Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь

В Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь успешно завершились работы по интеграции программно-аппаратного комплекса системы автоматизации документооборота Минтранса «Электронное ДЕЛО» с отраслевой системой электронной цифровой подписи. Данную разработку осуществляет компания «Электронное ДЕЛО» – партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Белоруссии, на базе решения ЭОС – СЭД «ДЕЛО».

Министерство транспорта и коммуникаций (Минтранс) Республики Беларусь на протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». В 2006 году были автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные документы и их электронные копии. На данном этапе были решены следующие задачи:

  • быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);
  • оперативное получение документов на исполнение и для ознакомления;
  • быстрый поиск документов;
  • отслеживание движения оригинала документа;
  • эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1 раз в день, в неделю или в месяц автоматически формировать отчеты со списком просроченных заданий или документов);
  • оперативное получение сводных отчетов по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся на исполнении, исполненных, просроченных).

В 2008 году Министерством были закуплены дополнительные лицензии ПО «Электронное ДЕЛО». Масштабирование системы до уровня руководителя и исполнителя структурного подразделения позволило:

  • сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов;
  • ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций;
  • получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам в соответствии с их полномочиями.

В 2011 году специалисты OOO «Электронное ДЕЛО» провели работы по обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых:

  • обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и шифрование» ПО «Электронное ДЕЛО»;
  • разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и утверждения в электронном виде;
  • проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в системе, в том числе проведено индивидуальное обучение руководителей;
  • для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых изложены функционал и возможности работы в системе.

В настоящее время в Министерстве активно используются порядка 100 лицензий СЭД «Электронное ДЕЛО» и 7 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Все сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах».

Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось невозможным без вовлечения руководства Министерства в работу в СЭД. Требованием времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов. Для решения данных проблем в Минтрансе были внедрены подсистемы «ДЕЛО-WEB» и «АРМ руководителя». В частности, подсистема «ДЕЛО-WEB» позволяет удаленно работать в системе электронного документооборота одному из заместителей Министра, который одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически находится вне центрального аппарата.

Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных лиц организаций и предоставляет возможность работать в on-line или off-line режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях: рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых комментариев дает возможность оперативно вносить дополнительную информацию сотрудникам Министерства.

Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре Минтранса обеспечивает:

  • оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций и сокращение финансовых расходов на отправку писем;
  • экономию времени на поиск документов;
  • прозрачность процесса согласования и утверждения документов;
  • сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов документов;
  • организацию хранения электронных документов в соответствии с законодательством.

Завершение работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой программной платформы при подключении подведомственных организаций.



Отрасль: Органы исполнительной власти федеральные.

Регион: Беларусь.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ