Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

09августа

Туле удалось полностью отказаться от бумажных документов

Алексей Сорокин

http://www.cnews.ru/reviews/preview_interviews/89367457a830b678f56


Тульская область является одним из первых регионов, где все органы исполнительной власти стали работать в единой системе электронного документооборота. Сегодня в системе работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму. О том, как были организованы работы, в интервью CNews рассказали Алексей Сорокин, генеральный директор, и Елена Тарасова, руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт».


CNews: Ваша компания выполнила внедрение системы электронного документооборота «Дело» в органах власти Тульской области. В чем уникальность данного проекта?


Алексей Сорокин: Прежде всего, это был один из первых в нашей стране проектов по созданию региональной системы электронного документооборота.


Во-вторых, для Тульской области это был первый масштабный проект автоматизации, затрагивающий все региональные и муниципальные органы власти. Он потребовал развития ИТ-инфраструктуры, которая впоследствии стала основой для информатизации этих учреждений.


В-третьих, созданная в 2007 году информационная система на основе отечественной программы «Дело» сегодня активно используется и не потеряла своей актуальности.


CNews: Расскажите о ходе реализации проекта.


Елена Тарасова: Внедрение системы «Дело» в органах исполнительной власти и аппарате администрации Тульской области осуществлялось нашей компанией в несколько этапов, с 2007 по 2010 год. За этот период были отлажены и оптимизированы необходимые бизнес-процессы, создана единая база данных всех комитетов и ведомств, внедрены технологии оцифровки документов, введены регламенты работы с электронной подписью и т. д.


Одновременно с этим в 2008-2010 годах мы занимались не менее значимым проектом – автоматизацией документооборота администрации города Тулы.


В 2010 году система «Дело» была внедрена во всех органах местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Тульской области. В дальнейшем в систему электронного документооборота были вовлечены муниципальные образования уровня поселений. Наша компания выполняла работы по автоматизации функций делопроизводства органов власти и настройке механизмов электронного взаимодействия с правительством области.


Этот процесс до сих пор продолжается: добавляется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест, присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения.


CNews: Какие функциональные задачи были решены при внедрении системы «Дело» в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области?


Алексей Сорокин: Прежде всего перед нами стояла задача плавного перехода от бумажного документооборота к электронному, от локальных автономных систем к единой базе данных.


09-08-2016-2.jpg

Алексей Сорокин: Мы хотим продолжать использование накопленного опыта для интеграции систем электронного документооборота в информационное пространство органов власти других регионов


В результате автоматизации были изменены и упрощены многие процедуры. Так, например, благодаря созданию единой базы данных удалось полностью отказаться от перерегистрации одного и того же документа при передаче его из одного ведомства в другое.


Использование механизма поточного сканирования уже на начальном этапе значительно ускорило и облегчило процесс перевода документов в электронный вид, в связи с чем исчезла необходимость копирования и передачи бумажных документов от сотрудника к сотруднику.


Также в СЭД была налажена работа с обращениями граждан. Система «Дело» позволила не только организовать эту работу с четким соблюдением всех необходимых регламентов, но и значительно упростила контроль сроков и достаточности внесенных документов.


Специалистами нашей компании было разработано большое количество уникальных аналитических и отчетных форм, позволяющих сделать работу госорганов более прозрачной и оперативной.


Елена Тарасова: В работу с электронным документооборотом включалось все большее число сотрудников, и вскоре было принято решение полностью отказаться от бумажных документов в случаях, когда это разрешено законодательством. Использование встроенной в систему «Дело» электронной подписи позволило в полном объеме решить и эту задачу, обеспечив соблюдение всех юридических тонкостей.


CNews: Расскажите об особенностях внедрения системы «Дело» в администрации города Тулы.


Елена Тарасова: Отличительной особенностью проекта стало подключение к системе «Дело» органов не только исполнительной, но и законодательной власти города. Благодаря организации электронного обмена документами между Тульской городской Думой и администрацией города Тулы существенно сократились сроки их согласования, появилась возможность во многих случаях отказаться от версий на бумаге. Фактически распечатывается только окончательная версия документа – все промежуточные операции осуществляются в электронном виде. В настоящее время решение успешно используется, в нем работает около 500 пользователей.


CNews: Как было организовано внедрение системы «Дело» в территориальных органах местного самоуправления Тульской области?


Елена Тарасова: Были выбраны пилотные муниципалитеты, изучена и проанализирована специфика их работы, и уже апробированное решение растиражировано на всех. Изначально была автоматизирована работа с нормативно-правовыми актами, которые создаются на местах, заверяются электронной подписью и автоматически передаются в федеральный регистр муниципальных нормативных актов. При этом средствами системы контролируется соблюдение всех предписанных законодательством сроков передачи и опубликования этих документов.


Елена Тарасова

Елена Тарасова: Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота


В дальнейшем нами был настроен механизм электронного обмена документами (в том числе и юридически значимыми) между муниципалитетами и региональными органами власти.


С годами проект развивался, наращивая функционал. В настоящее время в районах и ряде поселений функционируют полноценные системы документооборота, полностью удовлетворяющие современным требованиям обработки документов.


CNews: Успех подобных проектов во многом зависит от того, насколько правильно была организована работа. Поделитесь свои опытом.


Алексей Сорокин: Могу с уверенностью сказать, что очень важно найти единомышленников в проектной команде заказчика. В данном случае идеологами выступали специалисты ИТ-службы и управления делопроизводства. Была грамотно выстроена поддержка процесса внедрения СЭД: подготовлены все необходимые организационно-распорядительные документы, разработаны новые регламенты их обработки, учитывающие правила работы в системе «Дело».


Елена Тарасова: В процессе реализации проекта мы приобрели внушительный опыт. Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота.


CNews: Как вы видите дальнейшее развитие проекта?


Алексей Сорокин: Я думаю, что проект создания единого информационного пространства в Тульской области на базе системы «Дело» получит свое дальнейшее развитие. И пути такого развития мы сегодня обсуждаем — например, возможность централизованного внедрения СЭД в подведомственных учреждениях.


CNews: Как будет развиваться направление электронного документооборота в вашей компании?


Алексей Сорокин: Надо сказать, что в процессе реализации этих проектов мы получили огромный опыт построения систем электронного документооборота в государственных органах, который потом с успехом применяли в Рязанской, Московской, Тамбовской областях и на Сахалине. При этом в последнем случае используется совершенно другая технологическая платформа, но методология осталась прежней.


Мы хотим продолжать использование накопленного опыта для интеграции систем электронного документооборота в информационное пространство органов власти других регионов.


В настоящее время растет востребованность СЭД в самых разных отраслях деятельности. Мы начали активную работу с оборонными предприятиями и планируем развивать это направление. Кроме того, у нас есть опыт интеграции СЭД с учетными системами — такой вариант востребован в коммерческих организациях.


Мы обладаем статусом «Золотой партнер» компании «Электронные офисные системы», отслеживаем все изменения, которые она вносит в систему «Дело», и сами инициируем внесение таких изменений. Сегодня решения ЭОС активно используются в сфере оказания электронных госуслуг, это направление у нас также продолжит развиваться.


Мы в полном объеме владеем методологией в области автоматизации документооборота, прекрасно понимаем потребности заказчика и знаем, как помочь ему достигнуть целей оптимальным путем.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ