Заказчик:
Западно-Cибирская транспортная прокуратура, г. Новосибирск.
Исполнитель:
ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»), г.Барнаул.
Ситуация к началу реализации проекта
В настоящее время, следуя примеру Генеральной прокуратурой РФ, прокуратуры субъектов активно переходят на систему электронного документооборота АИК «Надзор». Отличительными особенностями ведения делопроизводства в прокуратуре является оперативная и многосторонняя работа с обращениями граждан, регистрация и учет надзорных производств, уголовных дел. В связи с этим, компанией ЭОС, по заказу Генеральной прокуратуры была разработана система «Надзор», с учетом специфики делопроизводства в органах прокуратуры.
Генеральная прокуратура работает в АИК «Надзор» уже не первый год, и, в целях приведения к единообразию всей системы делопроизводства и документооборота органов прокуратуры в РФ, а так же для последующего перехода к электронному документообороту, прокуратуры субъектов также внедряют систему АИК «Надзор».
на момент обследования. В Западно-Сибирской транспортной прокуратуре существовала смешанная система делопроизводства. Использовалась устаревшая программа, позволяющая автоматизировать некоторые делопроизводственные процессы: регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, контроль за их исполнением и работу с обращениями граждан. Параллельно с автоматизированной регистрацией, специалисты отдела ДОУ вели журналы с необходимой нумерацией, которую не поддерживала используемая программа, «вручную» составляли статистические отчеты, вели реестры передачи документов.
Задачи проекта
Перед отделом ДОУ и Исполнителем были поставлены следующие задачи:
-
Достичь полного единообразия в ведении делопроизводства с Генеральной прокуратурой РФ;
-
Исключить ведение «бумажного» делопроизводства (журналы, регистрационные карточки);
-
Перейти в единую базу, где комплексно можно осуществлять регистрацию исходящих, входящих и внутренних документов, работу с обращениями граждан, контроль за исполнением документов;
-
При помощи системы составлять все необходимые отчеты по делопроизводству и реестры передачи;
-
Осуществлять регистрацию и учет уголовных дел и надзорных производств;
-
Иметь возможность в базе списывать документы «в дело»;
Реализация проекта
Настройкой справочников системы «НАДЗОР» занимались специалисты отдела ДОУ Западносибирской транспортной прокуратуры. Обучение пользователей и подготовка к вводу в эксплуатацию была доверена «Золотому дилеру» компании «ЭОС» - ООО «КС-Консалтинг», надежно зарекомендовавшему себя в этой области и обладающей 10-ти летним опытом построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба на территории Западной и Восточной Сибири.
Исполнителем проекта была проведена подготовка специалистов:
-
по работе с обращениями граждан;
-
по работе с входящими документами;
-
отдела контроля за исполнением поручений;
-
по регистрации и рассылке исходящей корреспонденции.
После группового обучения пользователей, последовательно, начался ввод системы в эксплуатацию с индивидуальной работой на рабочих местах:
-
в отделе документационного обеспечения управления (в том числе в приемной прокурора, заместителя прокурора и отделе общего надзора) – 6 мест
-
для осуществления контрольных функций– 2 места
-
для работы с обращениями граждан, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции – 1 место.
На промежуточном этапе перехода от используемой ранее программы к системе АИК «Надзор», для удобства пользователей, работа с документами ведется параллельно в двух базах. Но функциональные преимущества системы АИК «Надзор» активно используются Заказчиком уже сейчас: автоматическая регистрация в системе по заданному шаблону группы документа, печать штампа, ведение журнала передачи и пересылки, работа в кабинетах, учет надзорных производств, формирование реестра отправки документов, списывание в дело, формирование отчетов. С начала 2011 года планируется полный переход на работу с внедряемой системой автоматизации делопроизводства.
Результаты и перспективы проекта
Проведенное обучение пользователей и индивидуальный ввод в эксплуатацию, позволили специалистам полноценно использовать функционал АИК Надзор, тем самым решить поставленные перед ними задачи:
-
достижение полного единообразия в оформлении документов с Генеральной прокуратурой РФ;
-
осуществление в единой системе электронного документооборота регистрации исходящей, входящей и внутренней документации, работа с обращениями граждан, контроль за исполнением документов;
-
исключение ручного труда в регистрации и движении бумажного документа, автоматическое формирование реестров передачи и отчетов;
-
регистрация надзорных производств и отслеживание их движения в организации;
-
списание в базу документов в соответствии с номенклатурой.
Использование единой базы учета, хранения документов и функциональные преимущества АИК «Надзор» - создали предпосылки для построения системы электронного документооборота в Западно-Сибирской транспортной прокуратуре, с возможностью работы в системе каждого должностного лица прокуратуры, учитывая все особенности делопроизводства и документооборота органов прокуратуры.
Отрасль: Суды, прокуратуры, следственные управления.
Регион: Новосибирская область.
Вернуться к списку
