Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

Заказчик

Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края.

Проект

Внедрение автоматизированной системы, предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края.

Сроки реализации

Апрель-май 2009 года.

Проект осуществляет:

Группа компаний «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные офисные системы» (г. Москва).

Выбор системы

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» - это разработка компании «Электронные офисные системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства, это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, в том числе предназначенное для автоматизации дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой автоматизации системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Программный комплекс «Архивный фонд» успешно работает в:

  • Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ);
  • Российском государственном архиве древних актов (РГАДА);
  • Российском государственном историческом архиве (РГИА);
  • Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА);
  • Российском государственном архиве военно-морского флота (РГАВМФ);
  • Российском государственном архиве экономики (РГАЭ);
  • Российском государственном архиве литературы и искусства (РГАЛИ);
  • Российском государственном военном архиве (РГВА);
  • Российском государственном историческом архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
  • Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД);
  • Филиале Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в г.Самаре;
  • Российском государственном архиве фонодокументов (РГАФД);
  • Российском государственном архиве кинофотодокументов (РГАКФД);
  • Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ);
  • Российском государственном архиве новейшей истории (РГАНИ) и др.

Таким образом, ПК «Архивный фонд 4.0» используется во всех федеральных архивах Российской Федерации с фондовой организацией документов и активно внедряется в государственные архивы субъектов РФ, а также в муниципальных архивах.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах с целью совершенствования материально-технической базы.

В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»,проводила компания «Бизнес ИТ». 

Ситуация к началу проекта

До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» - клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую не обеспечивал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0». Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:

  • обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
  • обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
  • обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
  • обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
  • обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам, различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
  • возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
  • обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
  • обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
  • возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
  • гибкая система поиска информации:
    • формирование и сохранение поисковых запросов;
    • поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений);
    • поиск по текстам прикрепленных электронных документов;
    • формирование отчетов по результатам поиска;
  • возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Цель проекта

Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, которая обеспечит:

  • ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
  • учет движения документов;
  • формирование паспортов архива и архивохранилища;
  • формирование отчетов;
  • поиск информации и топография.

Результаты проекта

Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные офисные системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании «Бизнес ИТ».

В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:

  • назначение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»;
  • плюсы программы по сравнению с предыдущей версией;
  • установка и настройка программного комплекса «Архивный фонд 4.0», а также конвертация данных из ПК «Архивный фонд 3»;
  • основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 15 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одним из приоритетных направлений компании на сегодняшний день является направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная 3а, тел (8652) 566-801, 566-811, 566-22, mail@biz-it.ru www.biz-it.ru.

Филиал: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Крайнего, 49, оф. 1101, тел. (8793) 36-36-97.


Отрасль: Учреждения культуры.

Регион: Ставропольский край.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ