Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

17апреля 2014

ЭОС: Мы кровно заинтересованы в переходе к полностью электронному документообороту

http://doc.cnews.ru/reviews/index.shtml?2014/04/16/568588

Не будет преувеличением сказать, что уже много лет системы электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными контентом (ECM) входят в число самых крупных и динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-отрасли. За двадцать лет своей современной истории программные средства, ориентированные ранее исключительно на учет бумажных документов и на применение узкой категорией сотрудников-делопроизводителей, превратились в системы, охватывающие практически все направления деятельности организации и поддерживающие работу большинства ее сотрудников. Тем не менее, глубина проникновения ИТ в сферу управления документами и информационными ресурсами в нашей стране вряд ли соответствует быстро растущим потребностям заказчиков. Это видно, в частности, по тянущимся с начала нынешнего столетия разговорам о переходе к безбумажному документообороту, которые никак не реализуются на практике. Об итогах развития рынка СЭД/ECM за два десятилетия, о его достижениях и проблемах, о том, что можно и нужно делать для дальнейшего прогресса в этой сфере, рассказал Владимир Баласанян, председатель совета директоров и бессменный руководитель компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), которая стояла у истоков формирования российской СЭД/ECM-отрасли.

CNews: За прошедшие двадцать лет на рынке произошли гигантские изменения, и количественные, и качественные. Можно ли выделить какие-то основные этапы и ключевые события на этом пути?

Владимир Баласанян: Не уверен, что тут можно давать какие-то однозначные ответы. Дело в том, что для такого сложного и многогранного направления нет единственного тренда, который можно было бы разделить на какие-то отрезки. Есть целый набор векторов развития, каждый имеет свои этапы (хотя их выделение тоже очень непростая задача), и спроецировать их вместе на одну какую-то ось просто невозможно.

Если все же попробовать структурировать историю СЭД, то первый этап – с начала 1990-х до кризиса 1998-го. Это был период проникновения ИТ в офисную среду организаций. Сначала появились первые ПК, на которых могли работать сами сотрудники, их было не много, но они могли работать на компьютерах сами, а не через ИТ-специалистов, как ранее. Потом ПК стало больше, их стали связывать в локальные сети. От компьютеризации отдельных рабочих мест мы перешли к автоматизации бизнес-процессов. Но все же нужно сказать, что тогда, в 1990-е, компьютерные сети были у довольно небольшого числа организаций, да и там они не использовались для полноценной поддержки управления документами.

Почему я отметил в качестве реперной точки кризис 1998-го? Любой кризис заставляет задуматься. Та непростая для страны ситуация заставила осознать, что компьютеры и локальные сети действительно нужны. И встала новая задача – их более широкого и при этом более эффективного применения. В общем, с начала нынешнего века использование ИТ в офисе стало массовым, их проникновение в сферу, которую тогда традиционно называли делопроизводством, началось ускоренными темпами.

Наверное, этот этап продолжался примерно лет десять, кстати, до следующего экономического кризиса (но уже общемирового). Сейчас мы находимся на третьем этапе развития, который характеризуется выходом задач управления документами за пределы канцелярии и организационно-распорядительного документооборота (финансовая сфера, проектная документация, самый широкий спектр деловых процессов основной деятельности организаций), а также переходом от работы с реквизитами (метаданными) документов к работе с их содержимым. Разумеется, все это сочетается с расширением круга конечных пользователей (практически все офисные сотрудники сегодня «компьютеризированы»), с переходом к мобильному образу деловой жизни, с началом использования облачных моделей применения ИТ.

Сейчас мы переживаем этап перехода от электронно-бумажного к полностью безбумажному, действительно электронному документообороту, от автоматизации отдельных участков работы предприятия к созданию единых корпоративных систем управления документами, от создания СЭД на уровне отдельной организации к обеспечению межкорпоративного/межведомственного документооборота.

CNews: С момента зарождения рынка СЭД велись и до сих пор ведутся разговоры о национальных российских особенностях в сфере управления документами. Действительно ли наши различия с Западом настолько велики, что они влияют на характер использования ИТ и требуют разработки иных средств?

Владимир Баласанян: Различия, конечно, есть, но они все же постепенно стираются и сейчас не столь существенны, как в 1990-е. Во-первых, мы тогда заметно отставали по масштабам использования ИТ в организациях, ПК были у нас доступны не такому широкому кругу сотрудников. В то время на Западе уже могли с помощью ИТ охватить всю деятельность предприятия, мы же начинали автоматизацию с наиболее ответственных участков, одним из которых был организационно-распорядительный документооборот, обслуживающий руководителей предприятия. И вот тут уже играл роль второй фактор, наша «содержательная особенность» – в нашей стране традиционно управление документами более регламентированное, это касается и самих документов, и методов работы с ними. Поэтому мы вынуждены были начинать автоматизацию с обеспечения этих формализованных процедур, которые объединяются термином «делопроизводство», в то время как в западных странах подходили к этим задачам со стороны создания архивов документов и обеспечения коллективной работы с ними. Эти различия в работе с документами были действительно серьезными и потребовали создания специальных средств, которые получили название СЭД. До сих пор, правда, у нас нет общепринятого определения термина СЭД, и часто его считают синонимом международного термина ECM.

Что касается вопроса о том, средства каких разработчиков использовать, то нужно понимать, что зарубежные продукты сами по себе не содержат функционала, необходимого для управления документами по российским регламентам. Этот функционал нужно создавать самим, и делать это можно в формате заказного проекта или в виде готового тиражного решения. Разумеется, тиражные решения с возможностью их адаптации и расширения под конкретные нужды заказчиков имели явные преимущества (в том числе по стоимости и срокам внедрения), это предопределило тот факт, что ведущую роль стали играть именно российские разработчики.

CNews: Разговоры о переходе к безбумажному документообороту начались лет пять или даже десять назад, но на практике он до сих пор так и не воплощен. Вам не кажется, что процесс этот слишком затянулся? Почему он оказался таким сложным и что можно сделать, чтобы его ускорить?

Владимир Баласанян: Да, проблема такая есть, более того, она, наверное, является ключевой для нашего рынка. Действительно, у нас до сих пор основным, полностью узаконенным, является бумажный документооборот, электронный выполняет чаще всего вспомогательную, поддерживающую функцию, которая, надо сказать, существенно помогает организациям в повышении эффективности их работы. В последнее время появляются возможности для более широкого внедрения полностью электронного документооборота, но многие заказчики не торопятся испытывать на себе новшества законодательных требований, которые сами по себе довольно запутанные и порой противоречивые.

Главной проблемой, как мне кажется, является то, что наши нормативно-законодательные требования уже давно отстают от возможностей современных ИТ и от реальных потребностей клиентов в применении ИТ. Свою роль тут сыграла сильная, возможно, даже излишняя регламентированность сферы документов, которая, с одной стороны, мешала организациям самостоятельно и оперативно решать возникающие у них проблемы, а с другой – в силу сложности и запутанности законодательства мешала его обновлению.

CNews: Я давно слежу за процессом нормотворчества в нашей стране, и вот какой момент меня неизменно удивляет: мы, кажется, совершенно не изучаем имеющийся передовой мировой опыт, как в других странах решены задачи, за которые нам еще только предстоит взяться, постоянно «изобретаем велосипед». Что вы скажете по этому поводу?

Владимир Баласанян: Меня тоже это удивляет и сильно беспокоит. Ведь сотрудники нашей компании давно и очень серьезно изучают и обобщают зарубежный опыт, много лет на эту тему публикуются статьи, мы выступаем с этими материалами на различных конференциях, приглашаем в нашу страну ведущих мировых экспертов, которые рассказывают о своем опыте. Но порой создается впечатление, что это интересует только нас самих.

Я сам регулярно стараюсь знакомиться с тем, что и как делается в других странах. Например, еще изучал ситуацию в Италии. Еще несколько лет назад они просто сняли все ограничения на использование электронных документов внутри организаций, и бумага в них как-то сама собой почти исчезла. Например, в Банке Италии, как мне говорили, нет ни одного принтера. В этой стране мне удалось познакомиться также с любопытным почтовым сервисом, преобразующим обычную бумажную корреспонденцию в электронный вид: ваша компания подписывается на такой сервис, вся бумажная почта поступает туда, сканируется, данные оцифровываются с использованием распознавания образов (разного рода реквизиты документов и их содержимое, включая числовые данные). Полученные электронные документы, подписанные электронной подписью, отправляются на электронную почту заказчика, а бумага просто измельчается и уходит на переработку.

Мне кажется, что у нас процесс перехода к безбумажному документообороту не просто затянулся, а создает уже реальную угрозу для прогресса в области использования ИТ. Получается такой парадокс: применение ИТ приводит к росту сложности документооборота в организациях. И речь идет не только о дублировании и необходимости синхронизации бумажных и электронных потоков. Усложняется сами бумажные процессы, поскольку ИТ позволяют реализовать любые пожелания заказчика, причем порой возникающие на уровне отдельных подразделений или даже сотрудников. Самый простой пример: объем «бумаги» в организациях вырос в десятки или даже в сотни раз по сравнению с докомпьютерными временами. Почему? Во многом потому, что раньше производство документов было ограничено возможностями рукописного их создания и числом машинисток в организации, а сейчас один лазерный принтер может изготовить столько документов, сколько было не под силу целому машбюро.

CNews: На рынке бытует мнение, что в решении этих вопросов не очень заинтересованы сами разработчики СЭД, поскольку это снизит ценность их собственных продуктов и услуг. Если перейти от бумажно-электронной схемы к чисто электронной, то стоимость проектов упадет как минимум в два раза.

Владимир Баласанян: Это совершенно неверное представление. Это все равно, что «вливать молодое вино в старые мехи». Вместо того чтобы создавать новые автомобили, заниматься бесконечным усовершенствованием старых. Эти, по большому счету, бесплодные усилия сдерживают расширение рынка, резко снижают нашу конкурентоспособность по сравнению с зарубежными поставщиками. Мы как раз кровно заинтересованы в скорейшем переходе к реальному электронному документообороту, поскольку это поможет нам двигаться вперед и расширять объемы нашего бизнеса.

CNews: Почему же эти проблемы у нас не решаются? Кто должен быть драйвером в решении подобных вопросов: государство как регулятор, разработчики решений, заказчики?

Владимир Баласанян: Специфика нашей страны заключается еще и в том, что тут главную роль играет как раз регулятор, мы со своей стороны можем только ему помочь. Чем наша компания давно и активно занимается. Мы постоянно участвуем в самых разных пилотных государственных проектах, где апробируются новые регламенты и технологии управления документами, участвуем в работе различных структур, занимающихся совершенствованием нормативно-законодательной базы, предоставляем и публикуем результаты проводимых нами по собственной инициативе исследований, в том числе по изучению и обобщению зарубежного опыта.

Мне кажется, что как раз сейчас мы подошли к тому критическому рубежу, когда насущные проблемы развития российского рынка СЭД/ECM все же должны быть решены. Вопрос «созрел» как в плане реальных потребностей экономики страны в его решении, так и готовности технологий и средств. Во всяком случае, про свою компанию я могу сказать точно, что мы уже давно – и технологически и методически – готовы к переходу к полномасштабной работе с электронными документами.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30мая

Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками

Узнать больше

01июн

Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения

Узнать больше

15июн

Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^