Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

08октября 2013

Совершенствование системы документооборота «ДЕЛО» в Администрации г. Владикавказа

Компания «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Северо-Кавказском Федеральном округе, сообщила о завершении очередного этапа по внедрению системы документооборота «ДЕЛО» в Администрации местного самоуправления г.Владикавказа. В рамках проекта, стартовавшего в феврале 2010 года, сегодня решена его главная задача – создание целостной информационной инфраструктуры для всех организаций системы муниципального управления города Владикавказа.

Совершенствование системы документооборота в администрации г. Владикавказа проходило поэтапно. 

Если у Вас возникла потребность по совершенствованию системы документооборота, то лучший выбор - система «ДЕЛО». Она зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная система электронного документооборота на российском рынке. Продуманный и полный функционал системы для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем

До внедрения системы «ДЕЛО» в Администрации использовалась программа, разработанная сторонней организацией. Еще на начальном этапе  были очевидными функциональные преимущества в системе документооборота «ДЕЛО», что подтвердилось и в процессе развития проекта. Большое значение имело то, что система постоянно совершенствуется разработчиками, при этом учитываются не только актуальные изменения отечественного законодательства, но и растущие потребности заказчиков.

Преимущества ведения документооборота на базе «ДЕЛО»: универсальность, надежность, защищенность


  • Система документооборота «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота; 
  • Нормативные акты и стандарты Продукт «из коробки» готов для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений и внешних организаций; 
  • Система может использоваться как для поддержки традиционного делопроизводства, так и для ведения полностью электронного документооборота; 
  • Система проста и интуитивно понятна: даже пользователи с базовыми навыками владения компьютером быстро осваивают особенности системы  документооборота «ДЕЛО»; 
  • Надежная защита информации с применением ЭП; 
  • Легкая и быстрая установка системы. «ДЕЛО» настраивается под структуру и правила делопроизводства организации без программирования, в том числе силами специалистов заказчика; 
  • Эффективность, надежность и преимущества системы документооборота «ДЕЛО» подтверждены опытом успешных внедрений;
  • Развитая партнёрская сеть и квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт внедрения системы «ДЕЛО», окажут поддержку в любое время и в любом месте.

На первый этапе совершенствования документооборота в Управлении документационного обеспечения деятельности АМС г.Владикавказа и приема граждан были автоматизированы 11 рабочих мест системы «ДЕЛО». Тогда же были приобретены поточные сканеры, которые стали использоваться для перевода в электронный вид документов, проходящих через Управление. 

Расширение масштабов использования системы в процессе совершенствования организации документооборота через подключение новых подразделений, пользователей, а также освоение дополнительного функционала шло постепенно. Вторым этапом совершенствования документооборота в администрации стало внедрение системы документооборота  «ДЕЛО» во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Рабочие места получили руководители данных структур, а также делопроизводители.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы


Совершенствование документооборота, переход от бумажной формы к электронной, позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет: 

  • высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения в процессе бумажного документооборота; 
  • уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы в процессе бумажного документооборота;
  • сокращения затрат на доставку бумажных документов;
  • экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами в процессе бумажного документооборота, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

На третьем этапе совершенствования документооборота, в июле этого года Администрация местного самоуправления г. Владикавказа сделала очередной шаг к полностью электронному документообороту: пользователями системы документооборота «ДЕЛО» стали сотрудники структурных подразделений, отвечающие за предоставление муниципальных услуг, а также МБУ «Владикавказский правовой центр». По желанию заказчика были разработаны дополнительные отчетные и печатные формы.

Интеграция «ДЕЛО»


В процессе совершенствования системы документооборота организации главную роль играет ее интеграция с другими системами. Система «ДЕЛО» позволяет организовать взаимодействие с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО), системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), АС «Обращения граждан». Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг . Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы документооборота «ДЕЛО» с любыми информационными продуктами заказчика (например, интеграционное решение «ДЕЛО-1С»).

Совершенствование документооборота в АМС г.Владикавказа на сегодняшний день закончилось внедрением около 130 рабочих мест системы «ДЕЛО». Создана и постоянно пополняется единая база электронных документов. Помимо стандартных задач регистрации организационно-распорядительных документов, входящей и исходящей корреспонденции, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел, а также обращений по муниципальным услугам с учетом их специфики. Теперь каждый специалист Администрации и ее подразделений, работающий с муниципальными услугами, может видеть, на каком этапе исполнения находится  обращение, какое по нему принято решение и выдан ли документ заявителю.

Система, по мнению пользователей, зарекомендовала себя как очень надежный программный продукт. За все время эксплуатации системы документооборота «ДЕЛО» не было ни сбоев в работе, ни случаев потери данных.

Эффект от внедрения СЭД «ДЕЛО»


Совершенствование системы документооборота приносит значительный эффект предприятиям. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной системы документооборота является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят, занимаясь бумажным документооборотом  - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

  • производительность труда персонала увеличивается на 20-25% по сравнению с бумажным документооборотом;
  • стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения в процессе бумажного документооборота.
Экономия времени на различные операции: 

  • 20 % – поиск и ожидание поступления документов; 
  • 20 % – согласование и утверждение документов; 
  • 10% – передача документов между подразделениями; 
  • 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов. 
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное в процессе совершенствования системы электронного документооборота – более 60%.

Оценивая итоги проекта и эффект от внедрения системы документооборота, заместитель руководителя аппарата АМС г. Владикавказа Виталий Бузоев отметил следующее: «Внедрение системы документооборота «ДЕЛО» обеспечило повышение оперативности и качества работы с документами, снизило трудозатраты, сократило издержки на управление, повысило уровень контроля исполнения документов и заданий. Внедрение системы документооборота было проведено на высоком профессиональном уровне, в четком соответствии с разработанными планами. При внедрении системы были учтены все возникающие по ходу замечания и предложения».

Все работы по совершенствованию системы документооборота в Администрации местного самоуправления г. Владикавказа выполнены специалистами группы компаний «Бизнес ИТ», компетентность и качество работы которых очень высоко оценены заказчиком. Напомним, что на территории Северной Осетии реализуются еще несколько крупных проектов по внедрению продуктов ЭОС, самый масштабный из которых – создание на базе системы «ДЕЛО» единой системы документооборота, к которой подключены все органы исполнительной власти Республики.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30мая

Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками

Узнать больше

01июн

Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения

Узнать больше

15июн

Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^