Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в администрации городского округа Орехово-Зуево Московской области

Заказчик

Администрация городского округа Орехово-Зуево Московской области.

Проект

Внедрение единой автоматизированной системы электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие».

Сроки реализации

С сентября 2011 года по настоящее время.

Исполнитель

ООО «СофтЭксперт» (г. Тула) – Золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».

Ситуация к началу реализации проекта

До внедрения АСЭД «ДЕЛО» в администрации городского округа Орехово-Зуево регистрация документов велась частично в бумажном виде, частично с помощью программного решения, разработанного специалистами администрации городского округа Орехово-Зуево.

В процессе работы с документами специалисты администрации часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения документов, контролем исполнительской дисциплины, сбором необходимой статистики по документам и поручениям.

Выбор системы

Выбор заказчиком АСЭД «ДЕЛО», как базового решения по автоматизации документооборота обусловлен высокой надежностью и богатым функционалом системы, учитывающим все необходимые требования и стандарты в области ведения электронного документооборота. АСЭД «ДЕЛО» успешно функционирует в большинстве федеральных и региональных органах власти всех уровней.

Цели проекта

Целью проекта является создание единой автоматизированной системы электронного документооборота администрации городского округа Орехово-Зуево.

На первом этапе внедрения системы были поставлены следующие задачи:

  • упорядочение процессов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;
  • организация единой базы для создания и хранения регистрационных карточек документа, а также текстов документов в электронной форме;
  • обеспечение оперативного получения информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • осуществление контроля над исполнением поручений, обращений граждан и организаций, резолюций и указаний руководства;
  • осуществление поиска документов по любому набору реквизитов регистрационно-контрольной карточки;
  • обеспечение оперативного доступа сотрудников всех подразделений к необходимой документации.

Реализация проекта

Во время внедрения был проанализирован сложившийся документооборот администрации. Изучены схемы движения всех видов документов. Была предложена процедура существенного упрощения документооборота администрации городского округа Орехово-Зуево, на основании которой произведена настройка АСЭД «ДЕЛО», разработана схема движения документов от момента их создания до списания в дело.

Особое внимание уделено процессу регистрации и обработки документации по обращениям граждан и нормативно-правовым актам. Для участка по работе с обращениями граждан разработан дополнительный модуль, позволяющий собирать статистику по количеству обращений  за определенный период времени.

Внедрение подсистемы «ДЕЛО-WEB» позволило получить полноценный доступ к рабочему месту через веб-интерфейс, благодаря чему появилась возможность продолжать работу с документами с любого компьютера, подключенного к Internet. Внедрены опции «Поточное сканирование» и «Печать штрих-кода» для преобразования бумажных документов в электронный вид и автоматического прикрепления их к регистрационным карточкам.

Для сотрудников подразделений администрации проведен курс подготовки пользователей системы. Осуществлен авторский надзор.

Результаты и перспективы проекта

С октября 2011 года система сдана в опытную эксплуатацию.

В настоящее время в системе работают все структурные подразделения администрации, что позволило упорядочить и ускорить работу с документами, обеспечить эффективный контроль за исполнением документов, значительно ускорить сбор необходимой статистики по документам и поручениям.

Благодаря внедрению опции «Поточное сканирование», началось формирование электронной базы документов, что сократит постоянные затраты на канцелярские расходы.

Таким образом, можно говорить, что все задачи первого этапа внедрения автоматизированной системы электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие» были выполнены.

В планах развития автоматизированной системы электронного документооборота администрации городского округа Орехово-Зуево – масштабирование системы, закупка дополнительных опций.

В 2012 году планируется переход на работу с проектами документов в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи. Внедрение  электронно-цифровой подписи и опции «Юридически значимый документооборот» в перспективе позволит полностью отказаться от документов длительного хранения, заменив бумажные носители на электронные. Планируется расширение числа мест опции «Поточное сканирование» и разработка дополнительных отчетных форм, а также поэтапный переход к обмену внутренними документами по  безбумажной технологии. Таким образом, формируются предпосылки для построения системы электронного взаимодействия между различными организациями и ведомствами и администрацией городского округа Орехово-Зуево.


Отрасль: Органы местного самоуправления.

Регион: Московская область.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ