Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

25апреля

От бумажных документов к электронным хранилищам. Опыт организации архивов финансовой документации


http://bankir.ru/publikacii/s/ot-bumazhnykh-dokumentov-k-elektronnym-khranilishcham-opyt
-organizatsii-arkhivov-finansovoi-dokumentatsii-10001576/#ixzz1t80mZbzz

Оцифровка бумажных архивов документации, структурирование и предоставление сотрудникам оперативного доступа к архивным данным – актуальная задача для самых различных компаний и организаций. Специфика финансовой документации и использование новейших технологий извлечения и хранения данных позволяют перейти от бумажных архивов к электронным хранилищам в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.

Сергей Полтев, менеджер по продуктам
компании «Электронные Офисные Системы»

Сама по себе идея оцифровки бумажных оригиналов уже давно никого не удивляет. Другое дело, что традиционно этот процесс считается долгим и трудоемким. И, так или иначе, сканирование – это только первый шаг к эффективному и удобному электронному хранилищу. Для последующей работы с полученными электронными образами необходимо снабдить каждый из документов определенным набором метаданных (создать «карточку документа»), – в дальнейшем это позволит использовать различные поисковые возможности и фильтры, создавать различные наглядные представления и разграничивать права доступа для пользователей. Кроме того, как правило, необходимо создать новое или доработать существующее дерево рубрик и каталогов, упрощающих поиск необходимой информации.

Общие соображения

На сегодняшний день на рынке представлено достаточное количество решений, обеспечивающих, в той или иной степени, перечисленный функционал. Однако, как показывает опыт, далеко не всегда пользователей удовлетворяет скорость извлечения информации из электронного хранилища и предоставляемые возможности по адаптации системы и, в частности, конфигурированию набора метаданных, хранимых по каждому документу, под потребности организации. Еще одна сложность, с которой зачастую сталкиваются компании при принятии решения о переводе архива в электронный вид – это значительные сроки и значительные объемы работы сотрудников-операторов, обеспечивающих ручной ввод информации при оцифровке бумажного архива. Опасения о возможно низкой эффективности внедренной системы и высоких затратах на оцифровку, пожалуй, два ключевых потенциальных барьера, ограничивающих внедрение систем электронного архива, несмотря на очевидные преимущества работы с электронными документами. Традиционно при создании электронного хранилища заказчику приходилось выбирать из трех параметров (сроки ввода в эксплуатацию, быстродействие, гибкость настройки) два наиболее важных. Использование актуальных технологий извлечения и хранения данных позволяет избежать подобного выбора.

Гибкость или скорость? С точки зрения гибкости для работы с различными типами документов наиболее универсальным решением можно считать хранение электронных образов в файловых папках Windows. В этом случае практически никакой настройки не требуется, а поиск необходимой информации может осуществляться с помощью полнотекстового поиска средствами файлового сервера. Безусловно, это будет самый гибкий, но также и самый медленный вариант. С точки зрения скорости наиболее выигрышным вариантом является использование таблиц, хранимых в реляционных базах данных. В этом случае показатели скорости будут наиболее выигрышными, однако все параметры документов должны быть описаны на начальном этапе. Как известно, истина всегда где-то посередине, как правило, разработчики систем электронного архива предусматривают определенный набор наиболее используемых параметров документов, использование которых может в определенных пределах видоизменяться при настройке, находя определенный компромисс между скоростью и гибкостью, возможностями поиска по атрибутам документа и временем на ввод архива в эксплуатацию.

Идеальным с этой точки зрения можно считать решение, осуществляющее динамичное отображение объекта хранения (структуры данных, содержащей сам документ и необходимый набор атрибутов учетной карточки) в таблицах реляционных баз данных. Таким образом, обеспечивается одновременно и универсальность решения для работы с различными видами информации и высокая производительность, обеспечиваемая использованием эффективной СУБД.

Изображение или текст? Еще один вопрос, как правило, возникающий при создании электронного архива. В случае если электронные образы представляют собой графические файлы, невозможен поиск по тексту документа, однако распознавание больших объемов текста, даже с использованием различных решений для потокового ввода информации, как правило, занимает существенное время и требует существенных трудозатрат. Здесь, как правило, промежуточный вариант выглядит так – из документа извлекается некоторый значимый набор атрибутов, по которым, как правило, и осуществляется поиск, а электронный образ документа хранится в графическом виде. С появлением технологии, обеспечивающей извлечение требуемой информации из неструктурированного документа, преимущества такого подхода стали еще более наглядными.

Практический опыт

Для наглядной демонстрации новых возможностей хорошо подходит один из проектов, выполненный с использованием нашего продуктаe «DocLib: Хранение и оцифровка» в инвестиционной компании, специализирующейся на вексельных программах и операциях на долговом рынке. В компании существует огромный архив финансовой документации – различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т.п. в бумажном виде. Длительность поиска необходимого документа, не говоря уже о более сложных действиях, скажем, выборке договоров, по которым была произведена оплата, в определенный период начинала оказывать все большее влияние на эффективность ключевых бизнес-процессов.

Было принято решение о необходимости организации электронного архива и внедрения ИТ-системы, позволяющей оперативно обеспечивать сотрудников наглядным представлением информации. Учитывая значительный объем разнообразной бумажной документации, были сформулированы следующие требования к решению:

  • Минимальные сроки перевода существующих документов в электронный вид
  • Простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему
  • Простота использования системы для конечных пользователей
  • Минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию
  • Возможность самостоятельного обслуживания и доработки решения специалистами заказчика

Особенности решения

Из финансовых документов, содержащихся в архиве, как правило, удавалось достаточно просто выделить определенный набор значимых параметров, таких как дата, сумма, номер и т.п. При этом значительная часть текста в документе представляет собой набор стандартных общепринятых формулировок. Соответственно, и вероятность использования в повседневной работе полнотекстового поиска по документу невелика. Таким образом, было принято решение о хранении электронных образов в графическом формате и нецелесообразности распознавания всего текста, а значит, существенно уменьшено время перевода архива в электронный вид. Оставалось выделить значимые атрибуты, которые будут востребованы для поиска необходимого документа, либо для подготовки сводной аналитической справки.

После определения набора параметров для каждого из типов документов была произведена необходимая настройка решения для извлечения соответствующего набора элементов при сканировании. В результате процедура загрузки документа в архивную систему выглядит следующим образом – сканируемый документ обрабатывается с помощью технологии ABBYY FlexiCapture, полученный набор данных выгружается в формате XML и передается модулю экспорта-импорта данных системы eDocLib. В дальнейшем архивная система на платформе eDocLib, легко адаптируемая под любой набор атрибутов документа, обеспечивает обработку информации, включая отображение в различных форматах, рубрикацию и различные поисковые возможности. Хранение полученной информации в виде таблиц реляционной БД предполагает высокую скорость обработки поисковых запросов и извлечения необходимой информации. В результате, обеспечен быстрый доступ ко всей необходимой информации в различных представлениях, минимизировано время на запуск электронного архива в работу и обеспечена возможность в дальнейшем расширять набор хранимых в системе документов и атрибутов учетных карточек документов, в том числе собственными силами специалистов заказчика.

Результат

Использование комплексного решения «eDocLib: Хранение и оцифровка» позволило значительно ускорить процесс загрузки в электронный архив накопленной бумажной документации и обработки вновь поступающих документов. Применение платформы eDocLib позволило обеспечить сохранность данных, быстрый поиск необходимой информации и ее отображение в наиболее удобном виде для различных групп пользователей. Внедрение системы значительно сократило время, затрачиваемое сотрудниками на поиск необходимой информации по договорам, векселям, актам и другим финансовым документам. Особенностью реализованного решения является возможность его последующей адаптации для работы с новыми типами документов специалистами заказчика без привлечения разработчиков или внешних ИТ-специалистов. Гибкость настройки обеспечивается использованием платформы eDocLib, включающей в себя средство для объектно-реляционного отображения структуры данных для каждого из типов документов в СУБД. Таким образом, всякий раз, когда систему необходимо перенастроить для работы с новым набором атрибутов документа, достаточно внести изменения в существующую конфигурацию с помощью наглядного визуального конструктора.

В результате внедрения заказчик в полном соответствии со своими пожеланиями в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую сотрудникам быстрый и удобный доступ к необходимой информации.

Не бумагой единой

Разумеется, все сказанное в этом материале по поводу отсканированных бумажных документов справедливо и для информации, хранящейся на любых других носителях. Извлечь необходимые данные из гигабайтов общего файлового хранилища и разрозненных информационных систем зачастую гораздо сложнее, чем из традиционного бумажного архива. И понятно, что здесь хорошо применима та же самая методология создания единого корпоративного хранилища и извлечения данных из неструктурированных документов. Для быстрой загрузки информации из файловых архивов в «eDocLib: Хранение и оцифровка» предусмотрена соответствующая утилита импорта, а для интеграции с различными с внешними информационными системами поддерживаются все традиционные интерфейсы взаимодействия.

С более подробной информацией о продукте «eDocLib: Хранение и оцифровка» можно ознакомиться на веб-сайте. К моменту публикации материала к традиционному варианту установить демо-версию или приобрести коробочный вариант продукта добавилась возможность получить доступ к решению «eDocLib: Хранение и оцифровка» по модели SaaS.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ