Внедрение СЭД «ДЕЛО» в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополя

Заказчик

Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополя.

Проект

Создание автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя.

Сроки реализации

Ноябрь-декабрь 2009 года

Проект осуществляет:

Группа компаний «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные офисные системы» (г. Москва).

Выбор системы

Специалисты компании «Бизнес ИТ» внедрили систему «ДЕЛО» в администрации города Ставрополя еще осенью 2008 года. Успешное использование программы на протяжении вот уже двух лет позволило по достоинству оценить ее возможности.  С целью обеспечения максимально быстрой и результативной работы, автоматизация документооборота проводится с помощью СЭД «ДЕЛО» и в комитетах администрации города Ставрополя.

В Ставропольском крае ряд государственных структур уже являются пользователями СЭД «ДЕЛО»:

• Государственная Дума Ставропольского края;
• Администрация Промышленного района г. Ставрополя;
• Администрация Октябрьского района г. Ставрополя;
• Администрация Ленинского района г. Ставрополя;
• Комитет экономического развития и торговли администрации г. Ставрополя;
• Министерство труда и социальной защиты населения СК;
• Прокуратура СК;
• Управление Федеральной службы РФ по наркоконтролю по СК;
• Избирательная комиссия СК;
• 16-ый Арбитражный Апелляционный суд г. Ессентуки;
• Арбитражный суд СК и др.

Широкое использование СЭД «ДЕЛО» в Ставропольском крае стало еще одним аргументом в пользу выбора именно этого программного продукта для автоматизации документооборота в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя.

Ситуация к началу проекта

До внедрения СЭД «ДЕЛО» в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя регистрация всех документов велась в программе, разработанной системным программистом комитета.

Данная программа не поддерживала многопользовательский режим. Соответственно, регистрацией всех входящих, исходящих документов, а также обращений граждан занимался один сотрудник, что очень трудоемко. Внутренняя переписка велась в журнале  регистрации в приемной директора комитета, кадровые документы регистрировались  в отделе кадров.  Ещё одним недостатком программы, которая использовалась в комитете до внедрения СЭД «ДЕЛО», является то, что она не позволяет вести аналитику и формировать статистические отчеты.

В процессе работы с документами работники администрации часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения документов, контролем исполнительской дисциплины и поиском.

Цель проекта

Целью проекта являлось создание единой системы электронного документооборота в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя, которая позволит:

• упорядочить процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• организовать  порядок индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов;
• обеспечить создание и хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; 
• исключить дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• организовать оперативный доступ (в режиме реального времени) работников комитета в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам;
• обеспечить автоматизированный упреждающий контроль за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
• снизить трудозатраты (материальные, временные) на подготовку и утверждение документов комитета, высвободить ресурсы;
• повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

Результаты проекта

В результате внедрения СЭД «ДЕЛО» в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополя специалистами ООО «Бизнес ИТ» была налажена регистрация всех групп документов. Она осуществляется в организационном отделе тремя ответственными делопроизводителями по группам: обращения граждан и входящие документы; исходящие документы; инициативные документы.  

Наличие в каждом отделе автоматизированного рабочего места обеспечило доступ всех ответственных делопроизводителей в единую информационную базу. Осуществлять контроль и поиск стало значительно проще.

Специалисты компании «Бизнес ИТ» настроили связь с администрацией города Ставрополя и ее подразделениями. Входящие документы, поступающие на электронную почту комитета по управлению муниципальным имуществом из администрации г. Ставрополя, могут быть зарегистрированы с последующим сохранением всем информации входящей карточки в базу комитета.

Ответственный делопроизводитель каждого из отделов комитета по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя вносит резолюции за начальника отдела, осуществляет контроль исполнительской дисциплины внутри отдела, а также вносит отчеты об исполнении документов за всех сотрудников отдела.

Первый заместитель и заместитель директора комитета по управлению муниципальным имуществом г. Ставрополя также работают в системе «ДЕЛО». Они вносят резолюции, осуществляют просмотр и поиск документов.  

В результате работы специалистов ООО «Бизнес ИТ» в комитете по управлению муниципальным имуществом администрации г. Ставрополя было автоматизировано 21 рабочее место.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 15 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одним из приоритетных направлений компании на сегодняшний день является направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная 3а, тел (8652) 566-801, 566-811, 566-22

Филиал: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Крайнего, 49, оф. 1101, тел. (8793) 36-36-97.