Внедрение системы «Архивное дело» в розничной компании «Мария-Ра»

Автоматизация архивной службы актуальна в тех организациях, где архивному хранению подлежит большое количество документов. Компания «Мария-Ра» - это крупная розничная сеть, имеющая более двухсот магазинов на территории Западной Сибири. Соответственно, в процессе работы появляется  огромное количество различной документации, требующей  безопасного хранения и  удобного оперативного доступа в любое время. Все эти и многие другие возможности включает в себя «Архивное дело» - система управления документами, обеспечивающая функции архива организации, в соответствии с требованиями Росархива .

«Архивное дело»  используется в компании «Мария-РА» с 2008 года, а в  августе 2010 встал вопрос о  дозакупке  дополнительных рабочих мест, для  повышения  эффективности работы  и  оперативного доступа к    документами, а  так же обеспечения  управления   архивом  для головной компании.

Решаемые задачи:

• Обследование операций по обслуживанию бумажных архивов организации в общем отделе и настройка системы «Архивное дело» на технологическую схему архива организации, с учетом последующего возможного расширения системы.
• Обеспечение рабочими местами системы «Архивное дело» сотрудников общего отдела, а также обучение работе в системе.
• Организация регистрации дел и документов в единой системе, создание электронного архива организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов.
• Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
• Топографирование хранилища документального архивного фонда.
• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.
• Сокращение времени на поиск необходимых дел и документов. 
• Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Возможности систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Система «Архивное дело» становится все более востребованной в любых  организациях, независимо от их сферы деятельности и масштабов,  в том числе, и  среди  госструктур. Например, система используется в Администрации Алтайского края  Департаменте управления делами Забайкальского края, Администрация Ростовской области, Брянский городской совет народных депутатов, Московская областная дума и другие.

Поставку и техническое сопровождение  системы осуществляет компания «Корпоративные системы – Консалтинг»(www.cs-consult.ru) - Золотой партнер  компании «Электронные Офисные Системы».