Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

25июля

Юридически значимый электронный документооборот сегодня и завтра – ответы эксперта ЭОС на вопросы журнала PC Week


Автор: Ольга Звонарева 

Полный вариант ответов Антошечкиной Елены Юрьевны, начальника отдела анализа и методологии компании ООО «Электронные офисные системы»

Вопросы:

1. Можно ли утверждать, что, внедряя СЭД, компании-заказчики изначально ориентируются на организацию внутри системы юридически значимых документов (для внутреннего документооборота, обмена документами с дочерними/сторонними организациями, участия в электронных торгах и осуществления госзакупок)?

Внедрение и использование СЭД само по себе не является организацией ЮЗЭД в компании, но становится одним из необходимых шагов на этом пути. Большинство компаний начинает организацию ЮЗЭД с внедрения СЭД. И такой подход оправдан, т.к. процесс создания ЮЗЭД довольно продолжительный и сложный и целесообразно проводить его поэтапно.

Выбирая и внедряя СЭД для организации ЮЭДО, следует учитывать, для каких целей планируется ее использование – для внутренних нужд компании или для обеспечения межкорпоративного информационного взаимодействия (в этом случае необходимо принимать во внимание требования участников взаимодействия).

2. Каким образом выстраивается взаимодействие с удостоверяющим центром (УЦ)? Есть тот, с которым вы сотрудничаете и рекомендуете клиентам, либо в процессе внедрения компании, как правило, выходят на УД самостоятельно?

Понятие Удостоверяющий центр и его функции определены с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». Удостоверяющий центр (УЦ) выполняет функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, устанавливает сроки их действия, аннулирует сертификаты.

Для компании, внедряющей технологи использования электронной подписи, наиболее удобным способом взаимодействия с УЦ представляется заключение договора на присоединение, по которому УЦ оказывает компании услуги по изданию и обслуживанию криптографических ключей и сертификатов открытых ключей электронной подписи.

Как правило, выбор УЦ и заключение с ним договора на оказание услуг являются ответственностью компании. Рекомендуем проводить эти работы (особенно выбор УЦ) заблаговременно, в процессе планирования внедрения.

3. В каких случаях компаниям допустимо создавать собственный (внутренний) УЦ? Или изначально целесообразно пользоваться услугами стороннего УЦ?

Организация должна либо воспользоваться услугами внешнего по отношению к ней УЦ (т.е. сторонней организации, выполняющей функции УЦ), либо развернуть собственный УЦ. На выбор влияет множество факторов, в частности, требования к видам используемых подписей, к областями их использования. Требования к УЦ могут быть определены законодательно, прописаны в нормативных актах, распорядительных документах или соглашениях. Следует учитывать и наличие у компании ресурсов (финансовых, технологических, временных, человеческих) для развертывания и последующей эксплуатации собственного УЦ.

Упрощенно же можно проиллюстрировать подход выбору УЦ таким примером: если для целей электронного документооборота в одной компании или в рамках межкорпоративного взаимодействия подходит неквалифицированная электронная подпись, УЦ может быть развернут в составе одной из компаний – участников информационного взаимодействия. Если же для организации взаимодействия требуется электронная подпись, сертификат которой может быть выдан только аккредитованным УЦ, компании целесообразнее воспользоваться услугами внешнего аккредитованного УЦ, нежели разворачивать УЦ у себя и проходить процедуру аккредитации.

Но однозначно ответить на вопрос – какой вариант предпочтительнее – невозможно, решение о выборе УЦ принимается с учетом специфики каждого конкретного случая.

4. Оказываете ли вы помощь компаниям-заказчикам в написании необходимой регламентной документации для надлежащей организации ЮЗЭД?

Разумеется, мы предоставляем нашим заказчикам услуги по организации ЮЗЭД с использованием наших решений. Одним из наших продуктов является опция системы ДЕЛО «Юридически значимый документооборот». Данное решение, помимо технической составляющей, включает в себя набор шаблонов документов, которые нужны для организации юридически значимого корпоративного или межкорпоративного электронного документооборота. Точный состав и содержание документов зависят от специфики использования электронной подписи в компании. Заказчик может самостоятельно доработать эти материалы для собственных нужд или заказать нам работы по разработке пакета необходимой ему документации.

5. Что, по вашему мнению, вызывает наибольшие трудности у компаний-заказчиков в использовании электронной подписи (ЭП) и построении ЮЗЭД в целом: составление необходимой регламентной документации, взаимодействие с УЦ, обеспечение безопасности использования ЭП, адаптация сотрудников к работе с использованием ЭП?

Сами по себе работы по подготовке необходимых документов, организации взаимодействия с УЦ, обучению сотрудников, несомненно, важны, но они четко регламентированы и не должны приводить к возникновению существенных трудностей для опытного исполнителя. Основной же проблемой, на мой взгляд, является непонимание заказчиком того, что внедрение и последующее использование технологии электронной подписи для организации ЮЗЭД – это комплекс мер. Необходимо обеспечить наличие соответствующей инфраструктуры, в том числе, налаженного взаимодействия с УЦ, программных и аппаратных средств, пакета документов (регламентов, инструкций, соглашений, распорядительной документации и т.д.), подготовленного персонала. Недостаточная готовность хотя бы одной составляющей может поставить под угрозу успех всего проекта построения ЮЗЭД в компании.

Кроме того, не следует забывать, что реализация ЮЗЭД – совместная работа как исполнителя, так и заказчика. Заказчик должен принимать непосредственное участие в этом процессе и отвечать за результат. В конечном счете, эксплуатацию решения осуществляет заказчик и ему необходимо быть к этому готовым.

6. Какие требования на сегодняшний день должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП? Существуют ли соответствующие программные решения?

Вопрос обеспечения долгосрочного хранения электронных документов, подписанных электронной подписью – один из самых актуальных в последнее время в области управления документами и информацией.

К сожалению, с методической стороны этот вопрос пока не решен – фактически отсутствуют документы, определяющие порядок долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Что же касается программных решений, то на текущий момент они могут быть реализованы путем поддержки Стандарта применения усовершенствованной электронной подписи «КриптоПро ЭЦП», обеспечивающего возможность длительного (до 30 лет) хранения документов в электронном виде с электронной подписью.

Решение компании ЭОС по организации юридически значимого электронного документооборота обеспечивает поддержку этого Стандарта.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ