высших руководителей до непосредственных исполнителей.

Специалисты компании «Электронное ДЕЛО», осуществлявшие внедрение системы, разработали программу обучения сотрудников Министерства по работе с проектами документов. 18 групп пользователей прошли в конце 2012 года обучение в специально оборудованном учебном классе на территории заказчика. Руководители же Министерства получили индивидуальные консультации по работе в системе.

С первых дней 2013 года работа с некоторыми группами документов в Министерстве юстиции переведена полностью в электронный вид: автоматизированы все «стадии жизни» документа – от создания проекта, согласования до рассмотрения руководством Министерства и подписания. Непосредственными участниками СЭД стали высшие руководители: поручения по документам Министр юстиции и его заместители также выносят только в электронном виде.

В результате полностью отпала необходимость копировать документы и резолюции к ним для вручения непосредственным исполнителям. Организованная в программе «Электронное ДЕЛО» работа с проектами документов исключает хождение бумажного экземпляра, позволяет экономить временные и материальные ресурсы.

Для повышения оперативности работы с документами (проектами) Министерство закупило модуль «Мониторинг кабинетов». Он предназначен для оповещения пользователей о поступлении к ним новых документов и/или проектов документов. Пользователь может получать уведомления, даже не запуская программу «Электронное ДЕЛО».

Использование системы «Электронное ДЕЛО» в Минюсте Беларуси не исчерпывается «классическими» делопроизводственными задачами. С помощью СЭД автоматизированы все базовые управленческие функции – планирование, анализ, контроль, поддержка принятия управленческих решений и т.д.

Как отметили специалисты компании «Электронное ДЕЛО», сейчас «на повестке дня» – продолжение перехода на полностью электронный документооборот в Минюсте и распространение этого опыта на других пользователей системы. В Беларуси «Электронное ДЕЛО» внедрено также в Министерстве информации, Минприроды, Министерстве транспорта и коммуникаций, Минэкономики, МВД, в Информационно-аналитическом центре при Администрации Президента, Госкомитете по имуществу, Государственном таможенном комитете, Государственном пограничном комитете и многих других органах государственной власти. Всего на территории Республики Беларусь более 200 организаций используют «Электронное ДЕЛО» в качестве средства автоматизации документооборота, а также как комплексную информационную систему.

Март 2010

В структурах Министерства юстиции Республики Беларусь продолжается автоматизация документооборота при помощи программных продуктов компании «Электронные Офисные Системы».

В рамках данного проекта в Министерстве юстиции Республики Беларусь внедряются программные продукты компании ЭОС:

• Система электронного документооборота (СЭД) «Электронное ДЕЛО» – программный продукт на основе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС;
• Опция «Поточное сканирование»;
• Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

Напомним, что работы по внедрению системы электронного документооборота в структурах Министерства юстиции Республики Беларусь продолжаются с 2006 года.

Цель проекта: формирование корпоративной системы электронного документооборота учреждений юстиции и судов общей юрисдикции на базе программного продукта «Электронное ДЕЛО».

В декабре 2007 года система «Электронное ДЕЛО» была введена в опытную эксплуатацию на всех базовых объектах (свыше 200 рабочих мест). Каждый из базовых объектов имеет свои уникальные особенности, связанные со спецификой деятельности органов юстиции.

С момента внедрения СЭД «Электронное ДЕЛО» в центральном аппарате Министерства юстиции система успешно используется для:

• систематизации и оптимизации процессов подготовки и учета документов всех видов,
• повышения качества и достоверности информации о документах в локальной вычислительной сети,
• обеспечения контроля исполнения документов и поручений,
• оперативного доступа к нужной информации каждого сотрудника Минюста.

Все работы по проекту осуществляет региональный представитель компании ЭОС – РУП «Центр электронного документооборота» БГУ – одна из ведущих компаний в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в Республике Беларусь.