Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

18ноября 2003

25-26 ноября 2003 года компания ЭОС приняла участие в X Юбилейной Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века»

25-26 ноября 2003 года прошла X Юбилейная Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века»   в Российской Академии Государственной службы при Президенте РФ. Компания ЭОС являлась спонсором этого мероприятия.
На конференции выступили с докладами генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» Баласанян В.Э.  (тема доклада: «Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления» ) и эксперт отдела проектирования Куциняк Д.Л. (тема доклада: «От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту»).

Тезисы докладов

В.Э. Баласанян, генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы».
Тел./факс: 299-26-08, 299-26-41, 299-27-05, 209-64-96, 209-65-96.
e-mail: bal@eos.ru
http://www.eos.ru

Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления.

Сегодня мы наблюдаем бурный прогресс в использовании технологий автоматизации работы с документами. При этом весь спектр потребностей организаций лишь отчасти покрывается конкретными, отдельно взятыми, системами и технологиями (конечно, с учетом реальных возможностей их приобретения и использования). Рассмотрим наиболее существенные из этих потребностей.

  • Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

  • В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства как электронная почта или электронный архив использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то сейчас все осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

При этом уже нельзя ограничиться, скажем, простым прикреплением файлов к регистрационным карточкам системы делопроизводства. Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы и промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование) и средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, и средства электронно-цифровой подписи и целый ряд других сервисов для работы с электронными документами, вплоть до антивирусной защиты документов, распространяемых по организации.

Однако просто ограничиться расширением делопроизводственных технологий на работу с электронными версиями документов сегодня уже недостаточно. С электронными документами работают уже не только и не столько делопроизводители, сколько функциональный персонал, отвечающий за те или иные операции с теми или иными видами документов.

Как минимум, система автоматизации должна иметь открытый интерфейс, обеспечивающий расширения или видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса позволит также обеспечить интеграцию системы автоматизации делопроизводства и документооборота с другими прикладными системами организации.

Еще больше широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с нею универсальных документоориентированных платформ, например таких известных производителей как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и др., позволяющих, в частности, создавать документационные порталы организаций.

И, наконец, очень актуальным сегодня требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

В заключение следует отметить, что, не смотря на столь широкий спектр требований и многообразие более или менее приемлемых предложений на рынке, реальный прогресс в этой области в очень существенной степени зависит от организационной и технологической готовности организаций к восприятию новых технологий.

Куциняк Дмитрий Любомирович
Эксперт отдела проектирования
Электронные Офисные Системы
т.299-2608; 299-2706
E-mail: dk@eos.ru
www.eos.ru

От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту

Специфика переходного этапа

Сегодня, несмотря на повсеместно декларируемое организациями стремление к внедрению на своих объектах систем электронного документооборота, подавляющее большинство из них всё ещё предпочитает работать в условиях бумажного делопроизводства.

При наличии необходимого инструментария и соответствующего правового поля дефакто электронные документы используются лишь на отдельных этапах управленческой деятельности. При этом никто из специалистов в данной области не сомневается, что именно электронный документооборот – единственный путь снижения трудозатрат и повышения результативности управления.

Компания «Электронные офисные системы» достаточно часто сталкиваются с заказчиками, желающими использовать некоторые электронные технологии, но категорически не желающими отказываться от сугубо бумажных документов.
В реальной практике электронные документы чаще всего являются двойниками бумажных оригиналов, предназначенными лишь для преодоления узких мест традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов. Наибольшее число случаев применения электронных документов наблюдается в обороте внутренних документов – там, где требования к средствам удостоверения подлинности материалов не слишком ужесточены. Практически полностью и повсеместно переведена в электронную форму подготовка текстов документов. Электронные образы документов начинают применяться и для оптимизации обмена документами между организациями.
Уже сейчас многие управленцы, в том числе и верные сторонники «непревзойдённого удобства работы с бумагами», используют электронные образы документов для автоматизации офисной деятельности. В этой области соприкосновения управления и информационных технологий наблюдается значительное проникновение электронных документов в традиционное делопроизводство.

Организации, поставившие перед собой цель сократить издержки и повысить надёжность документирования управленческой деятельности, применяют системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Многие САДД позволяют внедрившим их организациям полностью перейти на безбумажный документооборот, однако, как ни странно, пользователи этих систем ещё не готовы в полной мере прибегнуть к помощи имеющегося у них в руках мощного инструментария.

Обобщая практику работы с большинством технологически развитых организаций можно утверждать, что переходный этап развития технологий документооборота уже наступил, и полноценное повсеместное использование электронного документооборота не за горами.

Рассмотрим на примере разработанной компанией «ЭОС» САДД «ДЕЛО» наиболее типичные случаи применения электронных документов в современной практике документооборота, а также остановимся вкратце на сознательно упускаемых пользователями возможностях САДД.

Сопряжение САДД с системами подготовки и доставки файлов

В большинстве организаций тексты документов готовятся в электронном виде. И только потом они распечатываются и регистрируются в системе документооборота. Практически все САДД позволяют «прикрепить» к контрольно-регистрационной карточке документа его электронный образ, а наиболее современные системы – и зарегистрировать документ непосредственно из стандартных офисных приложений MS Word, Excel, Outlook.

Этим облегчается установление связи между электронным образом документа и его бумажным оригиналом. В дальнейшем электронный образ документа используется для скорейшего доведения управляющего воздействия до исполнителей. Прочие выгоды электронного документооборота многими организациями пока не востребованы. Лишь некоторые из них пошли дальше, используя на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью корпоративных систем удостоверения электронной цифровой подписи (ЭЦП), но и это, скорее, исключение из правил (психологические трудности восприятия ЭЦП до сих пор наблюдаются у внушительной доли управленцев).

Несколько неформальное применение электронных документов наблюдается в ряде организаций при контроле с их помощью исполнения поручений. В тех случаях, когда нет необходимости в строгом удостоверении подлинности текстов отчётов, в качестве отчёта по исполнению поручения допускается ввод в САДД электронного документа, не имеющего привычного оригинала. Видимо, на примере именно этой группы операций в будущем начнётся постепенное внедрение практического электронного документооборота.

Перевод бумажных документов в электронную форму

Наиболее ощутимый первичный эффект от применения электронных сообщений – это немедленное доведение информации до исполнителей. Однако, значительная часть документов, нуждающихся в рассылке, существует исключительно в бумажном виде. Массовые программно-аппаратные решения на основе стандартных сканеров «для дома» не обеспечивают производительности, требуемой серьёзными организациями.

И тут на помощь приходят технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде. Так, реализованный в системе «ДЕЛО» механизм потокового сканирования не раз доказывал свою эффективность во многих организациях, остановивших свой выбор на основном программном продукте компании «ЭОС».

Документооборот между организациями

Оптимизация обмена документами между организациями за счёт внедрения элементов электронного документооборота сегодня представляет собой особый интерес. Оставим за рамками нашего обзора тривиальный процесс обмена информационными данными, равно как и хорошо описанный в различного рода маркетинговых материалах реально существующий между некоторыми партнёрскими организациями процесс полноценного электронного документооборота (действующего лишь на основе двусторонних договоров о взаимном признании электронных эквивалентов собственноручных подписей должностных лиц).

В настоящее время одним из наиболее массовых и динамично развивающихся решений является дублирование курьерской пересылки бумажных экземпляров документов пересылкой их образов по электронным каналам связи. Но если ещё примерно год назад потребителей устраивали средства доставки, лежащие вне пределов САДД и делопроизводственных процедур (электронная почта), то сегодня реальная потребность в обмене электронными образами документов с соблюдением всех требований канонического делопроизводства очевидна.
Доверие к электронным документам достигло такого уровня, при котором должная регистрация электронного образа документа является достаточным основанием для начала работ с ним (с тем условием, что несколько позже в организацию непременно будет доставлен и юридически правомочный бумажный вариант).

Взаимодействие организаций в сфере электронного документообмена, безусловно, требует «бесшовной» стыковки САДД различных производителей.
Компания «ЭОС» готова предложить своим клиентам решение данной проблемы. На недавно состоявшихся выставках «Инфоком 2003» и «Электронная Россия 2003» «Электронные Офисные Системы» продемонстрировали реально функциони-рующий макет-прототип системы обмена электронными документами между САДД «ДЕЛО», Documentum и CompanyMedia (реализованный на основе транспортного модуля компании «ТехноСерв А/С»).

С тем чтобы перевести технологии передачи документов между организациями из области индивидуальных решений в область типовых, серийных, компания «ЭОС» активно участвует в работах по созданию единого стандарта передачи документов, проводимых  «Гильдией Управляющих Документацией». Формируемый стандарт, поддерживаемый основными отечественными производителями САДД, позволит осуществлять «бесшовный» обмен электронными документами между любыми организациями, оснащёнными системами электронного документооборота.

Архивное дело

Хранилища электронных образов документов, предназначенные для оптимизации процедур поиска и выдачи информации, достаточно широко представлены на отечественном рынке программного обеспечения и программно-аппаратных комплексов. Практическое же решение проблем архивного хранения электронных документов, не имеющих бумажных оригиналов, – дело будущего, надеемся, не очень далекого.
Среди путей развития архивного дела – интеграция систем (хранилищ электронных образов документов) и решаемых в этой области прикладных задач. В целом, только взаимодействие системы хранения образов документов, учётно-архивной системы и САДД способно существенным образом сказаться на обеспечении эффективного хранения и использования архивной информации, что, в свою очередь, является основным фактором роста эффективности управленческой деятельности любой организации.

Заключение

Компания «ЭОС» во всех своих разработках, осуществляя поддержку традиционного бумажного делопроизводства, а также самых современных технологий электронного документооборота, вместе с тем, уделяет весьма важное внимание и такой области документоведения, как смешанный бумажно-электронный документооборот.

Компания «Электронные Офисные Системы» предлагают готовые промышленные решения, позволяющие преодолевать не только проблемы, характерные для канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порождённые временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления.

Конечно же, период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако компания «ЭОС» стремится обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.


Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30мая

Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками

Узнать больше

01июн

Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения

Узнать больше

15июн

Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^