Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

В органах государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан внедряется единая автоматизированная система делопроизводства и документооборота.

Заказчик

Кабинет Министров Республики Башкортостан

Участники

  • Республиканские органы государственной власти (Администрация Президента РБ, Госсобрание РБ, Аппарат Кабинета Министров РБ, министерства, госкомитеты, ведомства);
  • Республиканские органы местного самоуправления (администрации районов и городов республики) и ведомственные организации (РОНО, РайФО и др.).

Ситуация

В связи с необходимостью повышения эффективности работы служащих требовалась единая автоматизированная система делопроизводства и документооборота, охватывающая все уровни государственной власти в республике.

Преимущества решения

  • сокращение затрат рабочего времени сотрудников на поиск необходимых документов;
  • устранение дублирования документов;
  • ускорение обмена информацией между различными государственными организациями;
  • повышение уровня дисциплины сотрудников.

Решение

Установка и настройка системы «ДЕЛО» во всех органах государственной власти и администрациях городов и районов Республики Башкортостан, а также организация единого документооборота между государственными организациями всех уровней.

Продукты и технологии Microsoft, использованные в проекте:

  • Microsoft Windows 9x, NT 4.0, 2000 и Microsoft Internet Information Server 4.0
  • Microsoft SQL Server 7.0, 2000
  • Microsoft Database Engine
  • Microsoft Exchange Server
  • Microsoft Index Server 2.0
  • Microsoft Office 97 и выше

Руководство Республики Башкортостан уделяет первостепенное значение вопросам внедрения и использования современных информационных технологий. Одной из важнейших задач, решаемых в этой области, стало создание единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в республиканских органах государственной власти.

Внедрение первой очереди системы осуществлено в 1999-2000 годах. В качестве базового решения была выбрана система «ДЕЛО-96», разработанная московской компанией «Электронные офисные системы» на базе продуктов и технологий Microsoft. Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров РБ, Министерстве финансов РБ и Министерстве экономики и антимонопольной политики РБ.

На основании полученного положительного опыта Правительство Республики Башкортостан приступило в 2001 году к внедрению второй очереди системы, охватывающей уже все республиканские органы власти и районные администрации. Работы по реализации этого проекта планируется завершить к концу 2002 года.

Использование продуктов и технологий Microsoft позволило организовать полномасштабный обмен защищенными и авторизованными документами как внутри организации, так и между территориально удаленными подразделениями или различными организациями по электронной почте.

Ситуация

В соответствии с указами Президента Республики Башкортостан в 1994 году был образован Координационный совет по внедрению информационных технологий (ИТ) при Кабинете Министров республики. Совет формирует комплексные программы, направленные на расширение использования информационных технологий в государственном секторе, и координирует наиболее важные направления работ, связанных с применением вычислительной техники. При Координационном совете действует рабочий и экспертный орган – рабочая комиссия, в состав которой входят руководители компьютерных и информационных служб республиканских министерств и ведомств.

К концу 90-х годов в ряде государственных организаций Башкирии уже действовали разнообразные информационные системы. Однако все они основывались на разных стандартах обработки информации, имели ограниченные средства обмена информацией или не имели их вовсе. Но главное – ни одна из систем не обеспечивала автоматизацию делопроизводства на современной основе с использованием возможностей учрежденческой компьютерной сети.

В связи с новыми требованиями, которые предъявляет вхождение республики в российское и мировое информационное сообщество, и необходимостью повышения эффективности работы служащих, требовалось создать единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота, которая бы охватывала все республиканские органы государственной власти и местного самоуправления.

Формирование единого информационного пространства для органов государственной и муниципальной власти

В соответствии с распоряжением Кабинета Министров РБ от 12 августа 1998 года рабочая комиссия Координационного совета провела обзор и сравнительный анализ систем делопроизводства и документооборота и на основании полученных данных выбрала систему «ДЕЛО-96», разработанную московской компанией «Электронные офисные системы». Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в Администрации Президента РБ, Аппарате Кабинета Министров РБ, Министерстве финансов РБ и в Министерстве экономики и антимонопольной политики РБ, где в 1999-2000 годах были установлены первые 4 комплекта системы.
На основании полученного положительного опыта использования первой очереди системы автоматизации делопроизводства и документооборота правительство Республики Башкортостан посчитало необходимым продолжить работы в данной области и приступить в 2001 году к реализации масштабного проекта внедрения второй очереди системы. По словам первого заместителя Премьер-министра республики Николая Сигакова, «в рамках проекта предполагается полный охват всех органов государственной власти и администраций районов и городов Республики Башкортостан и объединение электронных информационных потоков в единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота».

Система должна поддерживать документооборот между организациями различных уровней:

  • республиканские органы государственной власти (Администрация Президента РБ, Госсобрание РБ, Аппарат Кабинета Министров РБ, министерства, госкомитеты, ведомства);
  • органы местного самоуправления (администрации районов и городов республики) и ведомственные организации (РОНО, РайФО и др.).

Документооборот между организациями всех уровней должен производиться с помощью интегрированной подсистемы обмена электронными сообщениями (по электронной почте).

Внедрение второй очереди системы предполагает решение следующих двух основных задач:

  • оснащение государственных организаций компьютерной техникой и телекоммуникационным оборудованием. В организациях первого уровня предусматривается создание локальных вычислительных сетей (ЛВС), которые должны иметь выход в корпоративную телекоммуникационную сеть. Службы документационного обеспечения организаций второго уровня должны быть оборудованы автономными персональными компьютерами, также имеющими выход в корпоративную телекоммуникационную сеть.
  • установка специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота как внутри одной организации, так и между ними на уровне «входящий» – «исходящий».

Результатом внедрения второй очереди системы к концу 2002 года должна стать полная автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот во всех органах власти и районных администрациях Республики Башкортостан.

Новая система – новый, более высокий уровень эффективности работы государственных служащих

Внедрение системы делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан создало принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами. Так, данная система обеспечивает автоматический прием документа, поступившего по любому из электронных каналов (факс, электронная почта), его первичную регистрацию в любом подразделении и последующий централизованный контроль за его движением с возможностью формирования сводок об исполнении документов.

«С помощью системы «ДЕЛО» нам удается избежать трудоемкого дублирования процедур регистрации. Сведения о документе – такие как краткое содержание, дата создания, регистрационный номер, подпись, резолюция, тематика и т.д. – всего один раз заносятся в регистрационно-контрольную карточку и помещаются в базу данных, а затем просто извлекаются оттуда по запросу пользователя.

Благодаря этому сокращается время доставки корреспонденции, предотвращается дублирование работы операторов по вводу информации, а также снижаются материальные и трудовые затраты на доставку и повторную регистрацию корреспонденции», – поясняет Андрей Молотков, руководитель проекта по внедрению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Аппарате Кабинета Министров Республики Башкортостан.

Система «ДЕЛО» также позволяет формировать реестры рассылки, отправлять документы в другие учреждения с помощью систем электронной почты, осуществлять поиск документов по всем картотекам в информационной базе документов учреждения по сочетанию любых реквизитов регистрационной карточки, в том числе и контекстный поиск. Эти и многие другие возможности значительно облегчают работу сотрудников, делают ее намного эффективнее.

В результате, благодаря внедрению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота органы государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан могут решить целый ряд важных задач:

  • повысить исполнительскую дисциплину при работе с документами;
  • усовершенствовать технологии работы с документами;
  • усилить контроль за прохождением документов в органах государственной власти;
  • интегрировать разрозненные и несовместимые системы документооборота, имеющиеся в различных республиканских учреждениях и ведомствах, в единую систему делопроизводства и документооборота;
  • уменьшить вероятность потери документов;
  • сократить время поиска документов;
  • унифицировать программное обеспечение, используемое в различных организациях;
  • ускорить взаимодействие между удаленными пользователями.

«Внедрение новых технологий должно повысить эффективность работы служащих на разных уровнях государственной власти за счет организации удобного поиска необходимых документов, – говорит в заключение Андрей Молотков. – А использование продуктов Microsoft, в частности SQL Server 2000, при создании решения обеспечивает надежный доступ к информации и разнообразные средства управления данными. Кроме того, государственные организации получают возможность снизить расходы на сопровождение системы, поскольку стоимость обучения специалистов и поддержки значительно ниже чем для аналогичных решений других фирм».


Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.

Регион: Башкортостан, Республика.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ