Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

18ноября 2014

Администрация ГО Сибай Башкортостана выбрала СЭД «ДЕЛО» для автоматизации документооборота

К числу органов местного самоуправления Республики Башкортостан, выбравших для ведения внутреннего документооборота СЭД «ДЕЛО», с августа 2014 года присоединилась Администрация городского округа город Сибай. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.

В состав ГО Сибай входят собственно город Сибай – промышленный, образовательный и культурный центр, значимый транспортный узел юго-востока Республики, а также село Туяля́с. Сибай неофициально носит статус столицы Башкирского Зауралья. Главной «рукотворной» достопримечательностью Сибая можно назвать Сибайский медный карьер, занимающий второе место в мире по глубине (500 м) при диаметре около 2 км. Администрация ГО Сибай Республики Башкортостан осуществляет на территории округа полномочия по решению вопросов местного значения поселения и отдельные государственные полномочия, передаваемые органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Башкортостан.

Сибайский медный карьер

Выбор системы электронного документооборота Администрация Сибая сделала, основываясь на опыте коллег. Органы местного самоуправления Башкортостана начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в 2007-2008 годах, и в настоящее время более 30 городских и районных администраций используют этот продукт в работе. Администрация ГО Сибай выбрала последовательный способ внедрения СЭД и начала с автоматизации базовых документальных процедур: регистрации и обработки корреспонденции.

До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид.

В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации – переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Предварительно специалисты компании «Медиалюкс» осуществили комплекс подготовительных работ:

  • проанализировали структуру и объем документооборота Администрации;
  • составили схему движения документов внутри организации;
  • провели анализ каналов и способов взаимодействия с внешними корреспондентами.

На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения по структуру организации и особенности документооборота. Система была установлена на сервер и клиентские рабочие станции.

Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование».

По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты:

  • корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»;
  • автоматизировано формирование регистрационных журналов – на смену бумажным формам пришли электронные;
  • все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину;
  • отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»;
  • существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений.

В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.


Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использование АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30мая

Автоматизация документооборота девелоперских компаний. Контроль сроков и взаимодействие с подрядчиками

Узнать больше

01июн

Автоматизация управления архивом – от формирования дел до передачи на государственное хранения

Узнать больше

15июн

Обмен в электронном виде с контрагентами. Сценарии, варианты реализации, применение EDI-сервисов

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^