Внедрение АИК «Надзор» в Западно-Cибирской транспортной прокуратуре

Заказчик:

Западно-Cибирская транспортная прокуратура, г. Новосибирск.

Исполнитель:

ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»), г.Барнаул.

Ситуация к началу реализации проекта

В настоящее время, следуя примеру Генеральной прокуратурой РФ, прокуратуры субъектов  активно переходят на систему электронного документооборота АИК «Надзор».  Отличительными особенностями ведения делопроизводства в прокуратуре является оперативная и многосторонняя работа с обращениями граждан, регистрация и учет  надзорных производств, уголовных дел. В связи с этим, компанией ЭОС, по заказу Генеральной прокуратуры была разработана система «Надзор», с учетом специфики делопроизводства в органах прокуратуры.

Генеральная прокуратура работает в АИК «Надзор» уже не первый год, и, в целях приведения к единообразию всей системы делопроизводства и документооборота органов прокуратуры в РФ, а так же для последующего перехода к электронному документообороту, прокуратуры субъектов также внедряют систему  АИК «Надзор».

на момент обследования. В Западно-Сибирской транспортной прокуратуре существовала смешанная система делопроизводства. Использовалась устаревшая программа, позволяющая автоматизировать некоторые делопроизводственные процессы: регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов,  контроль за их исполнением и работу с обращениями граждан. Параллельно с автоматизированной регистрацией, специалисты отдела ДОУ вели журналы с необходимой нумерацией, которую не поддерживала используемая программа, «вручную» составляли статистические отчеты, вели реестры передачи документов.

Задачи проекта

Перед отделом ДОУ и Исполнителем были поставлены следующие задачи:

• Достичь полного единообразия в ведении делопроизводства с Генеральной прокуратурой РФ;
• Исключить ведение «бумажного» делопроизводства (журналы, регистрационные карточки);
• Перейти в единую базу, где комплексно можно осуществлять регистрацию исходящих, входящих и внутренних документов, работу с обращениями граждан, контроль за исполнением документов;
• При помощи системы составлять все необходимые отчеты по делопроизводству и реестры передачи;
• Осуществлять регистрацию и учет уголовных дел и надзорных производств;
• Иметь возможность в базе списывать документы «в дело»;

Реализация проекта

Настройкой справочников системы «НАДЗОР»  занимались специалисты отдела ДОУ Западносибирской транспортной прокуратуры. Обучение пользователей и подготовка к вводу в эксплуатацию была доверена «Золотому дилеру» компании «ЭОС» - ООО «КС-Консалтинг», надежно зарекомендовавшему себя в этой области и обладающей 10-ти летним опытом построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба на территории Западной и Восточной Сибири.

Исполнителем проекта была проведена подготовка специалистов:

• по работе с обращениями граждан;
• по работе с входящими документами;
• отдела контроля за исполнением поручений;
• по регистрации и рассылке исходящей корреспонденции.

После группового обучения пользователей, последовательно, начался ввод системы в эксплуатацию с индивидуальной работой на рабочих местах:

• в отделе документационного обеспечения управления (в том числе в приемной прокурора, заместителя прокурора и отделе общего надзора) – 6 мест
• для осуществления контрольных функций– 2 места
• для работы с обращениями граждан, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции – 1 место.

На промежуточном этапе перехода от используемой ранее программы  к  системе АИК «Надзор», для удобства пользователей, работа с документами ведется параллельно в двух базах. Но функциональные  преимущества системы АИК «Надзор» активно используются Заказчиком уже сейчас:  автоматическая регистрация в системе по заданному шаблону группы документа, печать штампа, ведение журнала передачи и пересылки, работа в кабинетах, учет надзорных производств, формирование реестра отправки документов, списывание в дело, формирование отчетов. С начала 2011 года планируется полный переход на работу с внедряемой системой автоматизации делопроизводства.

Результаты и перспективы проекта

Проведенное обучение пользователей и индивидуальный ввод в эксплуатацию, позволили специалистам полноценно использовать функционал АИК Надзор, тем самым решить поставленные  перед ними задачи:

• достижение полного единообразия в оформлении документов с Генеральной прокуратурой РФ;
• осуществление в единой системе электронного документооборота регистрации исходящей, входящей и внутренней документации, работа с обращениями граждан, контроль за исполнением документов;
• исключение ручного труда в регистрации и движении бумажного документа, автоматическое формирование реестров передачи и отчетов;    
• регистрация надзорных производств и отслеживание их движения в организации;
• списание в базу документов в соответствии с номенклатурой.

Использование единой базы учета, хранения документов и функциональные преимущества АИК «Надзор» - создали предпосылки для построения системы электронного документооборота в Западно-Сибирской транспортной прокуратуре, с возможностью работы в системе каждого должностного лица прокуратуры, учитывая все особенности делопроизводства и документооборота органов прокуратуры.