Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.
18марта 2013
В конце 2012 года решение автоматизировать документооборот приняла администрация Солнечногорского муниципального района Московской области. Основных требований к продукту, на базе которого планировалось создание единой системы документооборота для всех муниципальных структур района, было три:
Учитывая эти требования, вне конкуренции оказалась разработка компании «Электронные Офисные Системы» – СЭД «ДЕЛО». Этот продукт уже много лет используют многие высшие федеральные органы власти, региональные и муниципальные администрации, а на территории Московской области – областное Правительство и более тридцати муниципалитетов.
Ознакомившись с отзывами коллег, Администрация Солнечногорского района приняла решение автоматизировать документооборот в два этапа. На первой стадии проекта необходимо было решить следующие задачи:
Работы по внедрению системы осуществила компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер ЭОС. Первый этап проекта, включающий информационное обследование, настройку базы данных СЭД, обучение пользователей и авторский надзор, был завершен в течение двух месяцев. В январе 2013 года система была запущена в опытную эксплуатацию.
Было внедрено 40 рабочих мест системы «ДЕЛО», а также опции «ДЕЛО-Web», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В начале проекта было проведено обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов в Администрации: изучена специфика документационного обеспечения, проведен анализ документопотоков, выявлены «узкие» места действующей схемы документооборота и сформулированы основные требования к СЭД. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и аппаратом Администрации. В процессе настройки были проведены работы по приведению СЭД к единой технологии делопроизводства и электронного документооборота во всех структурных подразделениях администрации и настройке отдельных опций системы.
Подготовка пользователей системы происходила в два этапа. На первом этапе – обучение технологов системы и сотрудников общего отдела Управления делами, на втором – специалистов всех структурных подразделений Администрации.
Особенностью реализации проекта было внедрение системы на достаточно большом количестве территориально распределенных рабочих мест – проект предусматривал внедрение системы во всех территориальных подразделениях муниципалитета. В настоящее время создано единое информационное пространство для всех структур Администрации Солнечногорского района. Автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид.
В результате внедрения СЭД удалось повысить эффективность обработки внутренних документов и проектов документов за счет электронного согласования, а также повысить наглядность процесса управления документопотоками для руководителей за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.
Эффект от внедрения системы был виден сразу после начала работы. Начальник общего отдела Управления делами Администрации В.М. Зибарев отмечает ряд положительных моментов использования СЭД:
В ближайшее время (апрель 2013 года) планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
30мая
Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками
Узнать больше01июн
Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения
Узнать больше15июн
Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов
Узнать больше7 000 компаний