Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

05декабря

Управление документами в России: Небрежность может дорого обойтись»

Денис Шишулин (info@mskit.ru)
http://www.mskit.ru/analytics/a133321/

Последствия неграмотной работы с документами для организаций и должностных лиц могут быть самыми плачевными. Такие выводы делают отечественные эксперты в данной области, исходя из наблюдающейся в последние годы тенденции ужесточения законодательно-нормативных требований к управлению документами. В частности, ведущий эксперт компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Наталья Храмцовская указывает на то, что год от года увеличивается как количество штрафных санкций за нарушения правил создания, хранения, раскрытия и представления документов, так и их величина.

Не стоит обольщаться

В государственных органах и в коммерческих структурах ситуация в отношении исполнения требований законодательства, относящихся к работе с документами, различается – в том числе, и в плане используемых подходов. Государственные органы обычно стремятся в максимальной степени выполнять все относящиеся к ним законодательно-нормативные требования, тем более, что Кодексом об административных нарушениях предусмотрен ряд наказаний для должностных лиц, и это способствует стремлению привести делопроизводство в порядок.

С коммерческими организациями ситуация несколько иная. Такие организации всю свою деятельность, в том числе и работу с документами, строят с учетом реальных рисков. Иными словами, если суровые требования закона не подкреплены не менее суровыми штрафными или иными санкциями, то коммерческая организация, скорее всего, не станет особенно заботиться об их исполнении.

В России на сегодняшний день штрафные санкции за несохранение архивных документов невелики. Но обольщаться коммерческим организациям не стоит.

«Правила игры на сегодняшний день устанавливаются в основном регуляторами-»тяжеловесами», в числе которых Налоговая служба, Федеральная таможенная служба, Федеральная антимонопольная служба, Банк России и ряд других серьезных организаций. Несоблюдение этих правил, в том числе неверное оформление документов или неграмотная работа с ними, приводит к печальным последствиям», – рассказывает Наталья Храмцовская. «Например, считается, что за соблюдение правил хранения документов в нашей стране отвечает Росархив, но это верно далеко не для всех организаций. Согласно Закону об акционерных обществах, а также Закону о страховой деятельности (для страховых компаний), правила оформления документов и сроки их хранения для этих организаций устанавливает Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР). Если в организации не сохранены документы архивного фонда, то Росархив сможет (с большим трудом, кстати говоря) оштрафовать ее на 500 рублей за такое нарушение. Если, однако, с проверкой придет ФСФР, то, установив факт отсутствия хотя бы одного подлежащего хранению документа (даже обычного, не архивного), она может оштрафовать организацию на 200 тысяч рублей. При этом наказанная организация еще и должна быть благодарна за то, что легко отделалась, ведь 200 тысяч – это минимум, а максимальный штраф может составить полмиллиона рублей».

Ошибки обернутся проблемами

Год за годом идет постепенное ужесточение ответственности для коммерческих структур. Вот и в текущем году введены новые штрафы, а также увеличены размеры существующих штрафных санкций. Все более болезненным наказанием становится субсидиарная ответственность, к которой могут быть в ряде случаев привлечены руководители. «Рекордом этого года в России можно считать сумму в 360 млн рублей. Именно такой размер субсидиарной ответственности был назначен судом первой инстанции в отношении руководителя обанкротившейся организации, не передавшего, как положено, ее документы конкурсному управляющему», – приводит пример Наталья Храмцовская.

Кроме того, не стоит забывать, что ошибки в делопроизводстве наносят ущерб деловой деятельности и влекут за собой нарушения корпоративного, налогового и иного законодательства. В таком случае последствия могут быть более серьезными, нежели небольшой штраф.

Эксперт компании ЭОС в качестве примера привела одну из наиболее часто совершаемых отечественными организациями ошибок, которая заключается в неправильном установлении сроков хранения документов и их преждевременном уничтожении в тот момент, когда они еще могут понадобиться для защиты интересов организации. В результате могут возникнуть, например, проблемы при споре о правах собственности на имущество.

«Да, если следовать требованиям закона о бухгалтерском учете, то первичные документы, связанные с приобретением или обслуживанием имущества, нужно хранить пять лет, а затем их можно уничтожить. Но обратите внимание, что установленный законом в отношении ряда документов срок хранения не означает, что организация по его истечении обязана эти документы уничтожить. Если первичные документы на приобретение имущества (в особенности недвижимого) будут уничтожены в соответствии с требованием законодательства, то у организации могут возникнуть проблемы, когда придется доказывать, что эта собственность в свое время была приобретена законно. Я рекомендую внимательно проанализировать ситуацию перед тем, как проводить уничтожение, и посмотреть, какие документы могут быть востребованы в будущем для подтверждения тех или иных прав и для защиты интересов организации в судебных спорах», – поясняет Наталья Храмцовская.

С аналогичной проблемой организация может столкнуться при списании дебиторской задолженности, которая могла возникнуть довольно давно, а списывать ее можно в течение 10 лет.

«Когда налоговые органы приходят с проверкой и видят, что в организации списывается дебиторская задолженность, они просят представить документы, подтверждающие ее существование. Без первичных учетных документов доказать факт наличия дебиторской задолженности невозможно, и судебная практика показывает, что в таком случае суд обычно признает правоту налоговой службы, отказавшей налогоплательщику в зачете соответствующих сумм. В итоге получается, что если организация хочет списывать убытки, то подтверждающую возникновение этих убытков первичную документацию придется хранить до 15 лет вместо обычных пяти», – комментирует Наталья Храмцовская.

Электронные государственные закупки

Еще одним значительным пластом деятельности, в котором правильное управление документами играет для коммерческих компаний ключевую роль, являются государственные закупки в электронном виде. Здесь проблемы могут возникать как у заказчиков, так и у участников и даже у операторов электронных площадок.

Есть ряд проблем, с которыми часто сталкиваются компании-участники конкурсов и аукционов. Одна из них – непринятие электронной котировочной заявки. Здесь спорные ситуации нередко возникают по вине самих участников аукциона – например, из-за неправильного оформления электронной заявки или из-за подписания заявки неуполномоченным лицом. Также бывают случаи, когда заявка не принимается по вине заказчика. Часто это случается тогда, когда заказчик не установил определенные параметры оформления заявки, например, требование о ее подписании электронной подписью на основе сертификата, выданного определенным удостоверяющим центром. Были случаи, когда заказчик не смог проверить ЭЦП в заявке участника из-за того, что присланный документ был создан в другой версии Windows Office, – и при этом заказчик не указал в своих требованиях, с использованием какой именно версии программного обеспечения следовало создать документ.

Второй «больной» вопрос – это включение компаний в списки недобросовестных поставщиков из-за неподписания в установленные сроки контракта в электронном виде. «За последние полтора года ситуация в этом направлении немного выровнялась. Когда правило о том, что контракт должен быть подписан в течение пяти дней и только в электронном виде, а иначе компания попадает в списки недобросовестных поставщиков, только вступило в силу, все судебные решения принимались однозначно: «не подписал – виновен, включен в списки». Сейчас ситуация изменилась. Если организация сможет доказать, что неподписание контракта произошло по конкретной уважительной причине, то суды могут встать на ее сторону», – говорит Наталья Храмцовская.

О персональных данных

Соблюдение норм закона о персональных данных также неразрывно связано с процессами управления документами в организациях. Пока что санкции за нарушение данного закона невелики: по статистике Роскомнадзора, в прошлом году средний штраф составил от 1,5 до 2 тысяч рублей.

Однако регуляторы, – и, в частности, Роскомнадзор, – стремятся повысить величину штрафов, или, еще лучше, ввести «оборотные» штрафы за нарушение Закона «О персональных данных» (т.е. в процентах от оборота компании). И нет сомнения, что рано или поздно соответствующие изменения в законодательстве произойдут. Один из законопроектов такого рода уже находится на рассмотрении в Государственной Думе. «Штрафные санкции за нарушение закона о персональных данных, скорее всего, будут увеличены, и тогда правила игры изменятся», – говорит Наталья Храмцовская.

Специалист компании ЭОС отмечает также, что граждане все чаще пытаются использовать положения законодательства о персональных данных в качестве орудия борьбы с организациями. Уже есть примеры судебных решений не в пользу организаций, и, по мнению Натальи Храмцовской, количество подобных судебных исков от граждан будет расти.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

07июня

«Автоматизация бизнеса» инструменты 2018 года

Узнать больше

06июня

ЭОС на ИНФОДОКУМ-2018

Узнать больше

20апреля

Интеграция EOS for SharePoint и конструктора документов в финансовой компании

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ