Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

08сентября 2011

«СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству»

В.Э. Баласанян,
канд. техн. наук,
председатель совета
директоров компании
«Электронные Офисные
Системы»
«Современные технологии делопроизводства и документооборота» №9, 2011

Электронное правительство и – в более широком смысле – электронное государство могут функционировать только при аличии эффективных механизмов обмена юридически значимыми электронными документами между всеми юридическими и физическими лицами – участниками документооборота: государственными организациями, предприятиями, служащими и гражданами. Сегодня основным инструментом работы с электронными документами являются системы электронного документооборота. И именно требования обмена электронными документами определяют главные тенденции их эволюции и развития.

Эволюция систем электронного документооборота

В 1990-хх гг. произошла настоящая «революция»: персональные компьютеры, объединенные в сети, стали основным технологическим инструментом офисной деятельности. А, как известно, создание, обработка, доставка и хранение документов в электронном виде обеспечивают принципиально более высокую эффективность работы с ними. Поэтому одной из первых задач, которую стали решать с помощью персональных компьютеров в компаниях, стала автоматизация делопроизводственной деятельности, т. е. создания документов, их регистрации, перемещения, контроля, хранения и т. д.

На начальном этапе системы автоматизации делопроиз водства (за ними со временем закрепилось определенное название – системы электронного документооборота, СЭД) обеспечивали только учет документов в централизованной делопроизводственной службе организации (секретариате, канцелярии, управлении делопроизводства и т. д.) (см. рис. 1).

В этих системах хранилась и обрабатывалась преимущественно регистрационно-контрольная информация о документах, их движении и исполнении, таким образом, они заменяли традиционные системы журнально-картотечного учета. СЭД также позволяли хранить электронные версии самих документов, которые использовались для информационно-справочных целей.

На следующем этапе развития рабочие места СЭД стали устанавливаться за пределами централизованной делопроизводственной службы – в подразделениях организации.

Это помогало оперативно доводить до подразделений информацию о направленных в их адрес документах, а в ответ получать сведения о состоянии работы с документами.

В то же время СЭД стали выходить за пределы одной отдельно взятой организации: они стали обеспечивать документационную деятельность сети взаимосвязанных территориально распределенных организаций, обеспечивая обмен документационной информацией и электронными версиями документов.

Дальнейшее развитие СЭД уже вышло за традиционные рамки делопроизводственной деятельности: к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц организации, участвующих в работе с документами: как исполнителей, так и руководителей.

Для этих категорий пользователей важной была не столько работа с учетной информацией, сколько именно работа с самими документами. И это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организаций.

В настоящее время СЭД позволяют отказаться от работы с бумажными носителями внутри организации, но только до выпуска официального документа. Работа с электронными версиями заканчивается созданием бумажного проекта официального документа, который затем подписывает руководитель. Именно бумажные оригиналы (или их бумажные копии) хранятся и передаются в архивы, отправляются в другие организации и гражданам. То есть по сути сегодняшние СЭД являются лишь средством оптимизации работы с бумажными оригиналами и обслуживания бумажного документооборота. Причин тому несколько: неполнота нормативной базы использования электронных документов, недостаточный уровень информатизации и просто уже укоренившаяся культурная традиции бумажного делопроизводства.

Понятно, что в условиях использования СЭД исключительно для оптимизации внутренней работы с документами, к этим системам не предъявлялось никаких внешних требований, поскольку СЭД непосредственно не взаимодействовали друг с другом: с их помощью не создавались электронные оригиналы, они не обменивались друг с другом электронными документами, не обеспечивали межведомственное и межкорпоративное электронное взаимодействие.

Новый этап развития СЭД – переход к безбумажному документообороту

Реалии последних лет привели к пересмотру представлений о месте и роли информационных технологий в нашем обществе: развернулись активные действия по созданию электронного правительства, основанного на безбумажных формах взаимодействия. Этому поспособствовала и значительная популяризация сети Интернет, мобильных устройств и других технологических новинок, высокий уровень развития и повсеместное распространение СЭД, а также появление нового поколения руководителей, привыкших к активному использованию достижений информационных технологий во всех сферах жизни.

Это выразилось в начавшемся в 2010 г. кардинальном пересмотре законодательства и других нормативных актов с целью снятия всех барьеров для повсеместного использования электронных документов, а также в принятии в том же году государственной программы «Информационное общество (2011– 2020 годы)». В числе ключевых индикаторов успешности этой программы – показатели электронного документооборота: возросшая доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота, а также увеличение количества федеральных государственных услуг, которые население может получить с использованием сети Интернет. Рассмотрим подробнее, каким образом решение этих задач связано с развитием СЭД.

На заметку!
Вместо обмена бумажными копиями документов ведомства стали переходить к обмену электронными сканированными версиями бумажных оригиналов. На июнь 2011 г. уже 35 органов власти осуществляют обмен электронными документами с Аппаратом Правительства и Администрацией Президента РФ. Это позволяет не только сократить сроки доставки документов, но и значительно сэкономить человеческие и материальные ресурсы на отправку-прием бумажных документов.

СЭД и электронный документооборот между органами власти

В 2009 г. началась реализация проекта межведомственного электронного документооборота органов власти Российской Федерации (МЭДО).

Этот проект предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия органов власти к электронному взаимодействию посредством СЭД. Для решения такой задачи была создана защищенная транспортная (почтовая) система, обеспечивающая информационный обмен между органами власти. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой системе и с помощью специальных программ-преобразователей (адаптеров) могут принимать или отправлять документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате (см. рис. 2).

На первом этапе проекта (в 2009–2010 гг.) отрабатывались технологии приема-отправки электронных документов.

На следующем этапе, который начался в 2010 г., решалась задача обеспечения прозрачности работы с документами в органах власти. СЭД, подключенные к транспортной системе МЭДО, стали обмениваться как документами, так и информацией о состоянии работы с ними.

Например, система ведомства, получившего документ, скажем, из СЭД Аппарата Правительства РФ, по мере исполнения этого документа отправляет в СЭД Аппарата Правительства РФ уведомления о регистрации документа, о передаче его исполнителю, о подготовке проекта доклада – ответа на поступивший документ и т. д. (см. рис. 3).

В 2011–2012 гг. предполагается завершить подключение к системе МЭДО всех федеральных органов исполнительной власти, высших органов власти субъектов федерации, а также ряда других органов власти. Доля безбумажного документооборота в общем объеме документооборота в 2013 г. должна быть доведена до 35%. Проекты межведомственного электронного документооборота, аналогичные федеральному, ведутся во многих субъектах федерации.

Переход к работе с электронными оригиналами документов

Сама по себе организация межведомственного электронного документооборота не снимает вопрос выпуска электронных оригиналов (подлинников) документов. Пути решения этой проблемы сформулированы в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденном распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р. В этом документе, в частности, предусматривается утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых в органе власти должно осуществляться в форме электронных документов. Предполагается, что уже с 2012 г. работа с документами из этих перечней будет осуществляться в безбумажной форме. Какие же проблемы требуется в связи с этим решить?

Традиционный бумажный документооборот построен на привычной самодостаточности бумажного документа для любого участника документооборота. Мы видим бланк учреждения, текст документа, кем и когда он подписан, собственноручную подпись, места, где проставляются другие подписи, регистрационные номера, даты и т. п. Чтобы воспроизвести подобное в электронном документообороте, нужно отработать целый ряд решений. В частности, создать технологию, которая в соответствии с принятым порядком позволит нескольким лицам последовательно подписывать документ электронной подписью, внося в него при этом дополнительные данные (например, номера и даты). Также необходимо обеспечить возможность просмотра созданного электронного документа и проверки электронной подписи – вне и независимо от той СЭД, в которой они были созданы, и принять нормативные документы, определяющие порядок создания и заверения бумажных копий электронного оригинала документа.

Другим важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является обязательная работа руководителей, в том числе – лично первых лиц, в СЭД.

Сейчас активно ведутся исследования по выработке оптимальных сценариев работы руководителей в СЭД. С одной стороны, появление удобных мобильных устройств типа планшетов упрощает задачу, с другой стороны, даже самая высокая эргономичность решений вряд ли позволит многим руководителям справиться с собственноручным подписанием того огромного количества документов, с которыми им в настоящее время приходится иметь дело. Вероятно, понадобится перераспределение полномочий и пересмотр регламентов выпуска документов.

Важно знать!
Если руководители не будут пользоваться системой электронного документооборота, подписывая электронные документы, то электронный документ просто не будет выпущен.

Еще одним важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства.

СЭД и оказание услуг в электронной форме

Что такое процесс оказания электронной услуги? Это отправка гражданином или предприятием электронных документов – заявки и прилагаемых к ней документов – в адрес органа власти. Эта заявка, в свою очередь, инициирует процесс электронного документооборота по реализации услуги в одном или нескольких ведомствах и, возможно, на предприятиях. Информация о ходе и результате этого документооборота, а также необходимые документы направляются заявителю. Таким образом, собственно деятельность по реализации электронной услуги должна осуществляться в СЭД ведомств и предприятий, включенных в регламент исполнения услуги.

Решение задач по оказанию услуг в электронной форме проводится в рамках проекта создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Этот проект предполагает создание федерального и региональных порталов государственных услуг с личными кабинетами для физических и юридических лиц. Владелец кабинета может непосредственно на портале оформить заявку на услугу. Далее СМЭВ пересылает эту заявку в ведомства, участвующие в оказании услуги, а также управляет ходом реализации этой заявки, информируя об этом заявителя. В ведомстве же заявка попадает в систему электронного документооборота, которая собственно обеспечивает процесс рассмотрения этой заявки (см. рис. 4). Таким образом, качественная реализация электронных услуг возможна лишь при эффективной организации внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Требования к современной СЭД

Как следует из обзора тенденций, СЭД уже сегодня должны претерпеть существенные изменения, обеспечив решение целого ряда новых задач:

  • работу руководителей, в т. ч. с использованием мобильных планшетных устройств;
  • выпуск, обработку и хранение электронных оригиналов документов;
  • различные виды межведомственного взаимодействия, сформулированные в проектах МЭДО, СМЭВ и недавно принятом ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами».

Исходя из этого, в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» предусмотрены следующие шаги:

  • определение требований к информационным системам электронного документооборота;
  • создание (модернизация) информационных систем электронного документооборота с целью обеспечения соответствия этих систем предъявляемым к ним требованиям;
  • мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и представление доклада о выявленных сложностях и перспективах осуществления данного процесса.

Конечно, все перечисленные мероприятия касаются, прежде всего, органов государственной власти. Однако не стоит забывать, что государство, являясь главным регулятором документационных процессов, отвечает за создание единого документационного пространства в обществе. Поэтому все субъекты электронного документооборота нашей страны так или иначе должны будут выстраивать свои СЭД с учетом этих требований.


Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30мая

Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками

Узнать больше

01июн

Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения

Узнать больше

15июн

Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^